A SEADE - Fundação Sistema Estadual de Análise de Dados - aprovou
e publicou seu Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das
Atividades-Fim (TTD_Fim). A elaboração dos instrumentos de gestão começou em março
de 2020, no início da pandemia da Covid-19, seguiu com a publicação do Plano e
Tabela em abril deste ano e a homologação, em maio.
Todo o processo de trabalho utilizou o
Sistema de Elaboração de TTD-Fim, que incorpora toda a metodologia de
elaboração de instrumentos de gestão documental do APESP, contando sempre com a
parceria da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da Fundação
SEADE.
Sob orientação do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP (NATOS), a CADA pesquisou a legislação, estrutura e atribuições da entidade, além de realizar entrevistas com os produtores dos documentos das atividades-fim. Todas essas informações foram devidamente inseridas no Sistema TTD-Fim e analisadas pela equipe do NATOS.
Bruno
Pereira Cunha, Executivo Público do NATOS, acompanhou de perto todas as etapas
desse trabalho e aponta dois aspectos importantes. “Primeiro, o zelo e os
cuidados técnicos da Fundação com a coleta de dados brutos e insumos para a
realização das pesquisas e geração dos produtos, que são as estatísticas
socioeconômicas e demográficas do estado de São Paulo. Além disso, outro
aspecto relevante foi o aprofundamento das discussões relativas aos documentos
digitais, bases de dados e sistemas como documentos de arquivo e a necessidade
de sua avaliação”, informa o servidor.
Com
um importante apoio institucional e sob coordenação da CADA foi proposto e
cumprido um cronograma de trabalho que envolveu, de forma colaborativa, os
diversos setores das atividades finalísticas da Fundação SEADE. Isso aconteceu
apesar de todas as limitações impostas pelas medidas de combate à pandemia de COVID-19
entre 2020 e 2021. Neste período, foram
realizadas sete reuniões, sendo uma presencial e as demais on-line, para
identificar os documentos finalísticos da entidade.
“Por fim, ressalte-se a importância da elaboração e publicação desses instrumentos
de gestão documental como parte fundamental do acesso e da preservação de
informações estatísticas para fins de formulação, monitoramento e avaliação de
políticas públicas no Estado de São Paulo", complementa Bruno.
A
Fundação SEADE é hoje um centro de referência nacional na produção e
disseminação de análises e estatísticas socioeconômicas e demográficas,
realizando pesquisas diretas e levantamentos de informações produzidas por
outras fontes, compondo um amplo acervo, disponibilizado gratuitamente, que
permite a caracterização de diferentes aspectos da realidade socioeconômica do
estado, de suas regiões e municípios e de sua evolução histórica. Além disso, é
responsável por informações como o PIB paulista, expectativa de vida, população
do estado de São Paulo, entre outras.
