GESTÃO DOCUMENTAL

PLANO E TABELA

Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos são os principais instrumentos da gestão documental. Eles garantem a racionalização administrativa, a agilidade e a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental do Governo do Estado de São Paulo.

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio foram elaborados e oficializados devido a necessidade urgente e recorrente dos órgãos da administração paulista em se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados em seus arquivos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional. Foram construídos em conjunto com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, instituídas nos órgãos e entidades, e oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004.

Para auxiliar na aplicação desses dois instrumentos, foi produzido o Manual de Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio que explica passo a passo em como classificar a documentação, bem como controlar seus prazos de guarda e encaminhar para a sua destinação (eliminação ou guarda permanente).

Já os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim são elaborados pelos próprios órgãos e entidades, com a orientação técnica do Arquivo Público do Estado que, para auxiliar no trabalho elaborou o Manual de Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Fim.

Atividades-fim: Quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão leva para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.

Os seguintes órgãos já tiveram seus Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de documentos das Atividades-Fim aprovados pelo Arquivo Público do Estado e oficializados pelos seus dirigentes:

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos anterior a oficialização do Decreto nº 48.897/2004 e do Decreto nº 48.898/2004:

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