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Perguntas Frequentes

O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) é um dos órgãos mais antigos da administração pública paulista, responsável pela formulação de políticas públicas de gestão documental para o Governo estadual.

Além disso, a instituição possui um rico acervo sobre a história de São Paulo e do Brasil, formado por mais de 15 km de documentação de guarda permanente como manuscritos, ofícios, livros, jornais, revistas, fotografias, mapas, plantas, entre outros, de origem pública e privada.

Sua função é recolher, tratar e disponibilizar ao público toda documentação de caráter histórico produzido pelo Poder Executivo Paulista.

A "Repartição de Estatística e Arquivo do Estado" foi criada pelo Decreto nº 30 no dia 10 de março de 1892, em meio a uma grande reestruturação administrativa do Governo Estadual. A repartição foi desmembrada em 1938, constituindo-se o Departamento do Arquivo do Estado e o Departamento Central de Estatística do Estado de São Paulo (futura Fundação SEADE).

Contudo, a atividade de arquivo na administração pública é bem mais antiga, surgindo em 1721, pouco tempo depois do desmembramento dos territórios de São Paulo e Minas Gerais. É quando surgem as primeiras notícias da formação de um acervo arquivístico para amparar as decisões de governo. Nessa época, a sede do arquivo era o pavimento térreo da Igreja e Convento do Colégio, onde também ficava o Palácio do Governo e diversas repartições públicas. O Arquivo Público ficou lá até 1906 e, depois disso, passou por outros quatro locais até conseguir sua sede própria, em 1997, no bairro de Santana, zona norte da capital paulista.

Decreto n. 54.276, de 27 de abril de 2009
Decreto n. 61.035, de 1 de janeiro de 2015
Decreto n. 64.355, de 31 de Julho de 2019

Atualmente, o Arquivo Público do Estado de São Paulo é um órgão vinculado à Secretaria de Projetos, Orçamento e Gestão.

Para trabalhar no Arquivo Público do Estado de São Paulo é necessária aprovação em concurso público (sem previsão no momento). Para saber sobre todos os concursos do Estado de São Paulo, é necessário acompanhar o Diário Oficial, onde todos os atos do governo são divulgados: https://www.imprensaoficial.com.br. Você também pode acompanhar sites, jornais e outras mídias que tratam especificamente de concursos públicos.

O ingresso na condição de estagiário se dá a partir de processo seletivo realizado pelo CIEE. Para maiores informações, consulte o site da instituição, o qual pode ser acessado a partir do link http://www.ciee.org.br/portal/estudantes/

Sim, temos arquivistas no quadro de funcionários. As demais áreas de formação são: historiadores, jornalistas, advogados, sociólogos, professores, administradores, biólogos e outros.

Os cursos e oficinas oferecidos pela instituição costumam abordar temas técnicos da área de arquivo, como preservação, conservação, gestão documental e acesso à informação. Toda a programação e requisitos para inscrição são amplamente divulgados através do nosso site e redes sociais. Você pode se cadastrar também em nossa Newsletter e ficar por dentro de todas as nossas notícias e atividades.

Acompanhe:
Site - www.arquivoestado.sp.gov.br
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Youtube - www.youtube.com/user/arquivopublicosp

Para a realização de uma pesquisa é necessário comparecer à nossa sede, ou consultar o acervo digitalizado em nosso site.

Na página Guia do Acervo (http://icaatom.arquivoestado.sp.gov.br/ica-atom) você também pode ter uma visão do conjunto do acervo e facilitar sua busca.

O atendimento ao público funciona de segunda a sexta-feira, das 9 h às 17 h (exceto feriados). Para a consulta de documentos cartográficos e iconográficos é necessário agendamento prévio através dos telefones 2868-4571 (Iconográfico) e 2868-4481 (Cartográfico).

Parte do acervo está digitalizado e encontra-se disponível para consulta através do link: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/acervo/consulte. Nesta página você pode consultar documentos textuais, jornais, revistas, fotografias, mapas, entre outros que já estão digitalizados.

