O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) fragmentou 10 mil caixas de documentos do Fundo Educação e Saúde Pública destinados à eliminação, após avaliação realizada pelo Núcleo de Processamento Técnico do Centro de Arquivo Administrativo do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP). A eliminação está em conformidade com os planos de classificação de documentos e tabelas de temporalidade das atividades meio e fim, e com o Guia para Avaliação Dinâmicada Massa Documental Acumulada (MDA). O trabalho realizou-se entre os dias 26 de dezembro e 3 de janeiro.
Esses documentos foram devidamente avaliados e destinados à
eliminação somente após a comprovação de já terem cumprido suas funções,
conforme verificado nos planos de classificação e tabelas de temporalidade meio
e fim, e com as orientações do guia para Avaliação da MDA. Este procedimento
foi realizado pelo Núcleo de Processamento Técnico (NPT), que acompanhou todas
as etapas até a fragmentação.
Importância da avaliação da
MDA - Ao eliminar
documentos de forma segura, as unidades de arquivos em órgão público conseguem
focar seu trabalho nos documentos que ainda são válidos ou que precisam ser
guardados permanentemente, dinamizando a gestão e gerando economia de espaço de
guarda. É algo similar ao que ocorre quando o cidadão organiza suas gavetas no
final do ano, eliminando papéis que não têm mais utilidade e guardando para
sempre suas certidões e outros documentos importantes.
A avaliação da massa documental acumulada deve ser feita em
volumes de documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das
funções e atividades de órgãos e entidades. Seguindo os Planos, Tabelas e as
orientações do Guia da MDA, a avaliação permite eliminar documentos pouco
consultados que já cumpriram os prazos precaucionais e prescricionais, e que
não devem ser recolhidos para guarda permanente.
O trabalho é contínuo, com o objetivo de promover a avaliação
dos documentos, de acordo com as determinações dos Decretos n. 48.897/2004, n.
48.898/2004, n. 58.052/2012; n. 60.145/2014 e n. 63.382/2018.
Conheça melhor o Projeto de Avaliação da Massa Documental Acumulada: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/projetos_acoes/avaliacao_mda/projeto
Parte das dez mil caixas de documentos destinados à eliminação
