1. Formular e implementar a política estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compreendendo, entre outras matérias:
1. a gestão documental;
2. o acesso a:
1. documentos públicos estaduais;
2. documentos integrantes de arquivos privados do Estado de São Paulo, declarados de interesse público e social;
3. a preservação e a difusão do acervo;
2. recolher os documentos produzidos pelo Poder Executivo Estadual;
3. gerir, preservar e divulgar o acervo sob sua guarda;
4. propor:
1. a edição de normas legais, regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias à implementação da política estadual de arquivos e ao pleno funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
2. a declaração de interesse público e social de arquivos privados do Estado de São Paulo, nos termos do artigo 12 da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, mediante parecer e avaliação técnica;
5. zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos do Estado de São Paulo;
6. exercer as atribuições previstas nos seguintes decretos para o órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP:
1. Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, que institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
2. Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, que dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado;
3. Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo e define normas para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo, alterado pelo Decreto nº 51.286, de 21 de novembro de 2006;
7. estimular:
1. a criação de arquivos públicos municipais;
2. a implementação de políticas municipais de arquivos, compreendendo, entre outras matérias:
1. a gestão documental;
2. o acesso a documentos públicos municipais;
3. a preservação e a difusão do acervo.

1. Apoiar o Coordenador no desempenho de suas atribuições;
2. contribuir para:
1. o desenvolvimento de projetos que envolvam as diversas áreas da instituição;
2. o adequado encaminhamento dos assuntos técnico-administrativos;
3. receber e analisar as reivindicações e sugestões dos usuários dos serviços da instituição, visando o aperfeiçoamento contínuo de suas atividades.

Em integração e de acordo com a orientação emanada do órgão central do Sistema de Comunicação do Governo do Estado de São Paulo - SICOM, instituído pelo Decreto nº 43.833, de 8 de fevereiro de 1999, tem as seguintes atribuições:

1. divulgar ações e projetos desenvolvidos na instituição;
2. produzir e editorar textos sobre o acervo e a instituição;
3. assistir o Coordenador nas relações com a imprensa.

Em integração com o Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa:

1. desenvolver programas e projetos de divulgação do acervo sob guarda do Arquivo Público do Estado e das atividades realizadas na instituição;
2. desenvolver e gerenciar a ação editorial do Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Por meio do Corpo Técnico, em relação ao desenvolvimento de sistemas:

1. desenvolver aplicativos e sistemas de gerenciamento eletrônico de acervos, objetos, imagens digitais e instrumentos de pesquisa eletrônicos;
2. participar do planejamento das políticas para a área de tecnologia da informação aplicada às atividades de gestão documental;
3. elaborar e executar programas e projetos de gerenciamento eletrônico dos acervos da instituição.

1. Realizar estudos para a proposição da política estadual de arquivos, em especial quanto às matérias que se referem a formular e implementar a política estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compreendendo, entre outras matérias:
   1. a gestão documental;
   2. o acesso a:
   1. documentos públicos estaduais;
   2. documentos integrantes de arquivos privados do Estado de São Paulo, declarados de interesse público e social;
2. coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, visando à gestão, ao acesso e à preservação dos documentos públicos;
3. orientar a execução e promover a integração e o aperfeiçoamento das atividades dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
4. definir requisitos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos a serem cumpridos por sistema de gestão arquivística de documentos e informações, a fim de garantir sua consistência, segurança e confiabilidade
5. orientar sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente, mantendo os registros pertinentes;
6. manifestar-se sobre propostas de declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico estadual;
7. colaborar com o Ministério Público e com instituições de direito do consumidor, na defesa do patrimônio arquivístico estadual e na proteção dos direitos dos usuários, de acordo com a Constituição Federal, artigo 216, e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
8. propor e coordenar programa de:
1. institucionalização de arquivos públicos municipais;
2. implementação das políticas municipais a que se refere à implementação de políticas municipais de arquivos, compreendendo, entre outras matérias:
1. a gestão documental;
2. o acesso a documentos públicos municipais;
3. a preservação e a difusão do acervo.

