GESTÃO DOCUMENTAL

GESTÃO DOCUMENTAL

A Lei federal 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece que a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Atendendo a esse disposto legal, no Estado de São Paulo, cabe à Unidade do ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO, a atribuição de formular e implementar a política estadual de arquivos, gestão documental e acesso aos documentos públicos estaduais.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Estado.

A gestão documental é um dever dos órgãos da Administração Pública Estadual, servindo como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. Para tanto, a gestão documental lança mão de três instrumentos fundamentais denominados Planos de Classificação (PC), Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e o SPdoc - Sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações.

Benefícios da Gestão Documental:
  • Simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos;
  • Eliminação criteriosa dos documentos desprovidos de valor que justifiquem sua guarda;
  • Garantia de acesso às informações e documentos públicos;
  • Agilidade no processo de tomada de decisões;
  • Maior qualidade e produtividade ao serviço público;
  • Preservação do patrimônio documental do Governo do Estado de São Paulo;
  • Transparência das ações administrativas;
  • Eficiência no planejamento, execução, controle e avaliação das ações governamentais.