Durante a 8ª Semana Nacional de
Arquivos, o Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) lança uma nova
publicação do Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos
dos Órgãos da Administração Pública Direta do Estado de São Paulo:
Atividades-Fim (2007 -2022). O livro representa o conjunto dos planos de
classificação e das tabelas de temporalidade próprios aos órgãos da
administração pública direta do Estado de São Paulo.
A publicação reúne toda a experiência do Arquivo Público na formulação
de normas e procedimentos para o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
(SAESP). A aplicação desse instrumento garante a simplificação e a
racionalização dos procedimentos de gestão, maior agilidade e precisão na
recuperação dos documentos e das informações, permitindo a eliminação
criteriosa de documentos que já cumpriram seu valor probatório, preservando
aqueles que são fontes importantes para pesquisa e para preservação da memória
institucional.
Esta publicação apresenta os 17 órgãos da Administração direta do Poder
Executivo que possuíam seus instrumentos de gestão documental aprovados até
2022 e será um recurso a mais para as CADA orientarem a classificação de seus
documentos especialmente no ambiente virtual. O APESP também espera que esse
instrumento seja útil para outras instituições que se preparam para publicar
seus instrumentos de gestão documental.
“Não somente a Administração Pública do Estado de São Paulo, mas toda a
sociedade ganha ao consolidarmos em uma única publicação mais de quinze anos de
estudos na elaboração de instrumentos de gestão documental para protegermos
documentos e informações com vistas à garantia de direitos”, enfatiza Camila
Giovana Ribeiro, uma das organizadoras da publicação, ao lado de Ieda Pimenta
Bernardes e Maria Elisa Pereira.
No lançamento da publicação, o coordenador do APESP, Thiago Nicodemo,
destaca o estudo detalhado para a criação de uma tabela de temporalidade-fim.
“Este é, praticamente, um trabalho etnográfico, com metodologia para o
levantamento do que é feito em cada órgão, por meio das CADAs e sob orientação
do APESP. Dessa forma, a tabela é um retrato de como a administração opera”,
ressalta o coordenador, lembrando que o DGSAESP completa 40 anos em outubro e
tem tradição em criar instrumentos de gestão documental, com destaque para a
publicação do Plano e tabela de documentos das atividades-meio, em 2004, e
agora dos planos e tabelas das atividades-fim das secretarias do Estado de São
Paulo.
Ieda Bernardes destaca que a 8ª Semana Nacional de Arquivos traz como
tema os “arquivos acessíveis”. Portanto, produzir planos e tabelas de
temporalidade contribui para assegurar o acesso pleno às informações, seja para
o cidadão ou para a própria administração pública. Ressalta que os planos e
tabelas que compõem este livro envolvem 320 servidores da Administração Direta,
das CADAs, além dos servidores do Centro de Gestão Documental do APESP. “Este
livro é fruto de um trabalho de persistência e de longo prazo”, enfatiza,
lembrando que as regras e leis que são vigentes para os documentos em papel
também devem ser respeitadas no mundo digital.
Acesse a publicação no site do APESP: https://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/institucional/publicacoes/livros
