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Topo e base

Modelagem de Documentos no SEI Cidades

Padronização, agilidade e segurança para a produção documental da Prefeitura

 

A modelagem de documentos é um serviço desenvolvido para apoiar as unidades da Prefeitura na criação de documentos digitais dentro do SEI Cidades.


Com esse serviço, disponibilizamos modelos oficiais, padronizados e customizados, garantindo que toda a administração utilize documentos alinhados às normas internas, com qualidade, consistência e praticidade.

 

Documento genérico SEI-Cidades

 

Exemplo de documento modelado SEI-Cidades

Por que usar documentos modelados?

 

✔ Padronização Institucional

Todas as unidades passam a produzir documentos com a mesma estrutura, linguagem e identidade visual.
Isso fortalece a comunicação oficial e facilita o entendimento entre setores.

✔ Mais Agilidade no Dia a Dia

Com um modelo pronto, o servidor precisa apenas preencher as informações necessárias.
O resultado? Menos tempo gasto, menos retrabalho e mais eficiência nos fluxos de processo.

✔ Mais Segurança e Qualidade

Os modelos são previamente revisados, reduzindo erros e garantindo que as informações essenciais estejam sempre presentes.
Assim, os documentos permanecem em conformidade com normas administrativas, legais e arquivísticas.

✔ Comunicação Uniforme com a Sociedade

Quando todos os documentos seguem o mesmo padrão, a comunicação com cidadãos e outras instituições se torna mais clara, confiável e transparente.

✔ Facilidade para Quem Está Chegando

Servidores recém‑chegados encontram um ambiente organizado, com modelos que orientam a produção documental.
Isso reduz a curva de aprendizado e aumenta a qualidade das emissões documentais.

✔ Apoio à Transformação Digital

A modelagem centraliza os modelos oficiais dentro do próprio SEI Cidades, eliminando versões desatualizadas espalhadas em arquivos pessoais, e‑mails ou pendrives.
Tudo fica no mesmo lugar, atualizado e acessível.

 

Como solicitar a modelagem de um documento?

 

Para solicitar a criação ou personalização de um modelo no SEI Cidades, siga o fluxo abaixo:

1. A unidade interessada deve preparar o arquivo modelo

O agente público responsável pelo SEI Cidades na prefeitura deve encaminhar um arquivo .doc (Microsoft Word) contendo o template que se deseja modelar.

2. Enviar para a equipe responsável

O documento deve ser enviado para a Divisão de Gestão e Inovação Digital pelo e‑mail:
📩 apespdigital@arquivoestado.sp.gov.br

3. Análise e retorno

A equipe analisará o arquivo, fará os ajustes necessários e informará o solicitante sobre o andamento e a conclusão da modelagem.

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Perguntas Frequentes (FAQ) - Sobre a modelagem de documentos no SEI Cidades

não

 

Os documentos do SEI Cidades são estruturados em três seções:

  • Cabeçalho
  • Corpo do texto
  • Rodapé

A modelagem permite alterar informações em todas essas seções.

Exemplo: o tipo de documento “Ofício” geralmente apresenta um corpo em branco para o usuário preencher.
Com a modelagem, esse corpo de texto pode trazer conteúdo customizado, adequado às necessidades das unidades da prefeitura.

Os documentos modelados podem ser disponibilizados:

  • para todas as unidades da prefeitura; ou
  • para um grupo específico de unidades.

 

 

 

 

Texto Padrão

Documento Modelado

Permite customizar apenas o corpo do texto.

Permite customizar cabeçalho, corpo e rodapé.

Fica disponível para uma única unidade.

Pode ser disponibilizado para todas as unidades da Prefeitura ou para grupos específicos.

É elaborado pelo usuário do SEI Cidades.

É elaborado pela equipe do Arquivo Público do Estado.

 

 

 

Sim. Os documentos podem ser direcionados para um conjunto específico de unidades.

Exemplos:

  • Padronizar os memorandos da Secretaria Municipal de Educação.
  • Substituir a imagem do timbre do cabeçalho por um logo de uma autarquia municipal, permitindo acesso apenas às unidades ligadas à autarquia.

 

 

 

Sim. É possível criar documentos específicos com o logo desejado.

Porém, é importante considerar:

  • Os documentos personalizados terão a sigla da entidade municipal no início do nome:
    • SIGLA Ofício
    • SIGLA Memorando
    • SIGLA Despacho
  • Os documentos genéricos (com o brasão da prefeitura) continuarão aparecendo na lista de documentos da entidade municipal.
  • Os documentos com o brasão da entidade não aparecerão para outras unidades da prefeitura.

Para prosseguir, é necessário enviar à  equipe do Arquivo Público do Estado:

  1. Lista dos documentos que receberão o novo timbre.
  2. Lista de unidades que compõem a entidade municipal.
  3. Imagem do timbre da entidade.

 

 

Sim. Para isso, o município deve enviar:

  1. Nome dos documentos que receberão o novo modelo.
  2. Lista de unidades que terão acesso ao novo modelo (todas ou apenas algumas).
  3. Lista de endereços e contatos das unidades envolvidas.
  4. Arquivo .doc com o exemplo do modelo.

Observação importante:
O cadastro dos endereços e contatos é realizado pela equipe Prodesp.
A modelagem é feita pelo Arquivo Público do Estado, com base nessas informações.
A implantação costuma levar até 5 dias úteis, dependendo do volume de dados.

