Avaliação de Documentos
O processo de avaliação da massa documental acumulada pelos órgãos e entidades consiste na efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos e demais critérios oficiais de gestão documental formulados pelo Arquivo Público do Estado.
O êxito da ação dependerá do envolvimento dos membros das Comissões e Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, dos servidores que atuam nas unidades de Arquivo e Protocolo, bem como de representantes das áreas produtoras dos documentos.
É considerado estratégico para o êxito da ação, o apoio e envolvimento da superior administração, com a indicação de um representante do Gabinete para acompanhar os trabalhos.
Resultados Esperados
- Diagnóstico da massa documental acumulada pelo órgão;
- Documentos avaliados e classificados;
- Identificação dos documentos destinados para eliminação de forma criteriosa e segura;
- Identificação dos documentos com prazos a cumprir e de guarda permanente;
- Documentos higienizados e desmetalizados;
- Documentos devidamente acondicionados e identificados;
- Instrumento de busca/localização do acervo(planilha eletrônica);
- Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos.
Benefícios
- Liberação e racionalização de espaço físico;
- Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos;
- Rápido acesso aos documentos e às informações neles registradas;
- Melhoria e eficiência na qualidade dos serviços prestados;
- Preservação de informações e a garantia de direitos.
Para mais informações, contate:
Centro de Arquivo Administrativo - CAA
Telefone: (11) 2868-4527 / (11) 2868-4511