O grupo responsável pela
elaboração das Políticas de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos
Digitais do Governo do Estado de São Paulo, dentro do Programa Arquivo
Digital.SP, redigiu especificações técnicas para orientar a contratação de
serviços de digitalização de documentos do Estado. O texto é o Anexo II à
Portaria UAPESP/SAESP - 1, de 4-12-2018 e foi publicado no Diário Oficial como
Portaria UAPESP/SAESP - 9, de 18-4-2022, na edição de 19 de abril. Ieda
Bernardes e Humberto Innarelli explicam a importância dessas orientações.
“A digitalização é um serviço auxiliar
da gestão documental que pode ser contratado no caso de o poder público não
dispor de recursos próprios para sua execução. Por isso, é fundamental que
o APESP, enquanto órgão central do SAESP, ofereça orientação normativa para
esse tipo de contratação, definindo com clareza as responsabilidades tanto dos
órgãos públicos quanto das empresas contratadas para a execução desse
trabalho”, informa a diretora do Departamento de Gestão do Sistema de
Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP), Ieda Pimenta Bernardes, membro do
fórum deliberativo do Programa Arquivo Digital.SP.
Dessa forma, no Anexo II estão as
especificações técnicas necessárias para garantir a qualidade do serviço
prestado, como a indexação dos documentos, que permite a recuperação das
informações após a digitalização. “Além
disso, as empresas são orientadas para o adequado controle, manuseio e
arquivamento dos documentos originais submetidos à digitalização. Nesse
sentido, a Portaria contribui para que os recursos tecnológicos sejam
incorporados à política de gestão documental de forma responsável e eficiente”,
completa a diretora do DGSAESP.
Participaram da elaboração das
especificações técnicas para contratação de serviços de digitalização, o
diretor do Núcleo de Desenvolvimento e Evolução de Sistemas Informatizados,
Leonardo Vaccaro, e o consultor Humberto Innarelli, diretor técnico de coordenação
de serviços do Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de Filosofia e Ciências
Humanas da Universidade Estadual do Campinas (UNICAMP). Innarelli e Vaccaro
coordenam o grupo de trabalho que elabora as Políticas de Gestão e Preservação
de Documentos Arquivísticos Digitais do Governo do Estado de São Paulo, com previsão de serem finalizadas no próximo semestre.
“As especificações para a
contratação de serviços de digitalização de documentos públicos são
fundamentais para estabelecer os critérios de digitalização para que a
aplicação do Decreto federal n. 10.278, de 18 de março de 2020, seja feita de
forma responsável e criteriosa, garantindo a qualidade e a presunção de
autenticidade dos documentos digitalizados por empresas terceirizadas”, explica
Innarelli.
Para a redação do documento o
grupo considerou os termos da Portaria UAPESP/SAESP - 5, de 5-8-2021, que
orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a
digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus
representantes digitais, para que produzam os mesmos efeitos legais de
documentos originais. Vale ressaltar que tudo faz parte do Programa “Arquivo Digital.SP”,
instituído pela Portaria UAPESP – 2, de 11-6-2021, na Unidade do Arquivo
Público do Estado, com a finalidade de planejar, desenvolver e implementar as
políticas de gestão, preservação e acesso de documentos, dados e informações
digitais no âmbito da Administração Pública Estadual.
Conheça a Portaria UAPESP/SAESP - 9, de 18-4-2022 (Anexo II à Portaria UAPESP/SAESP - 1, de 4-12-2018): https://bit.ly/3jYyu5u
Na imagem: Aparelho FlexScan digitaliza microfilme e imagens surgem na tela do computador. O APESP estabeleceu critérios para a contratação de serviços de digitalização de documentos de órgãos do Estado de São Paulo.
