O Prata da Casa desta edição destaca o Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca (NBH) do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), um tesouro que há muito vive à sombra do gigante Arquivo. Esse espaço sempre esteve passivamente aberto ao público, mas, muito brevemente, se mostrará ativamente ao mundo, pois há um contínuo trabalho técnico que ali vem sendo desenvolvido, desde 2015, potencializado pela implementação de plataforma on line que dará ampla publicidade ao acervo.

Dirigido pelas competentes profissionais Rita de Cássia Higa do Nascimento e, em seguida, por Dulcineia Dilva Jacomini, desde 2015 o Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca passou por profundas transformações que visaram tirá-lo do ostracismo. Atualmente, desde março deste ano, o NBH está sob a batuta de Carlos Henrique Meditieri Menegozo que partilha os trabalhos com mais 12 apaixonados colaboradores nesse complexo ofício e requer especializados conhecimentos da biblioteconomia, da arquivologia, da tecnologia da informação e de outras áreas que com elas fazem interface.

Não obstante estar submetido ao estatuto de Núcleo, o NBH tem todo o porte de Centro (hierarquicamente superior ao Núcleo) e, curiosamente, diferentemente dos demais Centros do APESP custodiadores de acervos, o Núcleo está vinculado ao Centro de Difusão(!), cabendo indagações sobre essa opção dos gestores que conceberam o organograma do APESP em tempos anteriores.

Na sequência da entrevista com Menegozzo, vejam o tratamento que está sendo realizado com o Fundo Washington Luís no Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca.

Organograma indicativo de vínculo institucional

Conte-nos um pouco sobre a história do NBH. Quando e com que perfil surge a Biblioteca do APESP?*[*]

Podemos afirmar que aquilo que hoje conhecemos como Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca (NBH) surgiu praticamente junto com o Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), ainda no final do século XIX, embora sob outra denominação. Desde então, o órgão passou por diferentes fases, as quais tiveram impacto na composição de seu acervo, quando foram priorizadas ora a incorporação de publicações oficiais do estado, ora publicações técnicas de apoio ao pesquisador e às equipes do APESP, ora acervos bibliográficos privados. Mas, a história da biblioteca do APESP ainda está para ser contada, e, para isso, dispomos de uma série de fontes, desde publicações até o próprio arquivo administrativo do APESP. Conhecer melhor essa história é crucial para compreendermos o processo de formação de nosso acervo, o que nos ajudaria a melhor estruturar a documentação. Além disso, representaria um novo e belo capítulo de um campo da Arquivologia que remete à história arquivística, ainda carente de contribuições no Brasil.

Equipe do Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca do APESP

De que maneira se organiza a equipe do NBH? Quais são as principais rotinas desenvolvidas por vocês?

A equipe é composta por 13 colaboradores, dentre estagiários, servidores concursados e funcionários em cargos comissionados. Todos com um elevado grau de comprometimento e apaixonados pelo trabalho e pelos usuários dos nossos serviços. Destes, 4 possuem graduação ou formação técnica em Biblioteconomia. Em termos bem gerais, dividimo-nos em quatro frentes de trabalho. A equipe de atendimento ao público é responsável por recepcionar o consulente, realizar seu cadastro, encaminhar demandas relativas ao acervo, tais como, por exemplo, os pedidos de digitalização, e por recepcionar grupos em visita técnica. Temos também uma equipe de monitoramento e conservação preventiva, responsável por acompanhar as condições climáticas de nossos depósitos; avaliar e controlar os riscos de infestação do acervo, sobretudo por fungos; além de realizar a higienização e acondicionamento do material. Há, ainda, uma equipe de tratamento bibliográfico e arquivístico, que se concentra em procedimentos de classificação e descrição do acervo. E, por fim, um grupo mais reduzido responsável por reunir dados eletrônicos, novos ou legados de sistemas anteriores, e por remodelar esses dados visando sua migração para novos sistemas de bancos de dados.

Exponha alguns dados reveladores da dimensão desse Núcleo

O acervo do NBH encontra-se ainda em fase de tratamento, o que dificulta uma quantificação precisa. Mas, com base no catálogo já existente, é possível fazer projeções. Nossa estimativa mais recente sugere que o acervo seja composto por algo em torno de 800 mil itens documentais, distribuídos em 40 diferentes acervos, incluindo fundos e coleções de origem pública e privada, além de coleções constituídas por iniciativa da própria Biblioteca. A tendência é de crescimento, considerando o número de doações e recolhimentos atualmente em curso. Em termos de espécies documentais, merecem destaque os jornais e revistas que totalizam, pelo menos, 460 mil exemplares, distribuídos em cerca de 10 mil títulos. A isto se somam cerca de 66 mil publicações não periódicas (livros e relatórios, entre outros materiais), mais de 9 mil teses e dissertações, algo em torno de 3 mil rolos de microfilmes e 34 mil arquivos eletrônicos. Há um grande desnível em termos de tratamento técnico: estimamos que mais de 70% do total de jornais e revistas do acervo estejam catalogados. Inversamente, 70% ou mais é a proporção do restante do acervo que falta catalogar. Por isso, o nosso esforço está mais voltado hoje ao tratamento de publicações avulsas, enquanto o catálogo eletrônico de jornais e revistas vai sendo paralelamente preparado para importação em nossa nova base de dados. Para se ter uma ideia das dimensões desse processo, o NBH processou no último ano algo em torno de 50 milhões de dados eletrônicos (células de planilhas) e os dados produzidos na migração de jornais e revistas para a nova plataforma representam, sozinhos, cerca 70% desse volume (35 milhões de dados eletrônicos).