Para ter acesso a esta documentação, é necessário se cadastrar no site com um e-mail e senha. A documentação que não está digitalizada precisa ser consultada presencialmente, na sede do Arquivo Público.

Portugueses, italianos, japoneses, libaneses e diversas outras nacionalidades estão representadas nos documentos que registram a entrada de imigrantes em São Paulo.

Estes documentos, sob guarda do Arquivo Público, são referentes ao desembarque de imigrantes, que são: Listas de bordo dos vapores que chegaram ao Porto de Santos (de 1888 a 1978); livros de registros da Hospedaria dos Imigrantes (1887 e 1978) e fichas de registro da antiga e extinta Delegacia Especializada de Estrangeiros (1939 e 1985).

Com base nesse conjunto documental é possível que o interessado solicite três tipos de Certidões de Imigração: Certidões de Desembarque - com base nos imigrantes que desembarcaram no Porto de Santos ou que deram entrada na Hospedaria dos Imigrantes - e as Certidões de Registro, de pessoas que foram registradas nos órgãos de fiscalização de estrangeiros.

As certidões fornecidas pelo Arquivo Público têm finalidade jurídica e os pedidos podem ser feitos pela Internet através do site do Arquivo Público.

A certidão fornecida pelo Arquivo Público é uma transcrição literal das informações contidas nestes documentos que comprovam a entrada de estrangeiros no Brasil: Listas de bordo dos vapores que chegaram ao Porto de Santos (de 1888 a 1978); livros de registros da Hospedaria dos Imigrantes (1887 e 1978) e fichas de registro da antiga e extinta Delegacia Especializada de Estrangeiros (1939 e 1985).

O serviço é realizado por funcionários especializados que fazem leitura e transcrição paleográfica destes documentos. Localizado o imigrante que procura, podemos emitir a certidão. A solicitação pode ser feita pelo site: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/acervo/solicitacao_certidoes/delegacia.

As certidões costumam ser pedidas para iniciar processos de obtenção de dupla cidadania, correções de registro civil, além de processos de naturalização, aposentadoria, comprovação de identidade para venda de imóveis e processos de inventário.

Qualquer cidadão pode realizar a busca e solicitar a certidão. A pesquisa é gratuita e a taxa só é cobrada caso o solicitante tiver interesse na emissão da certidão.

Através dos documentos que comprovam a entrada de estrangeiros no Brasil:

Listas de Bordo
As Listas de Bordo estão, quase que na totalidade, digitalizadas e disponíveis em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/acervo/solicitacao_certidoes/lista_passageiros_pesquisa

Localizando a lista, podemos emitir uma certidão que é uma transcrição literal das informações contidas nos documentos. A solicitação pode ser feita também pela internet:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/acervo/solicitacao_certidoes/lista_passageiros

Hospedaria dos Imigrantes
As informações da Hospedaria estão indexadas e disponíveis no nosso portal da internet em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/acervo/solicitacao_certidoes/hospedaria

Fichas de Registro
As fichas de registro estão digitalizadas e disponíveis no site do Family Search: www.familysearch.org.

Caso os documentos que estão sob a nossa guarda não forem suficientes, aconselhamos pesquisar nos documentos dos municípios onde os imigrantes viveram, como por exemplo, nos cartórios, tabeliães, registros paroquiais, etc.. Você também pode contatar o Arquivo Nacional, localizado no Rio de Janeiro, para prosseguir com a sua busca.

O arquivo do DEOPS faz parte do acervo textual público e é formado por aproximadamente 3 milhões de documentos, 1.538.000 fichas, 149.917 prontuários e 9.141 “dossiês” de pessoas, partidos políticos, empresas e movimentos sociais de interesse dos órgãos de repressão. O acervo do DEOPS é consultado através das fichas remissivas dos 36 fichários metálicos que vieram das suas delegacias especializadas.

As fichas estão divididas em três arquivos: o Arquivo Geral, o Arquivo da Delegacia de Ordem Social e o Arquivo da Delegacia de Ordem Política.

