Equipes do APESP estiveram na
Fundação Casa no dia 6 de fevereiro para conhecer o trabalho de preservação e
digitalização dos prontuários de jovens atendidos pela Fundação. O APESP e a
Fundação Casa mantêm um termo de cooperação técnica desde 2013, para organizar,
indexar, higienizar e desmetalizar prontuários dos jovens que foram atendidos
pela Fundação entre 1925 e 1990, que se encontram organizados no Centro de
Acervo Administrativo (CAA) do Arquivo Público.
Por ocasião da reunião de consolidação
mensal das indexações de prontuários, que faz parte do termo de cooperação técnica,
o APESP foi convidado a conhecer o trabalho executado pelo Núcleo de Acervo
Institucional e Documental - NAID em parceria com a Comissão de Avaliação de
Documentos e Acesso - CADA da Fundação, em relação à gestão dos documentos e em
especial, a digitalização de prontuários das crianças e adolescentes atendidos
pelo órgão.
Trata-se de um trabalho pioneiro
de digitalização deste tipo documental, no qual a Fundação, com seus próprios
recursos, criou um laboratório, investindo na locação de scanners de mesa e na
capacitação de seus servidores para realização da digitalização dos prontuários
e, consequentemente, na organização e no tratamento das informações dos jovens
que foram atendidos pela fundação, facilitando buscas e pesquisas.
Vale ressaltar que a
digitalização dos prontuários está sendo realizada nos termos do Decreto Federal
n. 10.278/2020 e seus requisitos técnicos necessários para que o representante
digital gerado tenha os mesmos efeitos do documento original, inclusive, possibilitando
sua eliminação antes dos prazos previstos nas tabelas de temporalidade de
documentos.
“Acreditamos que alguns dos fatores
que trazem sucesso ao laboratório de digitalização de prontuários são: o
empenho da CADA e da Assessoria de Inteligência Organizacional (AIO), com
suporte da Divisão de Tecnologia da Informação (DTI), no desenvolvimento de
ferramenta para indexação das imagens aos registros dos jovens; o apoio
institucional; e a experiência do Gerente do NAID, Vinicius Guimarães,
oferecendo toda orientação técnica para a execução das ações, resultando em uma
solução prática e econômica para uma demanda complexa, de transformar os
documentos físicos em digitais”, explica Edson.
Estiveram presentes durante a visita, representando a Fundação, a especialista administrativo e coordenadora da CADA, Danielle Almeida da Silva, o assessor de Inteligência Organizacional da presidência da entidade, Leandro Timossi de Almeida e o gerente administrativo I, do Núcleo de Acervo Institucional Documental - NAID, Vinicius Guimarães. Pelo Arquivo Público, participaram o diretor do Centro de Arquivo Administrativo - CAA, Edson de Souza Cavalcante, o diretor do Centro de Gestão Documental - CGD, Alexandre Bianchi, o diretor do Núcleo de Processamento Técnico - NPT, Jaquis do Nascimento Greter e a diretora do Núcleo de Registro de Empréstimo - NRE, Caroline Ribeiro Salles.
Imagem: Assessoria de Comunicação da Fundação Casa.
