Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do material no qual são registradas as informações (suporte papel, óptico ou digital).

Os documentos são produzidos de forma natural e rotineira, com o objetivo de servir de instrumento ou prova das atividades de uma pessoa ou instituição.

Podem ser documentos de arquivo: Processos, Contratos, Relatórios, Plantas, Mapas, Fotografias, Cartazes, Ofícios, Atas, Filmes, Documentos Sonoros, entre tantos outros tipos e espécies.

Mas é fundamental saber que cada documento de arquivo é único! Não existe em uma Secretaria, por exemplo, dois processos iguais para comprar um mesmo bem. Embora existam inúmeros processos de compra em um mesmo órgão, cada um registra uma compra específica.

Assim são constituídos os arquivos: com séries de documentos do mesmo tipo, que registram as atividades de seu produtor.

Documentos de arquivo são fontes primárias e é importante saber como pesquisar em um arquivo para melhor aproveitar suas informações.

Nós somos o Arquivo do Poder Executivo Estadual Paulista. Nossa missão é custodiar e preservar os documentos públicos de valor permanente produzidos e acumulados pelas Secretarias e outros órgãos do governo desde o século XVI até os dias atuais.

Pela legislação brasileira, cada um dos poderes (Legislativo, Executivo e Judiciário), de cada esfera da União (Federal, Estadual e Municipal), deve ter seu arquivo público próprio. Entretanto, ao longo de sua história o Arquivo recebeu também alguns documentos de outros poderes, de alguns cartórios e municípios.

Por fim, além dos documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos ou que desempenham funções públicas, o Arquivo custodia também documentos de pessoas ou entidades de caráter privado, recolhidos por meio de doações ou compras.

Alguns dos conjuntos de guarda permanente mais relevantes são:

• Os inventários e testamentos dos bandeirantes, época do Brasil Colônia;
• Os primeiros censos produzidos no Estado entre 1765 e 1850, chamados de maços de população;
• Documentos da primeira fábrica de ferro de São Paulo (1765-1870), localizada em Sorocaba e operada por pessoas escravizadas e metalúrgicos suecos;
• Diversas cartas de liberdade de escravos, registradas em cartório; os livros de matrícula dos imigrantes que vieram para São Paulo pelo porto de Santos;
• Fragmentos de projéteis e cartas dos sobreviventes do Massacre do Carandiru (1992), que pertencem ao acervo da Comissão Teotônio Vilela de Direitos Humanos;
• Laudos do Instituto Médico Legal, desde 1892, indicando do que morriam os paulistas e com informações que auxiliaram membros das Comissões da Verdade na apuração da identidade dos mortos enterrados na vala clandestina de Perus, local utilizado para a ocultação de cadáveres de militantes políticos mortos pela ditadura civil-militar;
• Além do acervo do extinto Departamento Estadual de Ordem Política e Social (DEOPS-SP), com aproximadamente cinco milhões de fichas, prontuários e processos de investigação do período de 1924 a 1983. No DEOPS-SP, encontram-se prontuários de pessoas famosas como o escritor Monteiro Lobato e a poetisa Patrícia Galvão, além estudantes, operários, pessoas desaparecidas e anônimos que foram alvo da repressão.
• Também merecem destaque os documentos fotográficos dos jornais Diários Associados, Última Hora, Movimento e Aqui São Paulo, além das coleções de fotos e álbuns que retratam importantes personagens, paisagens e atividades econômicas entre o final do século XIX e início do século XX.

O acervo sob guarda do Arquivo Público possui ainda documentos de ex-governadores paulistas como Washington Luís, Altino Arantes, Júlio Prestes, Armando Sales de Oliveira, José Carlos de Macedo Soares, Ademar de Barros e Mario Covas.

Já no Arquivo Administrativo da instituição, cerca de 90 mil caixas de documentos produzidos pelas entidades e órgãos públicos estaduais passam por tratamento técnico (classificação, avaliação, higienização mecânica e desmetalização dos documentos), procedimentos que irão definir a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

O Acervo do Arquivo não está todo digitalizado, mas disponibilizamos online uma série de documentos textuais, iconográficos, cartográficos, alguns audiovisuais, além de bibliográficos e hemerográficos.

Consulte abaixo os conjuntos, total ou parcialmente, digitalizados e disponíveis neste site. Para cada conjunto é indicado seu respectivo fundo ou coleção. Recomendamos que seja lida a descrição completa dos fundos no Guia do Acervo do Arquivo Público do Estado para que você compreenda melhor o contexto de produção dos documentos digitalizados.

