Artigo
DE INTERESSE PÚBLICO: POLÍTICA DE AQUISIÇÃO DE ACERVOS COMO INSTRUMENTO DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Sonia Troitiño (CEDEM/UNESP)

Resumo:

Este artigo discute a importância do estabelecimento e implementação de políticas de aquisição de acervo em instituições de custódia de documentos, especialmente as voltadas para a preservação de arquivos e coleções de origem privada. É um trabalho realizado com base no estudo de caso do Centro de Documentação e Memória da Unesp – CEDEM; porém, a reflexão aqui posta abrange outras instituições com perfil similar.

Palavras-chave: Política de Acervo. Incorporação de Documentos. CEDEM.

Abstract:
This article discusses the importance of the establishment and implementation of acquisition policy of collection in institutions of records custody, especially to the preservation of archives and collections of private origin. It is a work based on the case study of the Centro de Documentação e Memória da Unesp - CEDEM; however, the reflection includes other institutions with similar profile.

Keywords: Acquisition Policy. Collecting Archives. CEDEM.

Introdução

A discussão trazida neste artigo procura refletir sobre a definição de políticas em arquivos e o estabelecimento de protocolos de trabalho, de modo a racionalizar os procedimentos adotados para a incorporação e disponibilização de documentação de interesse público. Diante da principal questão a ser tratada – sistema de entrada de documentos em instituições de custódia de documentos de valor histórico –, o foco do debate volta-se para a identificação e avaliação de documentos provenientes de origens diversas, não relacionados com os registros relativos à cadeia administrativa da própria instituição de guarda.

Como é possível identificar um arquivo de origem privada como de interesse público é uma pergunta que se impõe. Em busca de respostas, importa entender quais os fatores referenciais utilizados para a identificação de tais valores, assim como os rigores técnicos que devem ser abordados a fim de estipular as metodologias envolvidas no processo de reconhecimento de documentos.

Sem dúvida, nesse cenário, o entendimento sobre o estabelecimento de uma política específica para a ampliação do acervo institucional permite compreender demandas contemporâneas. É de conhecimento público o apelo da sociedade pela a preservação da história e memória, com as quais se identificam. Desse modo, essa discussão será conduzida a partir do estudo de caso feito sobre a política de acervo adotada pelo Centro de Documentação e Memória da UNESP, o CEDEM.

Políticas em Arquivos

Maria de Lourdes Ferreira (2005) identifica a existência de uma estreita relação entre os temas tratados pelas políticas públicas e os relacionados aos direitos humanos, destacando a atuação do Estado no desenvolvimento e implementação de políticas públicas – podendo ser consideradas como respostas do poder público aos direitos coletivos da população, mesmo que para sua execução estejam envolvidos agentes privados. Para a autora, a ênfase do papel do Estado na formulação e execução de políticas públicas se faz presente em ações públicas e atividades privadas voltadas para a realização de objetivos socialmente relevantes.

Com entendimento similar, Renato Tarcisio Barbosa de Sousa (2006) defende que os objetivos de uma política pública de arquivo devem ser pautados no direito do cidadão à informação, no apoio administrativo, na proteção da memória e no desenvolvimento científico.

Na tentativa de precisar o que se admite por política arquivística, o arquivista argentino Manuel Vasquez Murillo (2015, p. 94-95) esclarece que a política arquivística é aquela que formula objetivos e propõe meios apropriados para servir aos direitos e necessidades da sociedade; às instituições produtoras/acumuladoras de documentos; aos interesses individuais ou institucionais, assim como aos pesquisadores. Ainda destaca que a adoção de uma política arquivística não é uma prerrogativa exclusiva do Estado, sendo igualmente passível de ser formulada por entidades de qualquer natureza ou origem. Dessa mesma forma, não constitui regra imutável, mas antes uma ferramenta adaptável as contingências e necessidades do momento.

Nos arquivos, a política pode atingir diversos âmbitos de sua atuação. Desse modo, é aconselhável que as instituições de resguardo do patrimônio documental fundamentem suas ações em políticas por elas estabelecidas, tais como as relativas a conservação, segurança, formação de acervo, acesso ou qualquer outra que oriente protocolos de trabalho.

Nesse sentido, a importância na definição de uma política de formação de acervo reside no fato de além de definir a natureza e linhas de acervo que serão abrigados, versar sobre os critérios que deverão orientar as atividades de avaliação, seleção, aquisição, preservação, assim como as condições de descarte de acervo, quando necessário.

Existem diversas formas possíveis para a captação de documentos imbuídos de valores históricos, sociais, culturais, científicos ou de qualquer outro parâmetro de referência. De tal modo que para a formalização da entrada de documentos em uma instituição de guarda, há diferentes processos de regularização da situação jurídica do corpus documental a ser incorporado. Entre as formas mais conhecidas estão as doações e compras de documentos, como exemplos de entradas de documentos por via extraordinária, e as transferências e recolhimento como os meios possíveis da entrada de documentos pela via ordinária.

