As informações necessárias aos recenseamentos eram coletadas pelos ordenanças, que visitavam cada fogo (domicílio). Os capitães-mores, responsáveis pelas companhias de ordenanças, estruturavam uma lista nominativa de habitantes. Tal lista relacionava o número de fogos e arrolava cada morador da circunscrição, indicando nome, ofício, grau de parentesco, idade, cor, estado civil, patente, cargo e atividade econômica. O capitão-mor também fazia um resumo dos dados em mapas de população, que eram remetidos à Secretaria do Governo. A partir desses mapas eram compilados os mapas gerais da capitania, que por sua vez eram enviados para Portugal.

Atualmente, esses documentos, que fazem parte do acervo do Arquivo Público do Estado de São Paulo, são mais conhecidos como maços de população.