1. Recolher e custodiar os documentos de arquivo considerados de valor permanente:
1. dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
2. dos arquivos privados, de pessoas físicas ou jurídicas, considerados de interesse público e social;
2. propor:
1. para compor a política estadual de arquivos, o conteúdo relativo à preservação e à difusão do acervo;
2. programas de recuperação e preservação de acervos municipais em situação de risco;
3. ações de incentivo da produção do conhecimento científico, didático e cultural a partir do acervo sob guarda da instituição;
3. propor e coordenar programas de ação educativa, social e editorial com a finalidade deaproximar o Arquivo Público do Estado de instituições educacionais e da sociedade;
4. assegurar:
1. a integridade do acervo sob sua guarda;
2. o acesso público aos documentos do acervo;
5. contribuir para a democratização e a difusão do acervo permanente sob guarda do Arquivo Público do Estado, atendendo ao cidadão, na forma da lei, em demandas relacionadas ao acervo.

Tem as seguintes atribuições previstas no artigo 83 do Decreto nº 51.991, de 18 julho de 2007:

1. receber, registrar, distribuir e expedir papéis e processos;
2. preparar o expediente das respectivas unidades;
3. manter registros sobre freqüência e férias dos servidores;
4. prever, requisitar, guardar e distribuir o material de consumo das unidades;
5. manter registro do material permanente e comunicar à unidade competente a sua movimentação;
6. receber, controlar e movimentar os adiantamentos necessários aos serviços;
7. desenvolver outras atividades características de apoio administrativo à atuação da unidade.

1. Executar programas de conversão digital do acervo;
2. fornecer imagens digitais ao público interno e externo;
3. realizar a captura digital a partir de documentos originais e de microfilmes;
4. participar do desenvolvimento de sistemas integrados de acesso às imagens digitais;
5. operar, gerenciar, manter e prestar suporte à rede local e à página eletrônica da instituição, diretamente ou por meio de terceiros.

1. Prover as unidades da instituição do necessário suporte para:
1. instalação, configuração e uso de equipamentos;
2. utilização de sistemas e de aplicativos;
2. promover a manutenção dos equipamentos e sistemas de informática da instituição;
3. prestar os demais serviços de apoio na área de informações digitais.

1. propor o uso de novas tecnologias para implantação da política estadual de arquivos e gestão documental;
2. promover ações de desenvolvimento, implantação, aprimoramento e manutenção de sistemas informatizados;
3. colaborar na definição de requisitos que garantam a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais, visando à implantação de repositório digital confiável;
4. colaborar com ações de capacitação e orientação técnica permanente no processo de implantação e operação de sistemas informatizados.”

1. Por meio do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo:
1. prestar orientação aos órgãos do SAESP na formulação e na implementação de programas de gestão, acesso e preservação de documentos;
2. analisar e promover adequações às propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
3. orientar quanto aos procedimentos de:
1. eliminação de documentos desprovidos de valor permanente;
2. transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado;
4. manter serviço de orientação aos usuários de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos;
2. por meio do Núcleo de Normas Técnicas, elaborar e propor:
1. princípios, diretrizes, normas e métodos sobre a organização e o funcionamento de arquivos e protocolos;
2. para compor a política estadual de arquivos, o conteúdo relativo a formulação e implementação da política estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compreendendo, entre outras matérias:
1. a gestão documental;
2. o acesso a documentos públicos estaduais;
3. a edição de normas legais, regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias à gestão, ao acesso e à preservação de documentos arquivísticos;
3. por meio do Núcleo de Formação e Treinamento:
1. elaborar calendário oficial de cursos, palestras e treinamentos visando à formação e à capacitação de recursos humanos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
2. disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos;
3. elaborar manuais de normas e procedimentos visando ao pleno funcionamento dos arquivos e protocolos estaduais;
4. por meio do Núcleo de Monitoria e Fiscalização:
1. realizar fiscalização periódica, com avaliação documentada e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de arquivo e protocolo;
2. monitorar a implementação de programas de gestão e preservação documental, visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades de arquivo e protocolo;
3. elaborar dados gerenciais e recomendar providências para apuração e reparação de atos lesivos à política estadual de arquivos públicos e privados.

1. Coordenar a aplicação de normas e procedimentos técnicos visando à padronização das atividades dos protocolos dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
2. promover ações coordenadas visando à integração sistêmica dos protocolos com os arquivos;
3. desenvolver estudos sobre o fluxo de documentos visando padronizar sua tramitação e assegurar acesso rápido às informações;
4. propor soluções articuladas com os órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informação nas atividades de protocolo.

