O Arquivo Público do Estado (APESP) foi reestruturado pelo Governo do Estado de São Paulo. A nova organização substitui dois grandes departamentos por cinco Coordenadorias interdependentes, buscando maior governança, eficiência e modernização. A iniciativa tem foco na Digitalização e Arquivos Digitais, Preservação, Gestão Documental, Difusão e Atendimento ao Cidadão.
As novas Coordenadorias ficaram assim distribuídas:
A mudança foi oficializada pelo Decreto nº 69.052, de 14 de novembro de 2024, que reorganizou a Secretaria de Gestão e Governo Digital (SGGD), órgão ao qual o APESP está subordinado. As responsabilidades e competências das novas coordenadorias foram detalhadas na Resolução SGGD nº 37, de 23 de dezembro 2024.
Mudança estrutural
A nova estrutura foi elaborada pelo próprio nível estratégico do APESP e levou oito meses para ser planejada e implementada. A ideia foi dissolver a autonomia excessiva entre as áreas, promovendo uma atuação mais colaborativa. “Cada coordenadoria tem sua especificidade, mas todas dependem umas das outras para o funcionamento do todo”, explica o diretor Thiago Nicodemo.
Um dos grandes destaques da reestruturação foi a criação da Coordenadoria de Arquivo Digital, que vem para preencher a necessidade de modernização e a demanda por preservação de documentos nato-digitais. O objetivo é estabelecer um repositório digital para o Estado, em parceria com a Prodesp, garantindo a gestão e a preservação de documentos produzidos em plataformas, como o Sei.SP (Sistema Eletrônico de Informações).
A área de Preservação também foi reforçada, com foco em gestão de riscos, controle ambiental e segurança dos acervos. O objetivo é estabelecer diretrizes claras que incluam controle de temperatura e umidade, além da gestão de espaços físicos.
Atendimento ao cidadão e gestão documental
Outra mudança significativa é a unificação do atendimento ao cidadão. Antes distribuído entre diversos setores, o serviço agora será centralizado em uma única porta de entrada. A medida visa aumentar a eficiência na emissão de certidões, consultas e pesquisas, proporcionando um atendimento mais ágil e integrado.
A reestruturação também busca ampliar a governança arquivística para além da Administração Pública do Governo do Estado. Com a expansão do SEI Cidades para os municípios, o APESP pretende fortalecer sua relação com as administrações municipais, promovendo políticas de gestão documental em nível local.
Para garantir a eficiência na Gestão Documental, o APESP está desenvolvendo um sistema digital de gerenciamento de dados que irá integrar informações dos documentos e melhorar a relação da Instituição com os órgãos públicos. O objetivo é monitorar números gerenciais, como a quantidade de documentos produzidos e as necessidades de cada órgão, criando uma base de dados sustentável e atualizada periodicamente.
Ampliação da Difusão e desafios
A nova estrutura também reforça a estratégia de Difusão do Acervo do APESP. O objetivo é aumentar a visibilidade do Arquivo e interagir com o público, expandindo o acesso aos serviços públicos e produzindo produtos que difundam o acervo e a instituição. “A difusão é a ponta de lança do arquivo, o que o público vê e consome”, explicou Nicodemo.
A Coordenadoria de Tratamento de Acervos conservou boa parte da sua estrutura (antigo Departamento de Preservação e Difusão de Acervo, DPDA), especializando-se no tratamento de acervos. Além disso, foi incorporado à CTA a área de guarda do acervo intermediário da Instituição. Conservaram-se, também, dentro desta nova estrutura, as áreas de acervo cartográfico, iconográfico, bibliográfico, hemerográficos (jornais e revistas), e principalmente o acervo textual.
De acordo com Milton Nunes, assessor da Diretoria do Arquivo Público do Estado, o processo de elaboração da proposta de reestruturação foi desafiador, com a necessidade de otimizar equipes e recursos, especialmente em áreas técnicas, como a Digital. Além disso, a equipe enfrentou a complexidade de alinhar as expectativas internas com as diretrizes da Secretaria de Gestão e Governo Digital. “Foi um processo longo e desafiador, mas necessário para garantir a sustentabilidade da Instituição”, afirma.
Perspectivas para o futuro
Com a reestruturação, o APESP reafirma seu compromisso com a modernização e a transparência, garantindo que o passado seja preservado e o futuro seja construído com base em uma gestão eficiente e sustentável. “Essa é uma nova era para o Arquivo, e estamos prontos para os desafios que virão. Estamos apenas no começo, mas acredito que essa reestruturação vai deixar um legado importante”, conclui Thiago Nicodemo.
Confira o Organograma do Arquivo Público do Estado.
