Introdução

Em agosto de 2017 foi constituído um Grupo de Trabalho no Governo do Estado de São Paulo composto por representantes de diversos órgãos, visando à implantação de uma solução tecnológica corporativa que resulte em economia de recursos com papel, postagem, transporte e equipamentos, aumente a celeridade na produção de documentos, reduza o tempo de tramitação, e garanta a gestão e preservação de documentos digitais em longo prazo.

O grupo avaliou e optou, em novembro do mesmo ano, pelo “Módulo de Gestão de Documentos“ do “Sistema Integrado de Gestão Administrativa” (SIGA-doc) para ser adotado pelo Poder Executivo Paulista como solução para a produção, tramitação e destinação de seus documentos digitais, com o objetivo de substituir, gradualmente, a produção em papel.

Em dezembro foram selecionados 8 (oito) documentos referentes a três diferentes secretarias, sendo um deles para realização de prova de conceito (PoC) e os demais para realização de testes piloto. O documento selecionado para a PoC foi indicado pela Secretaria de Planejamento e Gestão (SPG), resultante das atividades de Acompanhamento Legislativo na secretaria.

Em 4 de janeiro 2018, a Portaria UAPESP nº1 instituiu temporariamente na Unidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo um grupo de servidores (GT APESP) com o objetivo de promover estudos necessários, sob o ponto de vista da Gestão de Documentos, visando a realização da prova de conceito e dos pilotos no ambiente SIGA-doc.

O documento escolhido pela SPG, referente às suas atividades legislativas, foi identificado e analisado pela equipe do arquivo, com base nos exemplos de documentos e informações a respeito do fluxo do processo, concedidos pelos técnicos da SPG que atuam no mesmo. Em tempo, os testes com o documento de acompanhamento legislativo estão em andamento e têm previsão de finalização na segunda quinzena de março.

O Sistema e a aderência ao negócio

O SIGA-doc foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF-2). É uma solução gratuita licenciada como software livre, cujo desenvolvimento observou os principais princípios arquivísticos. Dada sua característica de software livre, com poucas restrições à mudança de seu código e sem a necessidade de se obter autorização do desenvolvedor para utilização, o Estado São Paulo teve condições de realizar alterações ou evoluções no sistema para adequá-lo à realidade estadual.

O acesso ao código fonte e à documentação do sistema é realizado na página do projeto SIGA do GitHub, o que permitiu à equipe de técnicos da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (PRODESP) analisá-lo quanto aos aspectos de qualidade do código fonte, à sua robustez e à sua escalabilidade.

Nos testes realizados em 2017, o sistema se mostrou uma opção compatível com as necessidades do Governo; e a equipe técnica do TRF-2, receptiva e disponível desde o momento em que as análises começaram, contribuiu valiosamente para o esclarecimento de dúvidas de ordem técnica. Diante desse cenário, há condições objetivas para o sucesso dos pilotos e da expansão do projeto para a solução coorporativa do Governo.

De forma geral, o SIGA-doc demonstrou adesão aos requisitos de negócio, estando capacitado para manter a relação orgânica entre os documentos e assegurar a sua confiabilidade e a sua autenticidade. O sistema se alinha ao arcabouço jurídico e normativo nacional e estadual, atendendo majoritariamente aos requisitos do e-ARQ Brasil. Além disso, prevê a eliminação criteriosa dos documentos, evitando despesas demasiadas com o armazenamento de lixo eletrônico.

O Gerenciamento do projeto

Com a definição de escopo documentada na estrutura analítica do projeto (EAP) realizada em conjunto entre as equipes do Arquivo Público, da PRODESP e da CTIC, foram definidos os responsáveis pelas macro entregas e seus prazos finais.

Durante o mês de janeiro de 2018, sob as orientações do TRF-2, a equipe do Arquivo aprendeu como produzir os modelos, conjuntos de configurações que precisam ser projetadas como forma de modelar os documentos para que possam ser apresentados no SIGA-doc. Os modelos configuram-se como a principal entrega do projeto.

