COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO – CADA

Para garantir a efetiva implementação das normas e procedimentos técnicos de gestão de documentos foram instituídas nos órgãos/entidades do governo do estado de São Paulo, as Comissão de Avalição de Documentos e Acesso (CADA), nos termos dos Decretos estaduais n. 29.838/1989, n. 48.897/2004 e n. 58.052/2012. Trata-se de grupos permanentes e multidisciplinares, vinculados ao Gabinete da autoridade máxima do órgão/entidade, responsáveis por disseminar internamente as normas emanadas do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP).

É responsabilidade das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, instituídas nos órgãos e entidades da administração pública estadual, orientar a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade de documentos, em conformidade com as normas e procedimentos definidos pelo Arquivo Público do Estado.

Caberá à CADA capacitar e orientar as equipes de execução, gerenciar o Projeto para avaliação da MDA, bem como manter interlocução com a equipe do Centro de Arquivo Administrativo (CAA)/Departamento de Gestão e Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP).

Todas as atividades de gestão documental, incluindo a avaliação e eliminação de documentos do órgão/ entidade, deverão ser registradas no Dossiê relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA (código de classificação 006.01.06.007), contemplado no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio.

IDENTIFICAR E SEPARAR OS DOCUMENTOS ANTERIORES AO ANO DE 1940 PARA GUARDA DEFINITIVA

No caso do estado de São Paulo, são considerados de guarda permanente todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos/entidades da administração pública estadual até produzidos e/ou acumulados até 31/12/1940 e, portanto, estes documentos não serão submetidos à avaliação.

O processo de avaliação da MDA nos arquivos dos órgãos/entidades estaduais deverá ser iniciado com a identificação e separação dos documentos produzidos e acumulados até o ano de 1940, para preservação definitiva.

IDENTIFICAR E SEPARAR OS DOCUMENTOS PRODUZIDOS NAS ATIVIDADES-MEIO E FIM

A identificação e separação dos documentos produzidos no exercício das atividades-meio, daqueles produzidos no exercício das atividades-fim constitui-se como importante etapa do processo de avaliação da massa documental acumulada.

Atividade-meio: ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Atividade-fim: ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.

AVALIAR E IDENTIFICAR A DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS (GUARDA PERMANENTE OU ELIMINAÇÃO)

A avaliação de documentos é uma das funções imprescindíveis da gestão documental, o único meio pelo qual se pode determinar os valores (administrativo, probatório, histórico) dos documentos de uma instituição, e assim propor os mais adequados prazos de guarda, encaminhá-los para a eliminação segura ou para a guarda permanente. A partir da classificação dos documentos, em conformidade com planos de classificação, é necessário identificar os seus respectivos prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente), definidos nas tabelas de temporalidade de documentos.

Documentos de guarda permanente - são aqueles indicados para guarda permanente nas tabelas de temporalidade; os produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da administração pública estadual até 31/12/1940, bem como as amostragens selecionadas para guarda permanente, nos termos da Lei federal n. 8.159/1991, do Decreto estadual n. 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP – 3/2015. Os documentos permanentes deverão ser preservados em caráter definitivo na Unidade com atribuições de Arquivo do próprio órgão/entidade, ou recolhidos ao Arquivo Público do Estado, em conformidade com a destinação determinada nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Amostragem - fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado para a guarda permanente, por meio de critérios qualitativos e quantitativos.

Documentos destinados à eliminação - são aqueles que já cumpriram seus prazos na Unidade Produtora e na Unidade com atribuições de Arquivo, não apresentam valor secundário que justifique a sua guarda, podendo ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória do órgão/entidade, em conformidade com as disposições do Decreto estadual n. 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP – 2/2010.

ELIMINAR OS DOCUMENTOS

A eliminação consiste na destruição por meio de fragmentação manual ou mecânica dos documentos que foram considerados sem valor permanente no processo de avaliação.

Para efetuar a eliminação de documentos que já cumpriram os prazos de guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos deverão ser observados os procedimentos estabelecidos.