O Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, em sua Seção VII, artigo 31, define como documentos de guarda permanente, entre outros indicados por instrumentos de gestão:

(...) III - todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo, juntamente com a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da Secretaria de Estado da Saúde, realizou levantamento desses arquivos mais antigos no estado de São Paulo, nas unidades dessa Secretaria, e os resultados foram desalentadores. Constatou-se a permanência apenas residual de documentos produzidos e datados até o ano de 1940! Pequena quantidade e pouca variedade tipológica de documentos encontrados indicam que ao lado da histórica falta de arquivos e de políticas de preservação, parece concorrer na administração pública uma verdadeira máquina de fazer desaparecer documentos.

A questão que se coloca é: o que estamos fazendo de diferente na atualidade para que as futuras gerações sejam mais bem servidas de registros históricos sobre a saúde pública paulista e brasileira?

A política de preservação do Arquivo Público do Estado de São Paulo, juntamente com a Secretaria de Estado da Saúde, por meio de sua Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, ao promoverem sólida política de gestão documental no órgão, são a melhor resposta a essa questão.