É possível definir um perfil temático desta Biblioteca a partir do que se conhece do acúmulo histórico do seu acervo?

A Biblioteca do APESP assumiu diferentes atribuições, o que se refletiu em uma política de coleção que variou ao longo do tempo. Apesar disso, o acervo sob a nossa guarda revela alguns fios condutores. Um primeiro eixo remete ao tema da história administrativa, sobretudo do estado de São Paulo, e isso em decorrência do recolhimento de publicações oficiais do governo estadual, que consta como uma de nossas mais importantes atribuições. Merece destaque, nesse sentido, um amplo conjunto de relatórios de órgãos públicos, publicados em diferentes estados e em níveis de governo (sobretudo estadual e federal), concentrados entre o início do século XIX e meados do século XX. Um segundo eixo diz respeito à história econômica, tratada em expressivo conjunto de publicações oficiais do estado (tanto da administração direta quanto indireta), publicações de outros níveis e esferas de governo (municipal e federal, inclusive), e também em documentação de empresas. Exemplo maior disso é a documentação relativa ao setor de transportes: inclui mais de 600 obras, publicadas nos séculos XIX e XX, dentre as quais predominam relatórios administrativos, técnicos e estatísticos produzidos por diferentes companhias de estradas de ferro. Um terceiro grande eixo remete à história da imprensa, com ênfase nos séculos XIX e XX, na imprensa brasileira (embora publicações estrangeiras existam em grande volume) e, mais ainda, na história da imprensa paulista. Temos desde coleções, algumas quase completas, de inúmeros órgãos da grande imprensa de São Paulo, até títulos de periódicos raros, como é o caso de A Redempção, jornal abolicionista cuja restauração pelo APESP lhe valeu reconhecimento pelo Projeto Memória do Mundo, da UNESCO. Um quarto e último eixo, dentre os mais importantes, diz respeito a publicações de arquivos, museus e bibliotecas, com destaque para manuais técnicos e instrumentos de pesquisa, compondo um acervo com mais de 800 itens, publicados no Brasil e no exterior. Para além desses eixos, mais definidos, nossa política prevê também o recebimento de bibliotecas completas – tanto de órgãos do estado, quanto de origem privada, com especial destaque às bibliotecas de ex-governadores – e isso diversifica relativamente nosso acervo em múltiplas direções.

Quais as especificidades de uma biblioteca de Arquivo e, especialmente, desta do APESP? Como ela se distingue das bibliotecas convencionais?

Nas bibliotecas convencionais predomina, em primeiro lugar, um tipo de acervo que denominamos “coleção”. As coleções são conjuntos de obras sem vínculo orgânico, quer dizer, são obras que não estão relacionadas entre si em função de pertencerem a uma mesma pessoa ou instituição, como ocorre com os fundos, mas são reunidas por iniciativa das próprias bibliotecas e em torno de outras afinidades, geralmente o assunto. Por essa razão, em bibliotecas convencionais prevalece obviamente o tratamento bibliográfico do acervo, o que implica dar mais destaque ao valor informativo das obras (seu conteúdo) do que ao seu valor probatório (ou contexto), como ocorre em arquivos.Quais as especificidades de uma biblioteca de Arquivo e, especialmente, desta do APESP? Como ela se distingue das bibliotecas convencionais?

No APESP, a situação se inverte: aquilo que em bibliotecas convencionais se apresenta como caso excepcional, uma “coleção especial”, na Biblioteca do APESP é regra. A biblioteca, enquanto núcleo dedicado ao tratamento de itens bibliográficos, é apenas um dentre outros setores que colaboram para o processamento integrado dos fundos e coleções sob a guarda de todo o APESP. Isso significa que, embora possuam valor informativo a exigir tratamento bibliográfico, muitas das obras sob nossa guarda encontram-se organicamente relacionadas a outros materiais, o que exige tratamento arquivístico, além de bibliográfico, notadamente classificação e descrição arquivísticas. Além dessas especificidades, nos distinguimos também por não realizar empréstimos, o que se deve às características únicas de muitos dos itens sob nossa guarda. Por outro lado, e apesar dessa nossa condição pouco convencional, desempenhamos uma função de instituição depositária, quer dizer, temos por atribuição fundamental receber as publicações oficiais produzidas por órgãos da administração direta e indireta do estado de São Paulo. Talvez essa característica seja a que mais nos aproxima de outras bibliotecas consideradas convencionais.