Em grande parte da documentação deste acervo há uma conexão entre “fichas” e “documentos”. Desta forma, seja um prontuário ou uma pasta, existe uma ficha que remete a ele. O primeiro passo da pesquisa é, portanto, fazer a busca nas fichas.

Para pesquisar FICHAS: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/digitalizado/textual/deops_ficha ou

Para pesquisar DOCUMENTOS: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/digitalizado/textual/deops_documento

Acesse o Manual de Pesquisa do DEOPS aqui

Assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade; harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos; e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as necessidades da comunidade.

A orientação aos órgãos integrantes do SAESP é realizada por meio de visitas técnicas, reuniões, oficinas, palestras, mensagens eletrônicas e contato telefônico.

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

Porque é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, a garantia do acesso às informações públicas.

Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

Os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual (Secretarias do Governo, Entidades da Administração Indireta, Defensoria Pública, Ministério Público e Procuradoria Geral do Estado) deverão utilizar o “Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio”, oficializados pelo Decreto nº 48.898/2004.

Um importante instrumento de gestão documental que permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos, entidades e empresas da Administração Estadual no exercício de suas atribuições.

Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. A Tabela de temporalidade é fundamental, pois consolida o estudo dos valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e/ou acumulados por uma instituição.

Do ponto de vista legal, a responsabilidade pela preservação adequada dos arquivos públicos é das pessoas físicas e jurídicas que os produziram ou os receberam no exercício das atividades públicas. Nesse sentido, a competência e o dever de gerenciar os documentos arquivísticos cabem exclusivamente ao Poder Público, por intermédio de seus órgãos e entidades.

Para a terceirização de serviços arquivísticos de gestão documental e guarda de documentos públicos há que se ter em vista a responsabilidade da Administração Pública sobre os documentos e informações por ela produzidos e que constituem parte do patrimônio público do Estado. Os órgãos e entidades da Administração que já implementaram as políticas de gestão documental e aplicam os instrumentos de gestão, como os planos de classificação e as tabelas de temporalidade, criaram rotinas de eliminação e recolhimento de documentos, fazendo dos arquivos unidades dinâmicas de guarda e acesso à informação, podendo prescindir de contratos de guarda terceirizada de documentos.

Contudo, uma vez que a terceirização deste tipo de serviço tem sido adotada por órgãos e entidades da Administração, e com vistas à mitigação dos riscos a acervos documentais públicos, o Arquivo Público do Estado publicou a Portaria UAPESP/SAESP – 1, de 04/12/2018, que dispõe sobre diretrizes para a contratação de serviços arquivísticos visando à execução de atividades técnicas auxiliares e traz, em seu ANEXO I, as especificações técnicas mínimas necessárias para a contratação.

Assim, em conformidade com a citada Portaria, é imprescindível que, após a elaboração de projeto para a contratação destes serviços terceirizados, este seja enviado ao Arquivo Público do Estado, antes mesmo de iniciar qualquer processo de licitação, para que possamos emitir parecer sobre adequação do projeto à política de gestão documental do SAESP.

Tratando-se de documentos públicos, existe um conjunto de regras que devem ser seguidas para que a gestão dos documentos seja feita dentro dos parâmetros legais. Essas normas variam, conforme a instância, o Poder ou a região em que se encontra o órgão público ou a entidade.

O Arquivo Público do Estado formula e implementa a política pública de arquivos, gestão de documentos e acesso à informação para a Administração Pública Paulista. Já no âmbito da Administração Pública Federal, o órgão responsável pela gestão documental é o Arquivo Nacional, cuja política oficial, instrumentos arquivísticos e demais informações e orientações, podem ser consultados por meio da página do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, por meio do endereço URL http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm.

Além disso, é possível a assinatura de convênios e Termos de Cooperação Técnica de municípios paulistas, Defensoria Pública, Ministério Público ou Assembleia Legislativa com o Arquivo Público do Estado.

