No decorrer de pouco mais de um século, a administração da capitania produziu, recebeu e acumulou vasta documentação. Ali se produziam cartas ao rei, além de ofícios e requerimentos dirigidos às Secretarias de Estado, aos Conselhos e aos Tribunais metropolitanos para avaliação e posterior despacho. As decisões e providências da Coroa eram expressas na forma de resoluções, alvarás, avisos, provisões e cartas régias enviados à colônia, que foram sendo acumulados na Secretaria do Governo da Capitania.

Para compreender a tramitação dos documentos entre a colônia e a metrópole, convém imaginar a sociedade como uma pirâmide em cujo topo está a figura do rei, seguida logo abaixo pelos seus ministros, vice-reis e governadores; depois, pelas autoridades menores; e, por último, pelos súditos. Acompanhando esse esquema, a circulação de papéis é descendente quando se trata dos documentos que “descem” do rei e das autoridades metropolitanas, representadas pelo Conselho Ultramarino, pelas Secretarias de Estado e pelos Tribunais. Os documentos ascendentes são os que “sobem” das autoridades menores e dos súditos às instâncias superiores. E ainda há os documentos horizontais, isto é, os que circulam entre pessoas ou autoridades do mesmo nível. Do ponto de vista geográfico, os documentos do Brasil “sobem” para Portugal, e os de lá “descem” para o Brasil, com ordens do rei para seus súditos.

Para ser considerado ascendente ou descendente, um documento não precisa ser enviado a Portugal, ou vir de lá. Uma petição dirigida ao capitão-general também é considerada ascendente. Por outro lado, uma ordem dele às instâncias inferiores é sempre considerada descendente.