GESTÃO DOCUMENTAL

SISTEMA DE ARQUIVOS

O que é o SAESP

Instituído em 19 de outubro de 1984, por meio do Decreto nº 22.789, o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP representa o conjunto de arquivos e protocolos dos órgãos e entidades da Administração Estadual, funcionando de forma integrada, de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns. O órgão central do Sistema. é o Arquivo Público do Estado, por meio de seu Departamento de Gestão do SAESP; osórgãos setoriais são as unidades técnicas de arquivo e protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Estadual. Poderão também integrar o SAESP - por meio de convênios ou termo de cooperação técnica - os municípios paulistas, Ministério Público, Defensoria Pública e Procuradoria Geral do Estado, bem como o Legislativo e Judiciário do Estado.

Sistema de Arquivos

O SAESP tem como objetivos principais:

I - assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade;
II - harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação;
III - facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as necessidades da comunidade.


Gestão do SAESP

O Departamento de Gestão do SAESP é responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental em toda a Administração Estadual Paulista. É sua responsabilidade coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP e definir as diretrizes, as normas e os procedimentos que assegurem a gestão, o acesso e a preservação de documentos públicos e privados, convencionais ou digitais, que encerram valor probatório e informativo relevante.

Para exercer em plenitude suas atribuições legais, o Departamento mantém interlocução permanente com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA , visando à integração e aprimoramento contínuo das atividades de arquivos e protocolos e à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.

Ainda, nesse sentido, cabe ao Departamento analisar e recomendar a autorização para se proceder à eliminação de documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente.

Nesse contexto, merece destaque a parceria com o Ministério Público Estadual, visando o desenvolvimento de ações conjuntas que assegurem a gestão, o acesso pleno e a preservação do patrimônio arquivístico público do Estado de São Paulo, bem como a integração do Ministério Público ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP. A parceria com o MP, por suas características inovadoras, tem se tornado uma referência para as demais instituições arquivísticas do país.

O Departamento é responsável também pelo programa permanente de assistência aos municípios paulistas visando à criação de arquivos públicos municipais e à implementação de políticas municipais de gestão, acesso e preservação de documentos.

A gestão técnica e sistêmica da documentação do Governo do Estado de São Paulo é condição indispensável para o pleno acesso às informações públicas, por esse motivo a atuação do Departamento constituiu-se em serviço essencial para o controle e transparência da administração pública estadual, bem como para a garantia de direitos individuais e coletivos e o exercício pleno da cidadania.

Material de Apoio

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