A legislação autoriza a doação das aparas resultantes da fragmentação dos documentos eliminados pelo órgão ao Fundo Social de Solidariedade do Estado de São Paulo - FUSSESP. Porém, essa prioridade do FUSSESP no recebimento das aparas pode ser revertida em favor do órgão nos casos de justificada conveniência e oportunidade, além da observação do princípio da eficiência da Administração Pública.

Dessa forma, dadas a dificuldade estratégica e a inconveniência financeira, pode o órgão doar as aparas para Cooperativas de Catadores devidamente registradas (Lei Estadual nº 14.470/2011). Por evidente, a fragmentação da documentação só poderá ser efetuada 30 dias após a publicação do devido Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, sendo lavrado, no ato da fragmentação, o Termo de Eliminação, que deve ter uma cópia encaminhada ao Arquivo Público de Estado.

Para se tomar conhecimento sobre especificações da estrutura física de um arquivo, sugerimos a leitura do Manual “Recomendações para a construção de arquivos”, elaborado pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.

A competência para conduzir as atividades de gestão de documentos no interior de cada órgão/entidade é da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, devidamente instituída e oficializada.

Caso a CADA necessite ser reestruturada (nomeação, destituição ou substituição de membro ou coordenador), um novo ato normativo deve ser publicado no Diário Oficial, informando a nova composição da Comissão. Caso o órgão ou entidade não publique seus atos normativos no Diário Oficial, a nova composição da CADA deve ser enviada ao Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP pelo e-mail cgdsaesp@sp.gov.br.

Sugerimos seguir as especificações relativas aos materiais de segurança que se encontram disponíveis na BEC (Bolsa Eletrônica de Compras). Para manuseio da massa documental são utilizados: avental, máscara, luvas, óculos e touca. Já para a conservação preventiva e treinamento técnico: caixas de arquivo, etiquetas para caixas de arquivo e trincha.

A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso deverá consultar a Procuradoria Geral do Estado ou a consultoria jurídica da entidade sobre as ações judiciais encerradas ou em curso onde a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos, conforme artigo 36 do Decreto 48.897/2004.

Quando nenhum membro da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso puder presenciar a eliminação de documentos no local do evento, a mesma deverá designar um representante junto à Unidade que efetivará a eliminação, para que este presencie a fragmentação e assine o Termo de Eliminação de Documentos, em consonância com as determinações do Artigo 28 do Decreto 48.897/2004.

Não. Nenhum documento considerado de guarda permanente(ou “histórico”) poderá ser eliminado após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservado pelo próprio órgão produtor ou recolhido ao Arquivo Público do Estado. Cabe lembrar que o documento de guarda permanente é inalienável e imprescritível.

A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização ou outro processo de reprodução só deverá ocorrer se estiver prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou em Tabela de Temporalidade de Documentos oficializada pelo órgão ou entidade.

A microfilmagem e a digitalização são recursos utilizados para preservação e conservação dos documentos originais ou como forma de facilitar o acesso. O processo de digitalização de documentos deve ser muito bem planejado, evitando desperdício de recursos humanos e financeiros. Antes de tudo, é preciso ter uma boa razão para digitalizar, pois esta estratégia serve apenas para casos bem específicos, relacionados à conservação dos documentos, ao manuseio constante destes, entre outros.

Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.

A Administração Pública estadual conta com dois Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos: o SPdoc e o Ambiente digital de gestão documental - Programa SP Sem Papel.åßO SPdoc - Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações foi concebido para a gestão de documentos físicos a partir de regras e requisitos arquivísticos definidos pelo Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP e foi desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão de documental.

O Ambiente digital de gestão documental, por sua vez, foi adaptado a partir do sistema SIGADOC desenvolvido pelo TRF-2, visando à produção, tramitação e armazenamento de documentos digitais e a gestão dos processos eletrônicos.

Acesso SPdoc Público
Gestão de Documentos Digitais

Sim, quando produzidas ou recebidas no exercício de função ou atividade do órgão ou entidade. Dessa forma, deverão integrar os programas de gestão arquivística de documentos, observando os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.