No caso de obras que não sejam de domínio público, a utilização é de responsabilidade exclusiva do usuário e depende da autorização expressa dos detentores dos direitos, ou na forma da Lei de Direito Autoral (Lei 9.610 de 16 de fevereiro de 1998).

Primeiro é importante saber o que é um arquivo.

Entenda como uma instituição arquivística organiza seus documentos.

Os documentos em um Arquivo não estão organizados por assunto. Não espere que seja como usar o Google: uma pesquisa de palavras-chave simples nem sempre funciona!

A organização arquivística é feita respeitando-se o princípio da proveniência. Ou seja, em um arquivo os documentos produzido por um órgão, instituição, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Chama-se Fundo o conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência.

Um arquivo pode também possuir Coleções que são conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente, em torno de um tema ou assunto.

Veja quais Fundos e Coleções possuímos e observe as datas de seus documentos.

Leia a descrição completa do Fundo ou Coleção que irá pesquisar no Guia do Acervo.

Esta leitura ajudará a entender o contexto de produção dos documentos, o funcionamento do órgão que o gerou, qual sua relação com outros documentos ou outros órgãos produtores. O seu tema de pesquisa muito provavelmente poderá ser observado por perspectivas diferentes em documentos específicos de Fundos diferentes. Veja, por exemplo, a diversidade de Fundos que registram a relação do poder público com o tema da migração.

Se familiarize com nossos instrumentos de pesquisa e navegue pelo o que há disponível online.
Se tem um tema de pesquisa acadêmica, vai iniciar sua pós-graduação, precisa realizar uma pesquisa para um livro ou documentário, agende um atendimento e converse com nossa equipe.
Pode ser que você não encontre exatamente o que tinha imaginado inicialmente, mas encontre outros documentos e construa novas abordagens para sua pesquisa.

Venha fazer sua pesquisa tempo. Tenha paciência, determinação e vontade de investigar! A pesquisa pode demorar um pouco e os documentos relevantes podem estar em vários conjuntos diferentes.

Veja o que você pode levar para sala de consulta e as orientações sobre o manuseio de documentos.

Quando estiver consultando os documentos, tenha em mente as habilidades de pesquisa necessárias a uma boa investigação dos documentos:

• capacidade de considerar os documentos em seu contexto arquivístico;
• capacidade de construir significados a partir da leitura de materiais não sintetizados ou não redigidos;
• capacidade de considerar as circunstâncias da criação do documento (isto é, perguntar quem, o que, quando, por que, onde e como); e
• capacidade de analisar a forma e a natureza do documento, determinar se é um original, e em que versão, e compreender sua cadeia de custódia.

Venha disposto a se encantar pelo universo dos documentos de arquivos e suas potencialidades!

Todos os atendimentos presenciais são realizados mediante AGENDAMENTO.

A consulta ao acervo pode ser feita de segunda a sexta-feira, exceto feriados, das 9 às 17 horas.

O Arquivo Público do Estado está localizado na Rua Voluntários da Pátria, 596 - próximo à estação Portuguesa-Tietê do metrô.

Veja as especificidades de cada setor de consulta:

Acervo Textual Permanente - Fundos Públicos e Privados
O atendimento acontece no salão de consultas do Prédio Anexo, no 1º andar, mediante agendamento. 
Telefone: (11) 2868-4472
E-mail: consulta@arquivoestado.sp.gov.br

Acervo Iconográfico
O atendimento acontece no 3º andar do Bloco D, mediante agendamento.
Telefone: (11) 2868-4572
E-mail: iconografico@arquivoestado.sp.gov.br

Acervo Cartográfico
O atendimento acontece no 3º andar do Prédio Anexo, mediante agendamento.
Telefone: (11) 2868-4884
E-mail: cartografico@arquivoestado.sp.gov.br

Biblioteca e Hemeroteca
O atendimento acontece às quartas-feiras no salão de consultas do Prédio Anexo, no 1º andar, mediante agendamento.
Telefone: (11) 2868-4477
E-mail: biblioteca@arquivoestado.sp.gov.br

Sua colaboração é indispensável para a preservação de nosso acervo!

