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Todos os anos, o Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) recebe novos “moradores” dentro do prédio. São acervos e coleções vindos de diversas unidades do Governo do Estado de São Paulo; ou, mais raramente, de particulares. Documentos que passaram pelos procedimentos e operações técnicas da gestão documental nas suas unidades de origem para serem recolhidos e preservados adequadamente no Arquivo. Depois de se juntarem a outros acervos nos depósitos da instituição, ampliarão as possibilidades de pesquisa para acadêmicos, gestores do governo, estudantes e outros interessados.
Em cada ponta desse processo, há muito trabalho a fazer - baseado nas melhores práticas da Arquivística - para garantir que o material chegue em boas condições aos usuários. Essa agora é a tarefa de duas funcionárias veteranas do Arquivo: Andresa Cristina Oliver Barbosa e Jéssica Ferraz Juliano. Com a última reforma administrativa do APESP, realizada em janeiro de 2025, o recém-criado Serviço de Ingresso e Logística tem a função de organizar e otimizar o ingresso de novos acervos.
Esse processo ocorre em dois lugares: fora e dentro do Arquivo. Do lado de fora, há uma cuidadosa preparação e trabalho conjunto com o órgão gerador do acervo, antes mesmo das tratativas do recolhimento. “Temos uma função propositiva, em conjunto com os outros setores de destino desses documentos, que podem ser a Divisão de Arquivo Intermediário, Divisão de Acervo Iconográfico ou a Divisão de Acervo Permanente” diz Andresa. “Quando possível, tentamos sugerir acervos que ‘conversem’ com outras documentações que já estejam aqui”.
No caso de órgãos públicos, é importante que ali existam CADAs (Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso), e que estas já tenham elaborado seu Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade relativas ao acervo. Tabelas de temporalidade são os documentos que definem prazos de guarda e a destinação de cada série documental, indicando a guarda permanente de documentos de valor histórico. Além disso, determinam quais documentos ainda devem ficar na instituição (unidade produtora), pois a consulta é necessária em algumas ocasiões; quais podem ser encaminhados para o arquivo intermediário do Apesp; e quais podem ser eliminados, por serem desprovidos de valor histórico e comprobatório.
Ou seja, o recolhimento é, antes de mais nada, um procedimento de Gestão Documental, que começa fora dos portões do APESP e termina em seus depósitos. Não por acaso, o outro setor que exerce uma função importante nesse processo é o SATOS (Seção de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP), que trabalha juntamente com a Seção de Ingresso e Logística nos recolhimentos.
Atualmente, existem exigências definidas para que um novo acervo entre no Arquivo Público do Estado. Desde a Instrução Normativa APE/SAESP - 2, de 2 de dezembro de 2010, o APESP estabelece as orientações aos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP com relação aos critérios para a avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos. Nessa normativa, ficou estabelecido, por exemplo, que para a efetivação do recolhimento, o acervo deverá ter passado por tratamentos básicos de conservação - higienização, desmetalização (retirada de material metálico) e acondicionamento em caixas arquivo de polipropileno (polionda). Caso o detentor do acervo precise de orientação para realizar essas tarefas de conservação, a equipe do SIL pode ir até o órgão para esclarecer tais procedimentos. “Sem a avaliação documental da instituição de origem, instrumento de busca aprovado pelas áreas técnicas do Apesp e a vistoria do estado de conservação dos documentos, o recolhimento não se efetua”, diz Andresa.
Trata-se de uma lista de documentos que serão recolhidos, elaborada pela própria instituição onde eles se originaram. Ele pode ser, por exemplo, uma tabela Excel mostrando cada caixa do fundo, devidamente numerada e identificada, as datas de produção, o assunto, sua notação, além de outros detalhes contidos em várias colunas do instrumento. Todas essas informações são conferidas com o conteúdo das caixas, por meio de uma vistoria por amostragem, a partir do momento em que o conjunto chega ao APESP.
Cumpridos os requisitos para o ingresso do acervo, inicia-se a etapa de tratativas com o órgão para o seu recebimento. O SIL marca a data e horário do recebimento, sendo o transporte e a equipe para carregamento dos documentos até o local de guarda no APESP providenciados pelo órgão. A reserva técnica já foi preparada para receber o acervo; os técnicos que visitaram a instituição de origem avaliaram quantos metros lineares mede o conjunto documental, e deixaram separado o espaço para ele. “Uma das frentes de trabalho do SIL é a atualização e elaboração de mapas topográficos(documento que mostra um mapa do depósito, com os lugares onde está cada acervo), a fim de aprimorar o manejo adequado do espaço disponível”, diz Andresa, que atesta o recebimento do acervo recolhido ao final da entrega.
Só então se parte para a formalização do ingresso com a assinatura do Termo de Recolhimento, o documento que atesta todo esse processo, registra os números do acervo, e inclui qualquer eventual tratativa entre as duas partes. Nos últimos tempos, a mudança principal, segundo Andresa, foi a criação do setor (SIL) diante à reestruturação do Apesp, visando à centralização das ações de ingresso de acervos e, principalmente, à realização do trabalho integrado com as equipes do Serviço de Assistência aos Órgãos do SAESP (SATOS) e da Coordenadoria de Tratamento de Acervos. Formalizar e consolidar a estrutura dessa operação é um passo importante para garantir a segurança do processo e contribuir para o fortalecimento da missão institucional.
