A correspondência oficial era transportada em sacos etiquetados com a designação de cada instituição a que se destinava. Por vezes, viajava em mãos de um oficial, de acordo com sua importância ou necessidade de sigilo.

A travessia marítima durava em média dois meses, e durante este tempo podiam acontecer ataques de piratas, tempestades e naufrágios. Sempre havia o risco de perda da correspondência. Daí a prática de produzir mais de uma via do mesmo documento, e expedi-las em datas diferentes e em diferentes embarcações.

Entre o momento em que os capitães-generais enviavam algum documento dirigido à Coroa e a data do recebimento da respectiva decisão régia, podiam se passar cinco ou seis meses. Em alguns casos, até dois anos.