Para formar tropas que defendessem o território era necessário mensurar a população da capitania, o número de homens aptos para a guerra, o tamanho das vilas e povoados e a sua distribuição. Com esse objetivo, e seguindo determinações do Conselho Ultramarino, organizou-se o recenseamento para a Capitania de São Paulo, assim como para outras partes do império português. As Companhias de Ordenanças foram as responsáveis por executar, em São Paulo, o primeiro censo, datado de 1765.

A partir de então, os levantamentos tornaram-se anuais, aprimorando-se para reunir informações úteis ao incremento da agricultura e do povoamento. Passou-se a incluir dados de todos os moradores, suas ocupações e propriedades, seguindo as instruções de Portugal.

Instruções de Portugal

Através da ordem régia de 21 de outubro de 1797, da rainha Dona Maria I, foram introduzidos padrões rigorosos para a realização dos recenseamentos. O principal deles era a obrigação de produzir sete mapas gerais de caráter demográfico e cinco de caráter econômico. Tais conjuntos eram estruturados da seguinte forma:

Mapas demográficos: Eram produzidos cinco mapas, cada um para um segmento da população (brancos, pretos livres, pretos cativos, pardos livres e pardos cativos). Os habitantes eram contabilizados por sexo, faixa etária e estado conjugal. O sexto mapa relacionava o número dos nascimentos, casamentos e óbitos do ano, separados por livres e cativos, a partir de informações fornecidas pelos párocos das freguesias. O sétimo quantificava os moradores segundo suas ocupações.

Mapas econômicos: Os quadros econômicos contabilizavam produtos exportados e importados, preços correntes e produção. Em vilas litorâneas, também era recenseado o movimento de embarcações e produtos embarcados.