1. Prestar orientação técnica às administrações municipais, em relação à:
1. criação de arquivos públicos municipais;
2. implementação de políticas municipais de arquivos, compreendendo, entre outras matérias:
1. a gestão documental;
2. o acesso a documentos públicos municipais;
3. a preservação e a difusão do acervo.

visando:

1. a formulação e a implementação das respectivas políticas municipais de arquivo;
2. a elaboração de normas legais;
3. a implementação de sistemas municipais de arquivo;
4. a elaboração de diagnósticos, projetos e ações, em especial quanto aos aspectos pertinentes à gestão e à preservação documental;
2. atuar junto às autoridades municipais;
3. realizar encontros regionais e organizar cursos, palestras, seminários e treinamentos para os agentes públicos municipais;
4. disseminar, em âmbito municipal, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos;
5. propor:
1. a realização de convênios, termos de cooperação ou ajustes congêneres com os municípios paulistas;
2. soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia da informação nas atividades de gestão dos documentos e informações municipais;
6. elaborar e propor princípios, diretrizes, normas e métodos visando ao aprimoramento das atividades de arquivo e protocolo municipais.

1. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos intermediários, de que trata o inciso II do artigo 4º do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
2. gerir os documentos intermediários, observando os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos;

O Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais tem, por meio do seu Corpo Técnico, as seguintes atribuições:

1. promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas;
2. gerir os documentos intermediários, observando os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos;
3. propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;
4. propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções;
5. apoiar as atividades e organizar o expediente do Comitê de Governança Digital.”

1. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos textuais de guarda permanente oriundos:
1. dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
2. dos arquivos privados, de pessoas físicas ou jurídicas, considerados de interesse público e social;
2. gerir os documentos textuais de guarda permanente e sua movimentação.

1. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos iconográficos, cartográficos e audiovisuais de guarda permanente;
2. gerir:
1. os documentos iconográficos, cartográficos e audiovisuais de guarda permanente;
2. a movimentação dos documentos sob sua guarda;
3. em ambiente específico, o atendimento ao público.

1. Prestar assistência aos pesquisadores, promovendo condições de acesso ao acervo;
2. por meio do Corpo Técnico, em integração com o Núcleo de Comunicação:
1. desenvolver programas e projetos de divulgação do acervo sob guarda do Arquivo Público do Estado e das atividades realizadas na instituição;
2. desenvolver e gerenciar a ação editorial do Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Por meio do Corpo Técnico:

1. elaborar, implementar e gerenciar programa de preservação dos acervos da instituição;
2. prestar orientação técnica aos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional e aoutras instituições congêneres;
3. propor parcerias com instituições científicas para promover pesquisas conjuntas nas áreas de entomologia, microbiologia e química aplicadas à conservação;
4. gerenciar o monitoramento ambiental nos depósitos de acervo.

1. Prestar orientação aos órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP na formulação e na implementação de programas de gestão, acesso e preservação de documentos;
2. analisar e promover adequações às propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
3. orientar quanto aos procedimentos de:
1. eliminação de documentos desprovidos de valor permanente;
2. transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado;
4. manter serviço de orientação aos usuários de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

Elaborar e propor:

1. princípios, diretrizes, normas e métodos sobre a organização e o funcionamento de arquivos e protocolos;
2. para compor a política estadual de arquivos, o conteúdo relativo a formulação e implementação da política estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compreendendo, entre outras matérias:
1. a gestão documental;
2. o acesso a documentos públicos estaduais.
3. a edição de normas legais, regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias à gestão, ao acesso e à preservação de documentos arquivísticos.

1. Elaborar calendário oficial de cursos, palestras e treinamentos visando à formação e à capacitação de recursos humanos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
2. disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos;
3. elaborar manuais de normas e procedimentos visando ao pleno funcionamento dos arquivos e protocolos estaduais.

1. Realizar fiscalização periódica, com avaliação documentada e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de arquivo e protocolo;
2. monitorar a implementação de programas de gestão e preservação documental, visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades de arquivo e protocolo;
3. elaborar dados gerenciais e recomendar providências para apuração e reparação de atos lesivos à política estadual de arquivos públicos e privados.

1. Elaborar calendário oficial de transferência de documentos ao Centro de Arquivo Administrativo;
2. identificar, classificar e valorar as séries documentais da massa acumulada, produzindo instrumentos de controle;
3. dar cumprimento aos prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos e propor o recolhimento dos documentos de guarda definitiva.

1. Receber, por transferência, os documentos dos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
2. atender às solicitações de consulta dos órgãos produtores de documentos;
3. manter controledos empréstimos realizados.