Observe com atenção as orientações sobre como utilizar as salas de consulta e como manusear os documentos:

O que posso levar:

• Não é permitida a entrada de bebidas, alimentos, balas ou gomas de mascar no Arquivo.
• Disponibilizamos filtros de água nos ambientes externos à sala de consulta.
• Oferecemos guarda-volumes com chaves ao lado da portaria, no piso térreo. Você precisará deixar no guarda volumes seus pertences (bolsas, mochilas, pastas, guarda-chuvas, embrulhos, valises e outros volumes).
• O Arquivo não se responsabiliza por malas de viagem e outros itens que fiquem fora dos nossos guarda-volumes devidamente trancados. Nossos guarda-volumes acomodam itens com tamanho máximo de 43 cm x 42 cm x 24 cm.
• Você poderá ter acesso à sala de consulta portando somente lápis ou lapiseira, folhas avulsas para anotações, celular (em modo silencioso) e equipamentos eletrônicos, como tablets e notebooks.
• Não é perimido o uso de canetas, objetos pontiagudos, borrachas, cadernos, livros, agendas ou revistas pessoais.

Como utilizar a sala de consulta:

• Mantenha o silêncio na sala de consulta por se tratar de ambiente de pesquisa.
• Verifique se o seu celular está no modo silencioso.
• Mantenha os níveis de som baixos quando usar fones de ouvido.
• Assegure-se de que seu laptop tenha o som desligado.
• Quando não houver restrição de acesso, é permitido ao consulente fotografar os documentos sem o uso de flash ou digitalizar o documento, mas não é permitida a utilização de scanner de mão (portátil). Certifique-se de que o som e o flash de sua câmera estão desligados.
• Utilize todos os EPIs recomendados. Além das luvas fornecidas pelo Arquivo(uso obrigatório), o pesquisador também poderá solicitar uma máscara, caso a documentação esteja deteriorada. É importante para sua saúde e para proteção do documento também!
• Sempre manuseie os documentos com cuidado. Se tiver dificuldades para manusear o documento, o pesquisador poderá solicitar o auxílio de um funcionário do salão de consultas.
• Há um limite de itens por pedido, que pode variar de acordo com o tipo de documento. Consulte o atendente para obter informação específica sobre o conjunto que você está pesquisando. Esta regra é indispensável ao controle e segurança do acervo.
• A retirada do próximo pedido será efetuada somente após a devolução do material anteriormente solicitado.
• Ao término da pesquisa, o material consultado deverá ser entregue no balcão pelo pesquisador.
• A retirada de material do acervo será feita até as 16h.
• Notifique os funcionários da área de consulta se encontrar qualquer irregularidade como, por exemplo, documentação aparentemente desordenada ou danificada.
• Documentos muito deteriorados podem estar disponíveis somente em microfilme ou em formato digital.

Manuseie com cuidado os documentos para que eles estejam disponíveis a quantos deles necessitem!

• Lave as mãos antes de começar a trabalhar e evite usar creme para as mãos
• Use os EPIs recomendados. Use luvas de algodão ao manusear fotografias e segure-as pelas bordas.
• Não umedeça os dedos para virar as páginas.
• Manuseie o mínimo possível o documento, use um marcador de papel para seguir o texto. Não apoie objetos ou o braço sobre eles.
• IMPORTANTE: Mantenha os documentos na ordem em que você recebeu!
• Não deixe objetos ou papeis nos documentos.

Se precisar, solicite o auxílio da equipe da sala de consulta.

Acervo Textual Público

O acervo textual público é constituído por fundos provenientes, principalmente, das secretarias de Estado, desde o período colonial, passando pelo Império e a República. Os fundos mais significativos, por sua importância histórica e pelo seu volume documental, são a Secretaria de Governo da Capitania (1721-1823), Secretaria de Governo da Província (1823-1892), Secretaria da Agricultura, Comércio e Obras Públicas (1892-1927), Secretaria do Interior (1892-1930), Secretaria da Justiça e Segurança Pública (1906-1934) e Secretaria da Educação e Saúde Pública (1932-1947). O Departamento Estadual de Ordem Política e Social (DEOPS-SP) é também um dos conjuntos documentais mais consultados e procurados do acervo, com a finalidade de pesquisa histórica e reparação de direitos.

A documentação do acervo textual público é composta por mais de 25 mil caixas de arquivo e 29 mil livros, que abrangem o período colonial até a década de 1990. Cumpre explicar que a documentação posterior a 1930 é bastante fragmentada, pois antes do Arquivo do Estado implementar uma política de gestão documental na década de 1980, cada secretaria e órgão de governo dispunham e eliminavam seus documentos de forma arbitrária, sem compromisso com a memória. Para saber mais sobre gestão documental, clique aqui. A consulta aos fundos do acervo textual público pode ser feita utilizando-se o Guia do Acervo e demais instrumentos de pesquisa ou navegando pelo acervo digitalizado.