Nesse período em especial contou-se com a contribuição do TRF-2, tanto nos aspectos tecnológicos ligados à instalação e configuração do sistema, quanto às questões de negócio e das diferentes formas de conceber os documentos digitais a partir da análise de suas atuais versões físicas. Ao compartilharmos a experiência do TRF-2, foi possível a definição do processo de trabalho para construção eficiente de modelos, que mais consomem esforços dentre as atividades sob a responsabilidade da equipe do Arquivo.

O processo definido possui quatro principais etapas, a saber: a) levantamento do fluxo de trabalho diretamente ligado à produção do documento, que inclui o entendimento de como o documento é produzido e a coleta de exemplos; b) análise do conteúdo dos documentos coletados como exemplos, considerando as informações levantadas sobre a produção e trâmite; c) modelagem das partes que compõem o documento para ser produzido no sistema; d) teste e validação do resultado obtido, isto é, da versão digital do documento que antes era produzido fisicamente. Estas etapas foram chamadas de descoberta, análise, modelagem, e teste e validação, respectivamente (Ver anexo I – Processo de transformação de documento físico em digital).

A equipe do Arquivo pautou-se pela utilização de ferramentas inspiradas nos métodos ágeis de gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software, como por exemplo, o quadro kanban, que tem sido utilizado para controlar suas atividades no projeto. Neste são registradas as tarefas do escopo oficial, as tarefas de correção de problemas com o software ou necessidades de adaptação, as tarefas não rotineiras do gerenciamento do projeto e as tarefas que naturalmente surgem como escopo extra, geralmente resultado de reuniões com os participantes dos testes.

Como resultado, o trabalho organizado em ferramentas de gestão visual trouxe maior efetividade para a gestão do projeto, notadamente em práticas como as reuniões periódicas curtas, realizadas no intuito de manter constantemente atualizada a visão do projeto, obter feedback em ciclos mais curtos, e de investigar a causa raiz de obstáculos que porventura estavam limitando o desempenho das equipes.

Além de usar o kanban, todos os dias pela manhã acontecem reuniões breves para falar sobre o que foi feito no dia anterior, o que não pôde ser concluído, o que ainda precisa ser feito para a semana e se algo ainda está dificultando a conclusão de tarefas. Especialmente, na segunda-feira, a reunião tem como foco olhar, em conjunto, para o cronograma geral e quadros kanban, tendo como objetivo refletir sobre o que é prioridade e como estão os prazos de entrega. Como conclusão, distribui-se tarefas entre os responsáveis para iniciar a semana. Na sexta-feira ocorre a reunião de status, quando são relatadas as atividades concluídas na semana e as dificuldades que tenham sido vivenciadas.

Com as ferramentas descritas e mantidas em pleno funcionamento, as reuniões periódicas acontecendo regularmente, para cumprir o propósito de repensar constantemente a forma de trabalhar, o gerenciamento do projeto se tornou participativo e mais eficiente.

Perspectiva de próximas ações

O Governo do Estado de São Paulo deve iniciar a suas comunidades de negócios, de assuntos técnicos e de boas práticas, abertas à participação de todas as instituições que utilizem o SIGA-doc. Com as comunidades, espera-se garantir o uso adequado e padronizado do sistema por toda a Administração, além da melhoria contínua e atualizações em parceria com o TRF-2.

Um comitê específico deverá ser constituído para atuar em conjunto com os órgãos na compreensão da produção dos documentos e sua transposição ao universo digital, nas ações estratégicas de capacitação em larga escala, na divulgação do sistema e sensibilização de gestores sobre o assunto. Além disso, responsabilizar-se pela governança do SIGA-doc dentre os órgãos e entidades que o utilizarão, prestando apoio técnico na implantação e expansão e auxiliando os usuários com dúvidas de operação.

A participação do Arquivo Público do Estado no comitê é direta, considerando sua competência específica de regular, no âmbito estadual, os aspectos ligados à gestão de documentos, sejam físicos ou digitais, por meio de políticas específicas.

Ao Governo do Estado é imperioso projetar, implementar e manter em funcionamento um repositório digital confiável para seus documentos digitais (RDC-Arq), tendo como garantia a preservação daqueles cuja destinação é a guarda permanente. Viabilizar meios de garantir os direitos dos cidadãos, a proteção aos interesses do Estado e a preservação da memória técnica e administrativa das instituições governamentais, é tão importante quanto viabilizar a própria produção e gerenciamento dos documentos.