 

 

Sim. O SEI Cidades possui quatro opções de numeração automática:

 

  • Sequencial anual na unidade: numera sequencialmente os documentos de uma unidade.A numeração é reiniciada no início de cada ano.
    Exemplo: o primeiro Ofício numerado produzido pela unidade x receberá o número 01. O primeiro Ofício numerado produzido pela unidade y receberá o número 01 também.

 

  • Sequencial anual na prefeitura: numera sequencialmente os documentos de toda prefeitura. A numeração é reiniciada no início de cada ano.
    Exemplo: o primeiro Ofício numerado produzido pela unidade x receberá o número 01. Posteriormente, o primeiro Ofício numerado produzido pela unidade y receberá o número 02.

 

  • Sequencial na unidade: segue a mesma lógica da numeração Sequencial anual na unidade. Entretanto a numeração não é reiniciada no início de cada ano.

 

  • Sequencial na prefeitura: segue a mesma lógica da numeração Sequencial anual na prefeitura. Entretanto a numeração não é reiniciada no início de cada ano.

 

Sucintamente, cada opção define se a numeração reinicia a cada ano e se vale apenas para a unidade ou para toda a prefeitura.

 

 

Não. O SEI Cidades não executa cálculos ou fórmulas em documentos.
A automação disponível funciona apenas com variáveis de preenchimento automático.

 

São trechos que podem ser configurados para preencher automaticamente informações já registradas no sistema.

Exemplos:
- Inserir automaticamente no texto do documento o número do processo SEI ao qual o documento pertence.

- Inserir automaticamente no texto do documento o nome do interessado do processo SEI ao qual o documento pertence.

- Inserir automaticamente no texto do documento o nome da unidade do usuário que está produzindo o documento.

 

 

Sim. É possível modelar o documento no SEI-Cidades Formulário.

Documentos do formato Formulário podem apresentar campos customizáveis para preenchimento.

Abaixo um exemplo de como um formulário modelado é preenchido pelo usuário:

Após o preenchimento, o formulário é apresentado conforme a imagem abaixo:

 

 

Note que o documento do formato Formulário não apresenta cabeçalho nem rodapé.

Os tipos de campos que são possíveis de se incluir em um Formulário são os seguintes:

 

► DATA

► DINHEIRO

► LISTA

► NÚMERO INTEIRO

► NÚMERO COM DECIMAIS

► TEXTO GRANDE

► TEXTO SIMPLES

► TEXTO COM MÁSCARA

► OPÇÕES

► SINALIZADOR

► INFORMAÇÃO

 

Para maiores informações, entre em contato com a equipe do Arquivo Público do Estado.

 

não

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Modelagem de Documentos no SEI/SP

Padronização, agilidade e segurança para a produção documental da Prefeitura

 

A modelagem de documentos é um serviço desenvolvido para apoiar as unidades estaduais na criação de documentos digitais dentro do SEI/SP.


Com esse serviço, disponibilizamos modelos oficiais, padronizados e customizados, garantindo que toda a administração utilize documentos alinhados às normas internas, com qualidade, consistência e praticidade.

 

Documento genérico SEI/SP

 

Exemplo de documento modelado SEI/SP

Por que usar documentos modelados?

 

✔ Padronização Institucional

Todas as unidades passam a produzir documentos com a mesma estrutura, linguagem e identidade visual.
Isso fortalece a comunicação oficial e facilita o entendimento entre setores.

✔ Mais Agilidade no Dia a Dia

Com um modelo pronto, o servidor precisa apenas preencher as informações necessárias.
O resultado? Menos tempo gasto, menos retrabalho e mais eficiência nos fluxos de processo.

✔ Mais Segurança e Qualidade

Os modelos são previamente revisados, reduzindo erros e garantindo que as informações essenciais estejam sempre presentes.
Assim, os documentos permanecem em conformidade com normas administrativas, legais e arquivísticas.

✔ Comunicação Uniforme com a Sociedade

Quando todos os documentos seguem o mesmo padrão, a comunicação com cidadãos e outras instituições se torna mais clara, confiável e transparente.

✔ Facilidade para Quem Está Chegando

Servidores recém‑chegados encontram um ambiente organizado, com modelos que orientam a produção documental.
Isso reduz a curva de aprendizado e aumenta a qualidade das emissões documentais.

✔ Apoio à Transformação Digital

A modelagem centraliza os modelos oficiais dentro do próprio SEI/SP, eliminando versões desatualizadas espalhadas em arquivos pessoais, e‑mails ou pendrives.
Tudo fica no mesmo lugar, atualizado e acessível.

 

Como solicitar a modelagem de um documento?

 

Para solicitar a criação ou personalização de um modelo no SEI/SP, siga o fluxo abaixo:

1. A unidade interessada deve preparar o arquivo modelo

O agente público responsável pelo SEI/SP na prefeitura deve encaminhar um arquivo .doc (Microsoft Word) contendo o template que se deseja modelar.

2. Enviar para a equipe responsável

O documento deve ser enviado para a Divisão de Gestão e Inovação Digital pelo e‑mail:
📩 apespdigital@arquivoestado.sp.gov.br

3. Análise e retorno

A equipe analisará o arquivo, fará os ajustes necessários e informará o solicitante sobre o andamento e a conclusão da modelagem.

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