Acervo Textual Privado

O acervo textual privado é constituído por diversos conjuntos documentais produzidos ou acumulados por pessoas ou entidades de caráter privado, recolhidos por meio de doações ou compras. Hoje, eles somam dezenas de fundos, que incluem documentos de ex-governadores paulistas, como Washington Luís, Altino Arantes, Júlio Prestes, Armando Sales de Oliveira, José Carlos de Macedo Soares e Ademar de Barros, além de diversas personalidades que participaram da vida política e cultural de São Paulo.

O acervo textual privado também abriga os acervos do Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo e da Maternidade de São Paulo, bem como de bancos, jornais e partidos políticos. Para maiores informações, veja o Guia do Acervo e demais instrumentos de pesquisa ou navegue pelo acervo digitalizado.

Acervo Iconográfico

O Acervo Iconográfico é constituído por aproximadamente 2,5 milhões de documentos, entre fotografias, negativos, diapositivos, contatos, filmes e ilustrações. Há negativos e diapositivos em vidro; negativos flexíveis em vários formatos e bases; ampliações em papel fotográfico contemporâneo e antigas ampliações que utilizam processos do século XIX, como papel albuminado. A maior parte dessas ampliações fotográficas é em preto-e-branco e foram produzidas durante o século XX. As ilustrações apresentam-se em papéis de qualidade e acabamento bastante diversificados.

Entre os principais fundos destacam-se as fotografias dos jornais Última Hora, Diários Associados, Movimento e Aqui São Paulo, além de coleções e álbuns do final do século XIX e início do século XX, como Guilherme Gaensly, Escola Normal e Vistas de São Paulo. No acervo também há documentos fotográficos gerados pelo poder executivo do estado de São Paulo, que compõem o fundo Secretaria de Governo.

Acervo Cartográfico

O Acervo Cartográfico reúne cerca de 30 mil documentos, entre mapas, plantas, croquis, esboços e cadernetas de campo produzidos entre os séculos XVI ao XIX. As peças cartográficas, que possuem grande diversidade de formato, tamanho, apresentação e estado de conservação, são oriundas de diversos órgãos: 2º Cartório de Notas, Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo (IHGSP), Instituto Geográfico e Cartográfico (IGC), além da coleção acumulada pelo próprio Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Arquivo Administrativo

O Centro de Arquivo Administrativo (CAA) recebe por transferência os documentos encerrados provenientes dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de São Paulo para arquivamento e cumprimento de prazos de guarda.

No CAA, os documentos aguardam os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade de documentos para serem eliminados, ou então, recolhidos para o Arquivo Permanente quando possuem valor histórico, informativo e probatório, onde serão disponibilizados para pesquisa pública.

Os órgãos e entidades estaduais podem solicitar o empréstimo desses documentos para vistas, para serem reativados ou, simplesmente, para consulta.

A consulta aos documentos custodiados pelo CAA está disponível aos órgãos e entidades produtores e, também, ao público em geral, observadas as restrições estabelecidas pela Lei de Acesso à Informações (lei federal nº 12.527/2011) em relação aos documentos classificados como sigilosos e com informações pessoais.

Biblioteca e Hemeroteca

O acervo da Biblioteca e Hemeroteca do APESP é composto por cerca meio milhão de itens, em sua maioria produzidos entre início do séc. XIX e primeira metade do séc. XX.

Somados, os fundos e coleções sob guarda da Biblioteca e Hemeroteca totalizam cerca de 100 mil publicações avulsas (livros, folhetos, teses e dissertações), e 400 mil exemplares de publicações periódicas, distribuídos em 10 mil títulos diferentes (jornais, revistas e boletins).

Entre estes conjuntos, merecem destaque: relatórios das companhias de estrada de ferro, de órgão públicos em diferentes níveis (Secretarias, Ministérios, Presidência), anais do Senado e Câmara dos Deputados, a hemeroteca do Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo, bibliotecas pessoais de ex-governadores, como é o caso de Washinton Luis e Júlio Prestes, além de publicações do próprio APESP.

No momento, este acervo passa por um processo de reorganização. O intuito é aprimorar rotinas técnicas envolvendo a identificação, o armazenamento e a conservação dos documentos sob nossa guarda, além de oferecer novas e melhores ferramentas de pesquisa.

Neste ano serão disponibilizados cerca de 600 mil registros para consulta, sendo mais de 14 mil já digitalizados, e em plataforma de busca integrada.

Consulte aqui nosso acervo digitalizado.