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Documentos Digitais

O Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, tem a competência de formular e implementar a política estadual de arquivos e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informação está registrada.

A preocupação com a gestão e preservação de documentos digitais motivou a instituição, em 2008, de Grupo de Trabalho coordenado pelo Arquivo Público do Estado (Resolução CC n.19/2008) a fim de promover estudos e propor as diretrizes e os procedimentos necessários à integração dos documentos arquivísticos digitais na política estadual de gestão de documentos.

Esse trabalho deu origem à Instrução Normativa APE/SAESP-1 , de 10-3-2009 que estabelece diretriz e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta e orientou o aprimoramento do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, sistema de gerenciamento de documentos convencionais e híbridos , desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP. Entre 2008 e 2010 iniciou-se a implantação para testes em algumas secretarias da Administração Pública Estadual. Entre as secretarias que utilizam o sistema desde esse momento inicial temos a Casa Civil, Secretaria de Governo, Secretaria da Cultura e Secretaria dos Direitos da Pessoa com Deficiência.

A partir de reuniões do Comitê Gestor do SPdoc (extinto pelo Decreto n° 64.355/2019), presidido pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo, em 2016 foram feitos debates sobre a produção e gestão de documentos digitais, além de uma pesquisa. Ao longo do ano de 2017, o Arquivo Público integrou novo Grupo de Trabalho a fim de analisar sistemas de produção e gestão de documentos nato-digitais. Em decorrência dos estudos e análises realizadas pelo grupo, o Governo do Estado de São Paulo optou pelo SIGADoc, um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF-2) para integrar o Programa SP SemPapel, instituído pelo Decreto n. 64.355, de 31 de julho de 2019. O mesmo decreto, no inciso III de seu artigo 25, criou o Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais junto ao DGSAESP.

Em ambos os sistemas (SPdoc e Documentos Digitais), os documentos são classificados no ato da sua produção, em conformidade com os Planos de Classificação de Documentos, devidamente oficializados e aprovados pelo Arquivo Púbico do Estado.

Com o intuito de complementar o Decreto 64.355, de 31 de julho de 2019, o Arquivo Público do Estado editou o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, aprovado pela Resolução SG-57, de 30-9-2019, para auxiliar e orientar os órgãos e as entidades da Administração Pública estadual na implantação, execução e manutenção do Programa SP Sem Papel.

Desse modo, o Arquivo Público do Estado busca assegurar que os documentos produzidos no exercício das funções e atividades dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, independentemente do seu suporte, sejam preservados pelos prazos adequados e tenham a destinação definida nas Tabelas de Temporalidades de Documentos.

Para mais informações, contatar:

Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais

Telefone: (11) 2868-4666 / (11) 2868-4669

E-mail: apespdigital@arquivoestado.sp.gov.br