Como qualquer ato do governo colonial, o processo de ereção de uma freguesia ou povoado a vila, ou de elevação de uma vila a cidade, exigia o cumprimento das práticas e formalidades instituídas na legislação portuguesa.

Num primeiro momento, os moradores locais apresentavam abaixo-assinado e representação requerendo ao capitão-general a elevação da freguesia a vila. Após consulta ao ouvidor-geral da comarca e avaliação, o capitão-general concedia, por meio de portaria, autorização para ereção da vila. A partir daí, devia-se cumprir as formalidades necessárias para a efetivação do ato. Num dia marcado, os membros da Câmara Municipal da vila da qual o povoado estava se desmembrando iam até o local e proferiam o auto de ereção. Em seguida, procedia-se ao levantamento do pelourinho, à escolha do terreno para construção dos Paços do Conselho e Cadeia, à demarcação das divisas e das terras públicas e, finalmente, à eleição de juízes e mais oficiais da nova Câmara Municipal.

Como se fundava uma vila:

EREÇÃO DA VILA DE SÃO JOSÉ, 1767

1. 11/07/1767 - Portaria do governador e capitão-general ao ouvidor da comarca, para que fizesse erigir a nova vila;

2. 26/07/1767 - Publicação de edital (20/07/1767) em praça pública, com a presença do povo do local e oficiais, para proclamar o auto de ereção, com a demarcação das divisas da nova vila;

3. 26/07/1767 - Condução até a igreja do povoado, para celebração de missa em ação de graças;

4. 27/07/1767 - Termo de levantamento de pelourinho da nova vila de São José do Paraíba e celebração de nova missa de ação de graças, eleições de juiz e oficiais que servirão na nova vila e termo de declaração e juramento dos eleitores.