A Lei federal 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece que a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Atendendo a esse disposto legal, no Estado de São Paulo, cabe ao Arquivo Público do Estado, a atribuição de formular e implementar a política estadual de arquivos, gestão documental e acesso aos documentos públicos estaduais.

O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Estado.

A gestão documental é um dever dos órgãos da Administração Pública Estadual, servindo como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. Para tanto, a gestão documental lança mão de três instrumentos fundamentais denominados Planos de Classificação (PC), Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e o Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

• Benefícios da Gestão Documental:
• Simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos;
• Eliminação criteriosa dos documentos desprovidos de valor que justifiquem sua guarda;
• Garantia de acesso às informações e documentos públicos;
• Agilidade no processo de tomada de decisões;
• Maior qualidade e produtividade ao serviço público;
• Preservação do patrimônio documental do Governo do Estado de São Paulo;
• Transparência das ações administrativas;
• Eficiência no planejamento, execução, controle e avaliação das ações governamentais.

O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) foi instituído em 1984 pelo Decreto nº 22.789 e reúne as unidades de arquivo e protocolo de todos os órgãos da Administração Estadual, funcionando de forma integrada sob normas técnicas comuns. O órgão central do Sistema é o Arquivo Público do Estado, responsável por coordenar essa rede e definir suas diretrizes. Além dos órgãos estaduais, municípios paulistas, o Ministério Público, a Defensoria Pública e os Poderes Legislativo e Judiciário também podem integrar o SAESP por meio de convênios. O Sistema tem três objetivos centrais: proteger e preservar os documentos públicos, organizar as diferentes fases da gestão documental e garantir o acesso da população ao patrimônio arquivístico do Estado. Quem conduz essa política é a Coordenadoria de Gestão do SAESP, que estabelece normas, acompanha as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) e autoriza a eliminação de documentos sem valor permanente. A Coordenadoria também mantém uma parceria de destaque com o Ministério Público Estadual, hoje referência nacional em gestão arquivística. Outra frente importante é o apoio contínuo aos municípios paulistas, ajudando a criar arquivos públicos municipais e implementar políticas de gestão documental. No fundo, todo esse trabalho tem um propósito simples: organizar bem os documentos do governo para que a transparência pública e o acesso à informação sejam garantidos de fato. É essa gestão técnica que sustenta o exercício da cidadania e o controle social sobre a administração estadual.

Ações de assistência técnica aos órgãos e entidades do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP são indispensáveis na implementação da política estadual de arquivos, gestão documental e acesso à informação. Por esse motivo, o Arquivo Público do Estado conta com unidades técnicas específicas para prestar orientação aos órgãos do SAESP, referente às atividades de arquivos e gestão documental, protocolos e relativas aos Serviços de Informações ao Cidadão-SIC.

Os atendimentos aos órgãos e entidades, bem como o acompanhamento da execução das atividades de arquivos, de protocolos e dos SICs são realizados por meio de reuniões, visitas técnicas, e-mails, contato telefônico, pareceres técnicos, palestras, seminários, entre outros. Também integra esse trabalho de assistência a elaboração de manuais técnicos de normas e procedimentos, visando à disseminação do conhecimento.

Orientação na realização de atividades de arquivos e assistência às Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso-CADA:

Seção de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP/Divisão de Gestão Documental

Telefone: (11) 2868-4526

E-mail: cgdsaesp@sp.gov.br

Recolhimento de Documentos
Segundo as definições arquivísticas, recolhimento é o processo que garante a entrada de documentos em arquivos permanentes, local onde a documentação deverá ser preservada de forma definitiva. Os documentos de guarda permanente estaduais poderão ser recolhidos à Unidade do Arquivo Público do Estado, após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, conforme o Decreto n. 60.145, de 11 de fevereiro de 2014.

São documentos de guarda permanente:

• os produzidos e acumulados anteriormente a 31/12/1940;
• os produzidos e acumulados após 31/12/1940 e destinados à guarda permanente pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos, além daqueles selecionados pelo processo de amostragem, nos termos do Decreto n. 48.987/2004, art. 29, e da Instrução Normativa APE/SAESP n. 03/2015, art. 5º.

Transferência de Documentos
A transferência é passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. São documentos em fase intermediária aqueles que aguardam o cumprimento de prazos de guarda prescricionais ou precaucionais, definidos em Tabelas de Temporalidade de Documentos, antes de sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Os documentos de guarda intermediária estaduais poderão ser transferidos à Unidade do Arquivo Público do Estado para aguardar o cumprimento dos prazos de guarda no Centro de Arquivo Administrativo, depois de encerrados, isto é, após o cumprimento dos prazos de guarda na unidade produtora estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

O recolhimento e a transferência de documentos ao Arquivo Público do Estado são realizados mediante a assinatura do Termo e Relação de Recolhimento de Documentos ou Termo e Relação de Transferência de Documentos, respectivamente, após o cumprimento dos procedimentos definidos na Instrução Normativa APE/SAESP nº 2, de 2 de dezembro de 2010. Esse trabalho é realizado nos órgãos e entidades sob a coordenação das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.

