O eixo propõe discutir qual deve ser a arquitetura institucional necessária para que o Brasil transforme seus marcos legais arquivísticos em políticas públicas consistentes, contínuas e alinhadas às necessidades sociais e estatais. Embora o país possua legislação relevante — como a Constituição de 1988, a Lei nº 8.159/1991, a Lei de Acesso à Informação (2011) e a Lei Geral de Proteção de Dados (2018) —, a implementação efetiva desses dispositivos tem sido limitada.
 

A Lei nº 8.159/1991, que deveria orientar a organização dos arquivos públicos, a gestão de documentos e a proteção do patrimônio arquivístico, teve baixa difusão entre estados e, principalmente, municípios. Poucas unidades federativas criaram legislações próprias articuladas à lei, e nos municípios a ausência de normas e de instituições arquivísticas é quase total. Isso indica falta de diretrizes básicas para organização, preservação e acesso aos documentos públicos em grande parte do país.
 

Apesar de prever avanços importantes — como a criação do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e de uma Política Nacional de Arquivos — muitos desses elementos não se consolidaram na prática. Falhou-se em estabelecer coordenação nacional, mecanismos de cooperação federativa e capacidades institucionais que assegurassem continuidade, fiscalização e implementação das diretrizes.

O eixo propõe discutir como o Estado brasileiro pode estruturar instrumentos e arranjos institucionais que tornem a gestão de documentos um elemento estratégico da modernização administrativa, da proteção de direitos e da democracia informacional. A gestão de documentos é fundamental para a governança pública, pois garante continuidade administrativa, eficiência, economicidade, transparência e a proteção de direitos. Sem ela, a sociedade perde capacidade de exercer controle sobre a ação governamental, e tanto a memória institucional quanto a transparência ficam comprometidas.

Apesar de sua importância, a realidade brasileira revela fragilidades persistentes: acúmulo desordenado de documentos, falta de políticas consistentes, equipes insuficientes, práticas despadronizadas e baixa institucionalização da gestão documental, especialmente nos municípios. Essa situação afeta rotinas administrativas, prejudica serviços essenciais e dificulta a implementação plena de políticas de gestão documental.

A transformação digital agravou esses desafios. A produção massiva de documentos digitais, a multiplicidade de sistemas e a dependência de plataformas tecnológicas criam demandas ligadas à soberania informacional, segurança cibernética, confiabilidade das informações e preservação digital de longo prazo. Para enfrentar esse cenário, é necessário fortalecer a integração entre instituições arquivísticas e iniciativas de governança digital, promovendo parcerias e modernização tecnológica voltadas à melhoria dos serviços públicos.
 

Sem gestão documental desde a origem, a transparência prevista na Lei de Acesso à Informação e a proteção de dados estabelecida pela LGPD tornam-se inviáveis, já que documentos desorganizados não podem ser disponibilizados com agilidade, nem adequadamente preservados ou protegidos.

O eixo propõe refletir sobre a preservação arquivística como uma política de Estado essencial para a democracia, o desenvolvimento científico e a garantia de direitos. Preservar documentos — em qualquer suporte — não é apenas conservar o passado, mas assegurar continuidade administrativa, transparência, acesso à informação e capacidade de avaliar e aperfeiçoar políticas públicas.

O país, porém, enfrenta vulnerabilidades estruturais: infraestrutura desigual entre esferas de governo, falta de condições adequadas de armazenamento, ausência de políticas contínuas com recursos e equipes, e planejamento insuficiente. Esses problemas se agravam com as mudanças climáticas, que aumentam riscos de desastres e perdas de acervos.

No âmbito dos arquivos públicos, a preservação também depende do recolhimento regular dos documentos de valor permanente. Quando esses documentos permanecem nos órgãos produtores, sem condições adequadas, tornam-se suscetíveis a perdas e danos. O recolhimento é, portanto, parte essencial da preservação.

