A Companhia de Saneamento Básico
do Estado de São Paulo – SABESP publicou no último mês sua Tabela de
Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim (TTD-Fim) e Plano de
Classificação de Documentos.
A Companhia foi mais uma
instituição estadual que utilizou o Sistema de Elaboração de Tabelas de
Temporalidade das Atividades, desenvolvido pela Prodesp em parceria com o
Arquivo Público e a Fundação Vanzolini. O sistema otimiza o trabalho
desenvolvido pelos membros das CADA, facilitando o entendimento e aplicação da
metodologia desenvolvida pelo APESP para elaboração de TTD-Fim.
O trabalho desenvolvido pela
Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da SABESP, com orientação
do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP (Natos), envolveu profissionais
de diversos setores da Companhia e foi intensificado nos últimos anos.
A aplicação desses instrumentos
de gestão evita o arquivamento de documentos por um tempo maior que o
necessário, proporcionando economia de recursos financeiros e de espaço para armazenamento,
além de facilitar o acesso às informações.
Para o executivo público do
Natos, Igor Marangone, “é sempre uma satisfação ver mais uma instituição
estadual publicar sua Tabela de Temporalidade, especialmente quando os agentes
envolvidos se empenharam durante muito tempo, foram anos de dedicação, é a
materialização do esforço, como se fosse um prêmio. Isso, sem contar os
inúmeros benefícios para gestão e preservação dos documentos e informações
institucionais”.
Planos e Tabelas – Todas as
Secretarias (Administração Direta) já possuem seus Planos de Classificação e
Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades - Fim aprovados e que
devem ser atualizados quando necessário. O Departamento de Gestão do Sistema de
Arquivos do Estado de São Paulo - DGSAESP tem se empenhado na orientação
técnica para a elaboração de instrumentos de gestão documental dos órgãos
da administração indireta do Estado.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade são os principais instrumentos de gestão documental. O plano identifica os documentos específicos produzidos e os organiza conforme áreas de produção e nomenclaturas padronizadas, gerando um manual de uso das tabelas de temporalidade. Essas tabelas apresentam os itens documentais com seus prazos de guarda e destinação final: eliminação ou guarda permanente.
