História do Acervo
1721
Com a separação das Capitanias de São Paulo e Minas Gerais, e a chegada do governador e capitão general Rodrigo César de Meneses, acompanhado pelo seu secretário de governo, Gervásio Leite Rebelo, iniciou-se o processo de acumulação do nosso acervo. Para sanar o problema da falta de documentos nos quais pudessem ser baseadas as decisões de governo, o secretário arrecadou documentos, principalmente no Rio de Janeiro, e organizou um inventário destes papéis para servir de controle do arquivo. Através do seu inventário, é possível saber que a maior parte da documentação da Secretaria de Governo era composta de regimentos, alvarás, provisões e cartas oriundas de Lisboa, do Rio de Janeiro e de moradores da Capitania. Alguns documentos desta lista constam até hoje do acervo do APESP, na forma de maços ou livros de registro.
1748
Os documentos do arquivo da Secretaria são dispersos após a extinção da Capitania e a incorporação do seu território ao Rio de Janeiro. Através de um termo de conferência firmado em 27 de fevereiro de 1749, ficamos sabendo que, extinta a capitania, os livros de registro e demais documentos foram lacrados em arcas, sendo parte encaminhada para o Rio de Janeiro e parte entregue ao governador da Praça de Santos.
1765
Restabelecida a capitania, o governador Luis Antônio de Souza Botelho Mourão informa, através de carta, que reuniu-se novamente a documentação que foi possível arrecadar e organizou-se um arquivo nos baixos de um antigo colégio jesuíta, tomado pela Coroa para servir como sede do governo.
1823
O arquivo acumulado durante o governo dos capitães generais torna-se, por um decreto imperial, arquivo corrente da Secretaria de Governo da Província.
1881
O presidente da Província, Laurindo Abelardo de Brito, solicita verba para a remoção, acondicionamento e organização dos documentos do período colonial, que continuaram depositados nas estantes do arquivo da Secretaria de Governo. O trabalho de classificação, levado a cabo entre 1882 e 1885, produziu um índice de papéis que relaciona os maços de documentos e os livros de registro que sobreviveram ao tempo e as condições impróprias de armazenamento.
1892
A documentação da Secretaria passou para a custódia da Repartição de Estatística e Arquivo do Estado, criada para cuidar de toda a documentação gerada pelo Estado. Com a criação da Repartição começou a construção de um acervo formado por documentos das mais variadas proveniências, oriundos das novas Secretarias da Fazenda, Agricultura, Interior e Segurança Pública, bem como de documentos anteriores ao século XIX mandados recolher dos cartórios e juízos de São Paulo.
1906
Criação de uma Comissão de Avaliação de Documentos para avaliar problemas de conservação e organização da massa documental transferida para o Arquivo Público do Estado. Em suas atas, a Comissão alertava: “Não basta expurgar o Arquivo dos papéis inúteis que estão lhe pejando as prateleiras, é preciso avançar na sua classificação como base de uma futura catalogação (…). Não basta que estejamos de posse de grande cópia de documentos importantes sob o ponto de vista administrativo e papéis de valor histórico; é preciso, é indispensável, que os conheçamos individualmente, que os tenhamos em condição de consulta pronta, à mão. Para isso é preciso que estejam ordenados cronologicamente por sua natureza, por matéria, por seção de serviço público e outros”.
1939
Publicação do primeiro catálogo de documentos da Seção Histórica do Arquivo Público do Estado, separando os documentos por período histórico: Colônia, Império e República.
1949
O Arquivo Público é despejado do prédio que vinha ocupando por conta das obras de alargamento das ruas centrais da cidade. Seu acervo é transportado para o antigo prédio da Companhia Sorocabana.
1953
O Arquivo é transferido para um prédio alugado, na rua Dona Antonia de Queiroz, e o seu acervo é acondicionado em latas de alumínio fabricadas para preservar os papéis da umidade, da poeira, do fogo e dos insetos. Alguns maços de documentos foram divididos em mais de uma lata e as informações das capilhas, copiadas nas etiquetas, com a denominação Tempo Colonial (TC), Tempo do Império (TI) e Tempo da República (TR).
1970
Elaboração de um catálogo topográfico para melhor controlar e localizar os documentos, respeitando o número de ordem das latas e a transcrição literal de cada etiqueta. O catálogo topográfico tornou-se daí em diante o principal instrumento de acesso aos documentos do arquivo permanente.
1991
Depois de um intenso debate que mobilizou amplos setores da sociedade, deu entrada no Arquivo o acervo do extinto Departamento Estadual de Ordem Política e Social de São Paulo, o temido DEOPS-SP. Pela primeira vez, o Arquivo recebia um acervo sensível para a história recente do país, tornando muito clara a sua missão dali para frente: resgatar a memória de anos de autoritarismo em parceria com associações civis, entidades de classe, estudantes e professores das universidades de São Paulo.
1993
Separação dos arquivos produzidos por pessoas ou entidades de carater privado, frutos de doação ou compra, da documentação proveniente dos órgãos públicos. O acervo privado recebeu uma notação própria e procedeu-se um diagnóstico de cada conjunto documental.
2004
Todos os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da administração pública estadual até o ano de 1940 são considerados de guarda permanente (Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004).
2010
A ampliação e adequação do espaço do Arquivo do Estado, e a contratação por concurso de técnicos para empreender suas atividades, permitiu planejar o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos da administração pública estadual de valor permanente, produzida até 1940, ou posterior, dependendo da sua avaliação. Dessa forma, o acervo do Arquivo do Estado continua recebendo documentos, o que exige um trabalho permanente de classificação e organização dos seus fundos documentais.
2014
A ampliação e adequação do espaço do Arquivo do Estado, e a contratação por concurso de técnicos para empreender suas atividades, permitiu planejar o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos da administração pública estadual de valor permanente, produzida até 1940, ou posterior, dependendo da sua avaliação. Dessa forma, o acervo do Arquivo do Estado continua recebendo documentos, o que exige um trabalho permanente de classificação e organização dos seus fundos documentais.