O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) acaba de
lançar curso EAD e a cartilha “Implantação da Gestão Documental nos municípios”.
O objetivo é orientar gestores e servidores municipais no passo a passo da
criação de arquivos e na implantação de política de gestão e preservação de
documentos, inclusive de nato-digitais e digitalizados.
O curso e a cartilha reúnem toda a experiência do Arquivo
Público na formulação de normas e procedimentos para o Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo (SAESP). Afinal, além da assistência técnica aos órgãos
estaduais, são mais de 20 anos de trabalho junto aos municípios paulistas. Mais
recentemente, o APESP voltou-se para a elaboração de uma política de gestão e
preservação de documentos digitais, que é amplamente abordada nestes materiais.
A cartilha “Implantação da Gestão Documental nos Municípios”
explica em detalhes como implantar a política de gestão documental, incluindo a
criação do Arquivo Público Municipal e do Sistema de Arquivos. Também orienta
como aplicar os instrumentos de gestão documental - Planos de Classificação e Tabelas
de Temporalidade de Documentos – e implantar sistema informatizado de gestão
arquivística de documentos.
A base da cartilha e do curso é o “Guia Técnico de
Transparência Municipal”, publicado em 2018 em parceria com o Tribunal de
Contas do Estado. Porém, a cartilha traz diversas atualizações, principalmente
aquelas que são fundamentais para a gestão e preservação de documentos digitais.
Destacamos os capítulos específicos sobre as Tecnologias da Informação e
Comunicação (TICs) a serviço da gestão documental; a importância de um SIGAD
para a produção e tramitação de documentos digitais e, finalmente, a relevância
de um repositório arquivístico confiável para a preservação desses documentos
digitais.
A cartilha também traz vários modelos de minutas de projetos de lei, decretos e portarias que podem ser utilizados pelos gestores municipais para a institucionalização da política de gestão documental, além de toda a legislação pertinente. Acesse a Cartilha Implantação da Gestão Documental nos Municípios.
EAD – Como implantar Arquivos e Gestão Documental em Municípios
O curso on-line “Como implantar Arquivos e Gestão Documental
em municípios” tem duração de 30 dias, contados a partir da data de inscrição,
totalizando 20 horas. As aulas são gravadas e a avaliação final é feita por
questionário com 10 perguntas. O aluno que obter nota maior que 6,0 e tiver
terminado todas as etapas do curso, terá direito a certificado. O curso pretende oferecer
subsídios para que os municípios possam implementar o Arquivo
Público no executivo e legislativo locais.
O acesso ao curso é gratuito e pode ser feito a qualquer momento pelo Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Arquivo Público em: https://ead.arquivoestado.sp.gov.br/course/view.php?id=64
As dúvidas sobre o curso podem ser esclarecidas com a equipe
do Núcleo de Formação e Treinamento pelo e-mail treinamento@arquivoestado.sp.gov.br
A coordenação do projeto é da diretora do Departamento de
Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, Ieda Pimenta Bernardes,
com a participação das equipes do Centro de Assistência aos Municípios (CAM) e
do Núcleo de Formação e Treinamento (NFT).
Para Ieda Bernardes, “a publicação da cartilha e a
disponibilização do curso EAD são ações estratégicas para o APESP ganhar maior
escala no compartilhamento de seus conhecimentos e experiências com as
Administrações Municipais, bem como para promover ações contínuas de
capacitação para os servidores municipais, nesse momento de transição para
governos digitais”.
O coordenador do APESP, Thiago Nicodemo, reflete sobre a
importância da cartilha e do curso. Para que os municípios implementem sistemas
de gestão de documentos digitais é preciso, primeiro, fazer um trabalho de base
com a implantação de Arquivos, políticas e gestão documental.
“Para a cidade se tornar eficiente e mais transparente ela deve
estruturar os fundamentos da sua gestão da informação e de arquivos. Precisa
saber lidar com o legado dos documentos em papel e ter um sistema centralizado
e eficiente da gestão da informação, seja no tramite entre órgãos ou na relação
com o cidadão. Essa cartilha dá os fundamentos para que isso seja possível em
qualquer município”, explica Nicodemo. “Além dos municípios paulistas, que são
nossa competência e prioridade, a cartilha e o curso podem orientar gestores e
servidores de qualquer município no Brasil. São 645 municípios paulistas e mais
de cinco mil em todo o país que podem ter acesso ao nosso conteúdo”, finaliza.