A preservação não se limita ao cuidado físico ou digital: exige tratamento técnico — arranjo, classificação, descrição e registros confiáveis sobre o contexto de produção. Sem isso, a preservação torna-se incompleta. Assim, preservação, gestão de documentos e administração de acervos permanentes são dimensões interdependentes, que requerem equipes qualificadas, metodologias consistentes e políticas institucionais claras.

Pensar preservação envolve políticas públicas robustas que incluam infraestrutura adequada, conservação preventiva, segurança da informação, preservação digital, tecnologias de monitoramento e sistemas de alerta. A preservação digital surge como um dos maiores desafios, dado o risco de perdas súbitas quando faltam políticas, sistemas, migrações e recursos permanentes.

Outra dimensão crítica é a prevenção e resposta a desastres: planos de emergência e contingência são raros, apesar de indispensáveis e cada vez mais urgentes. Além disso, políticas digitais — como governo aberto, interoperabilidade e inteligência artificial — devem incorporar requisitos arquivísticos desde a origem.
Por fim, a preservação demanda planejamento orçamentário, modelos de financiamento e cooperação entre instituições públicas, universidades e comunidades científicas. Integração com políticas de patrimônio cultural, ciência e tecnologia é fundamental para desenvolver soluções compartilhadas e responder à diversidade de contextos e riscos existentes no país.
 

Os arquivos — públicos, privados e comunitários — são essenciais para a cidadania, a democracia participativa e o direito à memória, verdade, justiça e reparação. Arquivos públicos integram a infraestrutura que garante o acesso à informação, possibilita transparência estatal e fortalece o controle social. Sem arquivos organizados e acessíveis, a Lei de Acesso à Informação não se efetiva e a democracia perde capacidade de prestação de contas.

Arquivos privados e comunitários, reconhecidos pelo Decreto nº 12.599/2025, ampliam a memória social ao registrar trajetórias, lutas e narrativas historicamente negligenciadas pelo Estado. Integrá los às políticas públicas significa reconhecer sua importância sem tutelá los.

No campo internacional, documentos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) reforçam que o acesso é um princípio central da arquivística. O Código de Ética (1996) destaca a obrigação de facilitar o acesso de forma imparcial e equilibrar transparência com proteção da privacidade. A Declaração Universal sobre os Arquivos (2010) reafirma que arquivos são fundamentais para a administração pública, proteção de direitos, memória coletiva e decisões informadas. Em 2012, o CIA adotou dez princípios internacionais que orientam o acesso, conciliando transparência com proteção de informações sensíveis.

O eixo enfatiza que a sociedade ainda vê arquivos como depósitos, e a conferência deve estimular sua aproximação com o público e evidenciar seu papel social. Políticas de acesso precisam considerar desigualdades regionais, inclusão, acessibilidade e letramento informacional, reconhecendo que arquivos são instituições de mediação, não apenas de guarda.

Também é essencial integrar arquivos a políticas de educação, cultura, direitos humanos e governo digital. A efetividade do acesso depende de recolhimento sistemático de documentos e de tratamento técnico adequado dos acervos; sem isso, políticas de transparência permanecem apenas no discurso. Arquivos relacionados a violações de direitos humanos precisam de proteção e apoio para garantir sua preservação e acesso.

Por fim, a promoção da cidadania exige capacidades institucionais, formação contínua, tecnologia, interoperabilidade e políticas de longo prazo que articulem arquivos públicos, privados e comunitários de forma integrada e sustentável.
 

O eixo destaca que nenhuma política arquivística pode se sustentar sem profissionais valorizados, condições de trabalho adequadas e uma base científica sólida. A consolidação de políticas de Estado no campo dos arquivos depende da qualificação profissional, de ambientes institucionais apropriados e de pesquisa aplicada capaz de orientar decisões técnicas e normativas.

O cenário brasileiro, porém, revela fragilidades persistentes. O trabalho em arquivos permanece precarizado mesmo após décadas de regulamentação profissional. Muitos trabalhadores exercem atividades arquivísticas sem atender aos requisitos legais, o que compromete a qualidade dos serviços e enfraquece o reconhecimento da Arquivologia como campo especializado. Na esfera pública federal, há déficit histórico de profissionais, agravado por terceirização e poucos concursos.

