O controle e a descrição de documentos das Secretarias do Governo das capitanias eram por meio de índices e inventários. Os inventários eram elaborados com muito critério e esmero pelos secretários de governo. Sua finalidade era tripla: primeiro, servir à busca e recuperação dos documentos; segundo, registrar sua existência no arquivo; e terceiro, garantir sua ordem e preservação, para que fossem transmitidos pelos secretários aos seus sucessores.

A pena de ave foi o instrumento padrão de escrita no século XVIII. A ponta podia ser afiada para produzir uma escrita fina e regular, ou traços grossos de grande contraste. O pigmento usado para a tinta de escrever utilizava substâncias metálicas, noz de galha e goma para dar fluidez e consistência a tinta. O conhecimento destes instrumentos e a sua fabricação faziam parte da rotina dos secretários de Governo, que também eram responsáveis pela confecção dos documento