Essa condição pouco usual do acervo do NBH implica em discutir a relação entre o acervo bibliográfico e os arquivos de guarda permanente do APESP

Existe uma política de recolhimento ou de aquisições que oriente atualmente o desenvolvimento do acervo? De outro lado, você acha possível ou necessária uma política de desbaste do acervo já acumulado?

Sim, essa política para o desenvolvimento do acervo existe. São diretrizes aplicadas a recolhimento, doações e aquisições, de modo geral derivadas dos eixos a que me referi antes. No momento, esta política vem sendo rediscutida, não apenas para detalhamento, mas ampliação, visando abranger também o acervo já acumulado. E aqui entra a questão do “desbaste”. O trabalho de avaliação e descarte (ou eliminação) de documentos de arquivo já é realizado pelo APESP. O procedimento não é nada simples. E quando se trata de aplicá-lo ao acervo bibliográfico, novos desafios aparecem. Itens bibliográficos, pelo tratamento editorial que recebem, circulam amplamente e acabam integrando fundos de vários órgãos da administração estadual, geralmente na forma de bibliotecas técnicas. Tais bibliotecas, uma vez que estão relacionadas organicamente ao restante da documentação, adquirem condição de arquivo – transformam-se em “coleções orgânicas”. A princípio, portanto, estão sujeitas a recolhimento e guarda permanente. Todavia, seguindo esta lógica, acumularíamos um grande número de itens duplicados, cada um pertencente a uma biblioteca diferente. Em termos conceituais, o problema é o seguinte: a presença de documento bibliográfico em fundo arquivístico prova o interesse ou uso daquele documento por uma pessoa ou instituição (o documento possui, portanto, valor de prova e adquire condição arquivística); por outro lado, em função do tratamento editorial que recebe, o documento bibliográfico possui também um valor informativo e unitário, isto é, seu conteúdo se encerra, até certo ponto, nele mesmo, e todos os seus exemplares serão, a princípio, idênticos. Diante disso, surgem questões: devemos preservar todas as cópias, em diferentes fundos, e em benefício do valor de prova? Ou descartamos as cópias em benefício do valor informativo, já satisfeito com um único exemplar? Caminhamos no APESP para uma solução intermediária: manter em base de dados a indicação da existência de todos os itens bibliográficos (duplicando, portanto, os registros em vários fundos), mas preservando apenas o exemplar em melhores condições – com exceção dos casos em que os itens bibliográficos tenham se tornado “únicos” em função de dedicatórias, anotações manuscritas relevantes e outros casos mais.

Quais os maiores desafios encontrados ao assumir a direção do NBH?

Um fato comum em bibliotecas e arquivos é a incompreensão das direções com relação ao trabalho técnico. Outro fato relativamente comum é nos depararmos com equipes pouco engajadas. E isso tudo traz à tona uma série de problemas que apenas prejudicam o trabalho. Nada disso ocorre no APESP. Ao contrário: é enorme e decisivo o apoio que recebemos de nossos diretores – Flávio Ricci, no Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa (CDAP) e Camila Brandi, no Departamento de Preservação e Difusão do Acervo (DPDA) – e de nosso coordenador geral, Fernando Padula; assim como é enorme o comprometimento e engajamento de nossa equipe técnica; além do apoio de colegas de outros setores. Isso permite direcionar nosso esforço a desafios que apontam para a melhoria do ritmo e da qualidade de nossos serviços. Dito isso, entre os desafios principais eu elencaria os seguintes: 1) estamos buscando e introduzindo novas tecnologias em nossas rotinas; 2) isso, por sua vez, implica revisão dos nossos processos internos de capacitação; 3) a aplicação dessas novas tecnologias é crucial para o desafio de acelerarmos o processamento técnico, de modo a alcançar o volume e o ritmo de crescimento do acervo, compensando, ao mesmo tempo, a perda de resultados obtidos no passado, provocada pela sucessão de transições tecnológicas que vivemos nas últimas décadas; 4) isso tudo culmina no desafio de reorganizar a nossa equipe, até mesmo em termos espaciais. Temos um longo caminho pela frente. Mas, as experiências e resultados que acumulamos no último ano sugerem que estamos na direção correta.

A ausência de um sistema eletrônico parece ter ofuscado a consulta e a difusão do acervo da biblioteca. Sabemos que hoje essa situação está bem diferente. Fale-nos um pouco a esse respeito dos sistemas eletrônicos que têm sido instalados e utilizados pela biblioteca.

Tratamento intensivo no Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca (NBH) do APESP

O acervo do advogado e político Dr. Washington Luís Pereira de Souza foi doado ao APESP em meados da década de 1990. Estima-se em cerca de 7 mil volumes o acervo bibliográfico tratado e guardado no Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca do APESP.

Neste ano, o NBH iniciou o processo de higienização e tratamento de remoção de fungos, esporos e sujidades, bem como reparos restauradores do papel.

O tratamento técnico estão sendo desenvolvido por Valdegraça Cunha de Melo, Wilson Viríssimo da Silva e Daniela Araújo Rafael, sob a chefia do diretor Carlos Menegozzo.