Na última quinta-feira (23), o
Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) recebeu as servidoras Célia
Taquehara e Izabel Felix da Silva, membros da Comissão de Avaliação de
Documentos e Acesso (CADA) da Secretaria da Segurança Pública do Estado de São
Paulo (SSP).
No encontro, o Centro de Arquivo
Administrativo do APESP (CAA) propôs uma parceria com a CADA para a realização de
avaliação documental do acervo da Pasta. A colaboração permite também a realização
de visitas técnicas em unidades com atribuição de arquivo da SSP.
Por meio do Núcleo de
Processamento Técnico (NPT/ APESP), a SSP será orientada sobre a Massa Documental Acumulada (MDA) e conduzida pelo Centro de Arquivo Administrativo
(CAA/APESP), que dará suporte aos órgãos e entidades da administração pública
estadual.
O projeto MDA permite uma análise
criteriosa de conjuntos documentais em suporte papel que têm baixo índice de
consulta, garantindo ao órgão a eliminação segura de documentos que já
cumpriram seus prazos de guarda e que poderiam ser eliminados ou recolhidos à
guarda permanente.
De acordo com o diretor Edson
Cavalcante, do CAA/APESP, a equipe irá realizar uma visita à Secretaria de
Segurança Pública para orientação e implementação da metodologia MDA e sanar
dúvidas.
Desde 2019, o APESP realiza parcerias com diversos órgãos da administração pública paulista com objetivo de agilizar o processo de avaliação de documentos acumulados pelos órgãos e entidades que compõem o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Durante esse período, também foi produzida a publicação "Guia para Avaliação Dinâmica da Massa Documental Acumulada - MDA" para auxiliar no trabalho. Já foram realizadas parcerias com a Secretaria de Estado da Educação, Secretaria da Administração Penitenciária, Secretaria de Estado da Saúde, Secretaria da Fazenda e Planejamento, entre outros órgãos.
As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso são grupos multidisciplinares indispensáveis para assegurar o pleno funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP.
Reunião no Centro de Arquivo Administrativo do APESP com as servidoras e membros da CADA da Secretaria da Segurança Pública do Estado de São Paulo (SSP).
A ausência de controle e gerenciamento adequado de documentos
produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades estaduais, em
desconformidade com as normas técnicas e procedimentos oficiais, resultou
no acúmulo desordenado de documentos