O processo de avaliação da massa documental acumulada pelos órgãos e entidades consiste na efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos e demais critérios oficiais de gestão documental formulados pelo Arquivo Público do Estado.

O êxito da ação dependerá do envolvimento dos membros das Comissões e Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, dos servidores que atuam nas unidades de Arquivo e Protocolo, bem como de representantes das áreas produtoras dos documentos.

É considerado estratégico para o êxito da ação, o apoio e envolvimento da superior administração, com a indicação de um representante do Gabinete para acompanhar os trabalhos.

Resultados Esperados

• Diagnóstico da massa documental acumulada pelo órgão;
• Documentos avaliados e classificados;
• Identificação dos documentos destinados para eliminação de forma criteriosa e segura;
• Identificação dos documentos com prazos a cumprir e de guarda permanente;
• Documentos higienizados e desmetalizados;
• Documentos devidamente acondicionados e identificados;
• Instrumento de busca/localização do acervo(planilha eletrônica);
• Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos.

Benefícios

• Liberação e racionalização de espaço físico;
• Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos;
• Rápido acesso aos documentos e às informações neles registradas;
• Melhoria e eficiência na qualidade dos serviços prestados;
• Preservação de informações e a garantia de direitos.

Para mais informações, contate:

Divisão de Arquivo Intermediário - CAA

Telefone: (11) 2868-4527 / (11) 2868-4511

E-mail: arquivoadministrativo@arquivoestado.sp.gov.br

A eliminação de documentos públicos é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pelas Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, a partir de critérios técnicos oficiais e parâmetros legais. Nesse sentido, o processo de eliminação é revestido de legalidade, legitimidade e cientificidade.

Os objetivos da eliminação consistem em promover a racionalização de espaços, a redução de custos operacionais e, sobretudo, assegurar a preservação de conjuntos documentos que, por suas características formais e de conteúdo, são considerados imprescindíveis para a garantia de direitos e a reconstituição da memória institucional. Nesse processo, a eliminação de documentos desprovidos de valor é uma atividade decorrente e residual.

Para eliminar documentos públicos que já cumpriram seus prazos de guarda e cuja destinação final seja a eliminação, em conformidade com as Tabelas de Temporalidade de Documentos, devem ser observados os procedimentos, definidos pelo Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 e pela Instrução Normativa APE/SAESP nº 2, de 2 de dezembro de 2010.

Para dar publicidade à eliminação, após a conferência da Relação de Eliminação de Documentos, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA fará publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no Diário Oficial do Estado (DOE) e aguardar 30 dias para eliminar os documentos. Cumprido esse prazo, se não houver nenhuma manifestação contrária, os documentos poderão ser fragmentados, momento em que será lavrado o Termo de Eliminação de Documentos, com o envio de uma cópia ao Arquivo Público do Estado para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.

Importante ressaltar que de todas as Relações de Eliminação de Documentos são retiradas amostras representativas para a guarda permanente.

Para mais informações, contate:

Seção de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP

Telefone: (11) 2868-4526 / (11) 2868-4527

E-mail: cgdsaesp@sp.gov.br

As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA são grupos multidisciplinares indispensáveis para assegurar o pleno funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, pois exercem um papel estratégico na implementação da política estadual de gestão de documentos e acesso à informação: de um lado, atuam como elo entre os órgãos e entidades e o SAESP, e de outro, disseminam amplamente em seus respectivos órgãos a orientação normativa emanada do Arquivo Público do Estado, órgão central do SAESP.

São atribuições das CADA
Quanto à gestão documental:

• atuar como agentes multiplicadores das normas e procedimentos da gestão documental visando fomentar a cultura de transparência na Administração Pública Estadual;
• elaborar e orientar a aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos;
• orientar os procedimentos para eliminação, transferência ou recolhimento de documentos;
• manter interlocução permanente com o Arquivo Público do Estado, por meio de seu Departamento de Gestão do SAESP.

Quanto ao acesso:

• orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão ou entidade;
• manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
• atuar como instância consultiva da autoridade máxima do órgão ou entidade sobre os recursos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;
• propor à autoridade máxima do órgão ou entidade a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de dados e informações sigilosas e pessoais, assim como os procedimentos para a proteção destes.

Atualmente, existem 88 Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA instituídas nas Secretarias, nas entidades da Administração Indireta e na Procuradoria Geral do Estado.