Visando garantir o acesso,
a economia de recursos e a transparência em suas ações, órgãos da administração
indireta do Estado seguem elaborando suas Tabelas de temporalidade de documentos
das atividades-fim (TTD-Fim), aprimorando assim suas políticas de gestão
documental. As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) dessas
instituições trabalharam em conjunto com o Arquivo Público do Estado de São
Paulo para o planejamento, elaboração e publicação desses instrumentos de
gestão documental.
Somente no segundo
semestre de 2024 foram concluídos e oficializados os instrumentos de cinco
entidades. São eles a Fundação Oncocentro de São Paulo (FOSP), Fundação de
Previdência Complementar do Estado de São Paulo (PREVCOM) e os Hospitais das
Clínicas das Faculdades de Medicina de Ribeirão Preto, Marília e Botucatu.
Confiram como o trabalho foi realizado em cada entidade.
Hospitais – Em agosto foi publicada no Diário
Oficial do Estado a TTD-Fim do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina
de Ribeirão Preto (USP). Segundo o diretor do Centro de Gestão Documental,
Alexandre Bianchi, “este trabalho, que exigiu grande empenho e dedicação da
equipe do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP (NATOS), em
colaboração com a CADA do órgão, será referência para os demais Hospitais das
Clínicas paulistas, cujas tabelas já estão em curso, como também para as
instituições congêneres nos demais estados do país”.
Seguindo o exemplo de
Ribeirão Preto, em outubro foram publicados os instrumentos de gestão
documental do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu da
Universidade Estadual Paulista (UNESP) e do HC da Faculdade de Medicina de
Marília (HCFAMEMA). As Comissões dos três hospitais
utilizaram o Sistema de Elaboração de Tabela-Fim com a metodologia desenvolvida
pelo Arquivo Público do Estado. O sistema facilitou e deu maior celeridade ao
trabalho das CADA na elaboração de suas tabelas.
Para a servidora Silvana de Jesus da Silva,
coordenadora da CADA do HCFAMEMA, “o processo de elaboração da TTD-Fim no
Hospital das Clinicas de Marília foi um grande desafio, devido ao volume de
documentos que precisavam ser classificados. A publicação da TTD-Fim representa
o aprimoramento da gestão documental em nossa instituição, proporcionando maior
celeridade aos processos de organização, segurança no descarte e na preservação
de documentos, além de facilitar o acesso às informações.”
Oncocentro – A
Fundação Oncocentro de São Paulo (FOSP), autarquia do Governo do Estado,
vinculada à Secretaria da Saúde, publicou em novembro o Plano de classificação,
o Índice e a TTD-Fim da autarquia, após anos de levantamento de documentos e
identificação de legislação realizados pela CADA da entidade.
Estes instrumentos foram
elaborados pela CADA e aprovados pelo Arquivo Público, sendo publicados pela FOSP
em conformidade com o Decreto Estadual 48.897/2004. Todo esse processo contou
com o devido auxílio, apoio e supervisão do NATOS/CGD do Arquivo Público.
De acordo com o Executivo
Público do NATOS, Bruno Cunha, "a publicação do Plano de Classificação e
da Tabela de temporalidade é uma conquista para a FOSP. Esses instrumentos proporcionam
à entidade uma gestão documental mais eficiente e segura. Ao organizar e
preservar seus documentos, a FOSP garante a continuidade das atividades,
facilita a tomada de decisões e demonstra seu compromisso com a transparência.
Essa iniciativa é de fundamental importância para uma instituição que atua na
área da saúde, especialmente em um campo tão complexo como a oncologia”.
PREVCOM – A Fundação de
Previdência Complementar do Estado de São Paulo (PREVCOM) também deu um
passo importante para a modernização da gestão documental na entidade, publicando
em novembro sua TTD-Fim e o Plano de classificação de documentos.
Com o apoio do Sistema de
Elaboração de Tabela de Temporalidade das Atividades, organizado pelo APESP, a
PREVCOM agilizou o processo de elaboração desses documentos, que são essenciais
para a organização e preservação da informação. A CADA da Fundação, com o
suporte do NATOS, trabalhou intensamente nos últimos anos para a conclusão
desse projeto.
A TTD-Fim e o Plano de Classificação permitirão à PREVCOM:
Conforme Bruno Cunha, “a
dedicação dos profissionais envolvidos na construção desse instrumento foi
fundamental para garantir a eficiência da gestão documental da PREVCOM. Essa
conquista representa um passo importante para a modernização da previdência
complementar, pois contribui para a organização, preservação e segurança das
informações institucionais.”
Com a publicação desses cinco instrumentos de
gestão documental, foram aprovados e publicados até o momento 57 planos de
classificação e tabelas de temporalidade das atividades-fim da Administração
Pública Estadual.
Planos e Tabelas – Todas as Secretarias (Administração
Direta) já possuem seus Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de
Documentos das Atividades-Fim aprovados e que devem ser atualizados quando
necessário. O Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São
Paulo (DGSAESP) tem se empenhado na orientação técnica para a
elaboração de instrumentos de gestão documental dos órgãos da
administração indireta do Estado.
O Plano de classificação e
a Tabela de temporalidade são os principais instrumentos de gestão documental.
O plano identifica e padroniza as nomenclaturas de todas as séries documentais
produzidos nas atividades-fim e os organiza conforme as atividades que lhes
deram origem. Já as tabelas de temporalidade de documentos apresentam estas séries
documentais com seus prazos de guarda e destinação final: eliminação ou guarda
permanente.