1. Facultar a consulta pública ao sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, prestando as orientações que, para esse fim, se fizerem necessárias;
2. atuar como centro de referência do Estado, informando ao cidadão sobre a localização e o andamento de documentos de seu interesse particular ou coletivo;
3. dar cumprimento às normas de acesso aos documentos públicos;
4. elaborar estatísticas, em especial sobre:
1. o perfil do usuário;
2. as demandas de consulta.

1. Manter controle dos espaços disponíveis no depósito;
2. promover o arquivamento e o desarquivamento de documentos, mantendo a organização do acervo;
3. desenvolver ações de conservação preventiva, visando ao monitoramento e ao controle permanente das condições dos depósitos.

1. Realizar a leitura e a transcrição paleográfica de documentos manuscritos, auxiliando na organização do acervo;
2. treinar o corpo técnico da instituição na leitura paleográfica;
3. propor a publicação de transcrições de documentos de relevante potencial para pesquisa.

1. Identificar, organizar e classificar os documentos textuais de arquivo considerados de valor permanente, dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
2. realizar estudos de história institucional, visando orientar a aplicação de planos de classificação de documentos textuais dos fundos de origem pública;
3. em sua área de atuação, implementar orientação de descrição de documentos textuais, visando à elaboração de instrumentos de pesquisa.

1. Identificar, organizar e classificar os documentos textuais de arquivos privados sob guarda da instituição.
2. em sua área de atuação, implementar orientação de descrição de documentos textuais, visando à elaboração de instrumentos de pesquisa.

1. Identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever os documentos iconográficos, audiovisuais e sonoros de valor permanente:
1. dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
2. de acervos privados, de interesse público e social;
2. implantar e gerenciar programa de conversão digital do acervo iconográfico;
3. elaborar, implantar e gerenciar programa de telecinagem de objetos audiovisuais em película;
4. em sua área de atuação, gerenciar os depósitos de documentos.

1. Identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever mapas e plantas;
2. gerenciar programa de conversão digital do acervo cartográfico;
3. em sua área de atuação, gerenciar os depósitos de documentos.

1. Elaborar programas de ação educativa com vista a aproximar a Unidade do Arquivo Público do Estado de instituições educacionais e da sociedade em geral;
2. desenvolver materiais de apoio pedagógico a partir de documentos do acervo;
3. promover oficinas de qualificação de professores e de outros profissionais da memória;
4. proporcionar visitas monitoradas a estudantes e a professores de instituições de ensino.

1. Atender e orientar os interessados na pesquisa de documentos permanentes;
2. elaborar:
1. estatísticas, em especial sobre o perfil do usuário e a demanda de consulta;
2. certidões de caráter comprobatório legal.

1. Supervisionar a logística de atendimento aos pesquisadores na sala de consulta;
2. receber os pedidos de consulta e reprodução de documentos, controlando o fluxo interno do material;
3. assegurar a integridade física dos documentos durante o período de consulta.

1. Administrar:
1. o acervo bibliográfico e hemerográfico do Arquivo Público do Estado;
2. as coleções de livros e periódicos que integram os conjuntos documentais privados sob guarda da instituição;
2. identificar as necessidades do corpo técnico da instituição e dos usuários, para fins de aquisição de livros e periódicos e promoção de intercâmbio de publicações;
3. atuar como depósito legal das publicações oficiais ou co-edições dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional.

1. Orientar servidores e usuários quanto ao manuseio dos documentos;
2. avaliar o estado de conservação dos documentos recolhidos, antes de serem incorporados aos arquivos Administrativo e Permanente, e definir períodos de quarentena;
3. desenvolver atividades sistemáticas de conservação preventiva, higienização e recuperação de documentos textuais e cartográficos.

1. Monitorar o estado de conservação das encadernações do acervo bibliográfico e dos volumes de documentos textuais públicos e privados;
2. promover:
1. a substituição programada de encadernações;
2. estudos para acondicionamento dos diversos formatos de documentos;
3. elaborar as embalagens para o acervo.

1. Elaborar, desenvolver e gerenciar programas de:
1. reprodução microfotográfica de documentos textuais e hemerográficos;
2. duplicação de microfilmes e de materiais intermediários;
2. gerenciar:
1. a manutenção de equipamentos de microfilmagem, leitura, processamento e duplicação;
2. a guarda de matrizes e microfilmes de segurança;
3. processar microfilmes e materiais intermediários, efetuando a inspeção de qualidade;
4. avaliar e elaborar pareceres quanto à qualidade dos microfilmes e materiais intermediários recolhidos.