Recolhimento de documentos de guarda permanente

O Arquivo Público do Estado é o destino final dos documentos que destinados à guarda permanente.

Após cumprirem sua função nos órgãos de origem, esses documentos são recolhidos para garantir sua guarda definitiva e o acesso às informações de valor histórico, administrativo ou social.

São recolhidos:

• Documentos produzidos ou acumulados até 31 de dezembro de 1940;
• Documentos mais recentes que tenham sido classificados como de guarda permanente na Tabelas de Temporalidade oficiais;
• Documentos selecionados por critérios técnicos, como amostragem.

O Recolhimento ao Arquivo Público assegura a preservação da memória institucional e o direito de acesso à informação pública.

Para isso, os órgãos e entidades do SAESP devem seguir as seguintes etapas, com orientação da equipe do Arquivo Público:

• Identificar os documentos de guarda permanente;
• Verificar se os prazos de guarda foram cumpridos;
• Remover componentes metálicos (desmetalizar);
• Realizar a higienização dos documentos;
• Acondicionar os documentos em caixas-arquivo de polipropileno devidamente identificadas;
• Relacionar os documentos em instrumento de busca;
• Formalizar o Termo de Recolhimento junto ao Arquivo Público;
• Transportar os documentos até as dependências do Arquivo Público, em data previamente agendada.

Para iniciar o processo de recolhiemento, entre em contato com a equipe da Seção de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP/Divisão de Gestão Documental :

Telefone: (11) 2868-4526

E-mail: cgdsaesp@sp.gov.br