Dúvidas frequentes

1. Como responder a um pedido de acesso à informação? Que linguagem usar?

A comunicação com o público necessita ser clara, objetiva e precisa. Embora os órgãos/entidades devam ter seus atos fundamentados pela legislação, o atendimento deve ser realizado com linguagem didática, de fácil compreensão. Por isso, devem ser evitados:

- Reprodução literal de textos legais: a linguagem de textos legislativos é hermética, não compreensível a todos;

- Jargões técnicos de áreas específicas do conhecimento(jurídica, contábil, informática, dentre outras).É importante lembrar que o público em geral não entende a estrutura complexa do Estado, com seus três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário), suas três esferas (federal, estadual e municipal) e sua organização (administração direta, administração indireta (autarquias, fundações, sociedade de economia mista etc.)). Além dessa complexidade, as atribuições de cada órgão/entidade também não são claras para todos.

2. O que fazer quando o órgão tem a informação demandada, mas ela não está disponível na forma solicitada?

Quando a informação não está disponível na forma solicitada (em planilha, tabela etc.), situação que exige grandes esforços adicionais na mobilização de recursos humanos e no tratamento da informação, esta dificuldade de atendimento deve ser explicada ao demandante. O atendimento à demanda deve ser feito mediante disponibilização dos dados ou documentos solicitados em sua forma primária.

3. Como responder à solicitação com restrição de acesso?

Embora o acesso à informação seja a regra e a restrição de acesso seja exceção, há casos em que o acesso deve ser negado. No entanto, não cabe à equipe SIC decidir se a informação tem restrição de acesso ou não.

O SIC é responsável apenas pela gestão do fluxo dos pedidos:

Caso o setor responsável pela produção ou guarda da informação solicitada tiver dúvidas sobre a concessão de acesso, deverá acionar a autoridade classificadora, ou o(a) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA ou a área jurídica do órgão/entidade.

4. O que fazer quando o documento solicitado ainda não foi concluído, está em fase preparatória?

Há dados/informações que, apesar de terem caráter público, não podem ter acesso concedido porque são utilizados para subsidiarem um documento em fase preparatória, como é o caso de pareceres, notas técnicas, dentre outros. Nesse caso, a restrição de acesso é temporária (apenas durante a elaboração do documento), após a conclusão do ato administrativo, o acesso às informações deve ser público.