Recolhimento e Transferência

Recolhimento de Documentos

Segundo as definições arquivísticas, recolhimento é o processo que garante a entrada de documentos em arquivos permanentes, local onde a documentação deverá ser preservada de forma definitiva. Os documentos de guarda permanente estaduais poderão ser recolhidos à Unidade do Arquivo Público do Estado, após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, conforme o Decreto n. 60.145, de 11 de fevereiro de 2014.

São documentos de guarda permanente:

• os produzidos e acumulados anteriormente a 31/12/1940;
• os produzidos e acumulados após 31/12/1940 e destinados à guarda permanente pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos, além daqueles selecionados pelo processo de amostragem, nos termos do Decreto n. 48.987/2004, art. 29, e da Instrução Normativa APE/SAESP n. 03/2015, art. 5º.

Transferência de Documentos

A transferência é passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. São documentos em fase intermediária aqueles que aguardam o cumprimento de prazos de guarda prescricionais ou precaucionais, definidos em Tabelas de Temporalidade de Documentos, antes de sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Os documentos de guarda intermediária estaduais poderão ser transferidos à Unidade do Arquivo Público do Estado para aguardar o cumprimento dos prazos de guarda no Centro de Arquivo Administrativo, depois de encerrados, isto é, após o cumprimento dos prazos de guarda na unidade produtora estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

O recolhimento e a transferência de documentos ao Arquivo Público do Estado são realizados mediante a assinatura do Termo e Relação de Recolhimento de Documentos ou Termo e Relação de Transferência de Documentos, respectivamente, após o cumprimento dos procedimentos definidos na Instrução Normativa APE/SAESP nº 2, de 2 de dezembro de 2010. Esse trabalho é realizado nos órgãos e entidades sob a coordenação das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.

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