Nos estados e municípios, a desigualdade é ainda maior: faltam quadros técnicos, carreiras específicas e remuneração adequada. As condições de trabalho também são desiguais, frequentemente marcadas por ambientes inadequados e falta de equipamentos. A Lei nº 14.846/2024, ainda não regulamentada, reconhece essas vulnerabilidades ao propor proteção especial ao trabalho em arquivos, bibliotecas e museus.

Na formação universitária, persistem desigualdades regionais: alguns estados não possuem cursos de Arquivologia, e a ausência de programas de pós-graduação limita a produção científica e a formação docente. Ao mesmo tempo, as demandas contemporâneas — digitalização, interoperabilidade, inteligência artificial, governança de dados e segurança da informação — ampliam o descompasso entre currículos e necessidades profissionais. A articulação entre universidades, arquivos, setor tecnológico e órgãos governamentais é necessária para atualizar competências e preparar profissionais para ambientes digitais complexos.

A formação continuada também é insuficiente e desigual. Muitos trabalhadores exercem funções arquivísticas sem qualificação específica e sem oportunidades de capacitação. Falta uma política nacional de formação continuada integrada aos sistemas de arquivos. A pesquisa científica, embora crescente, sofre com falta de financiamento, escassez de dados e baixa articulação entre grupos, o que limita diagnósticos amplos sobre a realidade arquivística do país.

O eixo propõe que a conferência discuta a criação de uma estrutura nacional capaz de sustentar tecnicamente uma política arquivística de Estado, contemplando: formação superior de qualidade em todas as regiões; pesquisa científica aplicada e interdisciplinar; valorização e proteção do trabalho arquivístico; concursos públicos regulares; programas robustos de capacitação, especialmente voltados aos municípios; integração com o setor tecnológico para enfrentar desafios digitais; cooperação entre universidades e instituições arquivísticas; e a criação do Conselho Federal de Arquivologia.
 

O eixo discute o papel dos arquivos privados e comunitários na memória social brasileira e a necessidade de políticas públicas que reconheçam sua diversidade, autonomia e relevância. O Decreto nº 12.599/2025 diferencia arquivos privados — produzidos por pessoas físicas ou jurídicas — e arquivos comunitários — produzidos e geridos por coletividades para afirmar suas memórias e identidades. Entretanto, essa distinção não é consensual na comunidade arquivística, o que demanda debate ampliado.

Grande parte da documentação essencial para compreender a sociedade, a cultura, a economia, as lutas sociais e a história do país está em acervos privados e comunitários: empresas, ONGs, instituições culturais e de ensino, entidades religiosas, comunidades, famílias, partidos, sindicatos, movimentos sociais e coletivos de memória. Esses arquivos expressam a pluralidade social e produzem memórias independentes, mas também relacionadas ao Estado.

Uma Política Nacional de Arquivos deve ser capaz de incorporar essa complexidade, garantindo condições para que diversos atores possam produzir, preservar e dar acesso a documentos fundamentais para a sociedade. Embora a Lei de Arquivos de 1991 permita declarar arquivos privados de interesse público e social, esse instrumento tem se mostrado insuficiente e precisa ser revisto.

Revisar políticas para arquivos privados e comunitários implica aproximar Estado e sociedade civil, reconhecer demandas e experiências, fortalecer participação social e criar programas que promovam o direito à memória. O eixo propõe debater o lugar desses arquivos na ecologia documental do país, abordando necessidades como: diagnósticos e mapeamentos; parcerias e capacitações técnicas; aprimoramento de certificações e mecanismos de reconhecimento; acesso e preservação de longo prazo; instrumentos legais e financeiros; e articulação com políticas de educação, cultura, ciência e direitos humanos.

Apesar de recomendações já feitas na 1ª CNArq, ainda persistem lacunas legais e institucionais. Ao mesmo tempo, cresce a demanda social por valorização de memórias plurais, por visibilidade de acervos relacionados a violações de direitos e por reconhecimento das iniciativas comunitárias que preservam narrativas coletivas.