O sistema ordinário de entrada de documentos caracteriza-se por ser um tipo de transferência de documentos que se produz no seio do sistema arquivístico, sem interferências externas (CRUZ MUNDET, 2015). Consequentemente, está inseparavelmente vinculado à gestão documental, sendo regrado pelo próprio sistema que estabelece seus instrumentos de controle de produção, uso e destinação de documentos. Assim, as transferências e recolhimentos por via ordinária são consolidados através de termos próprios, conforme os procedimentos formais da gestão documental e decorrem do estudo do ciclo de vida dos documentos em uma unidade administrativa.

Em contrapartida, o sistema extraordinário de entrada de documentos diz respeito a incorporação de documentos não oriundos da administração que os recebe, mas que complementam o acervo através de seus valores e diálogo estabelecido com os conjuntos de documentos já custodiados, despertando o interesse tanto de usuários internos, quanto dos usuários externos. Fazendo menção aos exemplos dado anteriormente, no caso das compras de acervo, o instrumento legal correspondente a regularização da propriedade é o contrato. Já para a formalização de doações são feitas cartas, termos ou instrumentos particulares/públicos, dependendo do grau de solenidade investido.

CEDEM e sua Política de Acervo

O CEDEM foi concebido como lugar de memória e investido da responsabilidade pelo adequado exercício da proteção documental a partir do interesse acadêmico e social despertado. Surge em 1987 com a proposta de recuperar e preservar registros sobre a UNESP por meio da constituição de um núcleo de memória universitária, entendido como a proteção aos arquivos universitários – naquele momento diagnosticados em estado frágil (UNESP, Processo 595/1987, vol. 1) – e a reunião de depoimentos e documentos não arquivísticos sobre os mais diversos aspectos da universidade. Além da concepção do núcleo de memória universitária, outros dois núcleos foram idealizados: um sobre memória paulista, outro sobre documentação regional.

Da proposta original, apenas o núcleo de Memória da Universidade teve continuidade, em formato de projeto. Projeto de longa de duração que, em 2017, completa 30 anos junto com o próprio CEDEM, amplamente enraizado na metodologia típica da história oral, produzindo registros que deram origem a uma coleção composta por distintas espécies e gêneros documentais (gravações sonoras e audiovisuais das entrevistas, em diversos formatos e meios, transcrições dos áudios originais, versões editadas e autorizadas pelos entrevistados, fotografias, etc.). Reuniu também documentos de outras origens, com destaque para recortes de notícias e cópias de documentos levantados em diversos arquivos referentes a UNESP e as temáticas pertinentes ao acervo constituído. Paralelamente, o projeto Memória da Universidade também se voltava para a implementação do processo de gestão documental dentro do ambiente universitário, iniciativa que permaneceu sob responsabilidade do CEDEM até 2012, quando passa a ser tarefa da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Unesp.

Se o CEDEM surge com o intuito de recuperar e preservar documentos relativos à UNESP, em 1994, com a incorporação, por meio de convênio, da totalidade dos acervos do Centro de Documentação do Movimento Operário Mario Pedrosa - CEMAP e do Archivio Storico del Movimento Operaio Brasiliano (Asmob/IAP), o centro de documentação amplia sua área de atuação e agrega uma nova linha temática para a captação e disponibilização de documentos relativos a movimentos sociais brasileiros contemporâneos de caráter político. A partir desse momento, uma intensa atividade de incremento de acervo teve lugar e muitos outros fundos e coleções passaram à custódia do Cedem, configurando hoje, em termos quantitativos, maior porcentagem de documentos relativos aos movimentos sociais, do que os relativos à memória universitária.

O artigo Avaliar para incorporar: políticas institucionais de formação de acervo (TROITIÑO, 2016), escrito a partir da análise crítica-comparativa da formação dos acervos do CEDEM e do IEB – Instituto de Estudos Brasileiros, considerou o impactado dos interesses de pesquisa na decisão sobre quais conjuntos documentais são incorporados ou não ao arquivo de cada instituição.

o perfil dos acervos captados acompanha os interesses da gestão ou do grupo de pesquisadores constituintes do centro no período da aquisição, ao invés de ser determinado pela linha de acervo da instituição em si. Na verdade, a atuação desses grupos de pesquisadores conforma a linha de acervo, chegando a alterá-la de acordo com os interesses envolvidos. (TROITIÑO, 2016, p. 39)

Ao analisar a trajetória do CEDEM, essa questão se faz notar ao refletir sobre a substituição de uma proposta tripartida de preservação de documentos, com base na definição de eixos temáticos a serem adotados (memória universitária, núcleo de documentação, núcleo de história regional), por uma proposta bipartida, ancorada em dois eixos temáticos (memória universitária, movimentos político-sociais brasileiros contemporâneos). Entretanto, essa mudança não alterou a essência da missão institucional ou os objetivos inicialmente propostos. Na verdade, alterou apenas parte do foco temático determinador dos documentos a serem preservados.

Em 2015, é estabelecida a Política de Desenvolvimento de Coleção e Aquisição de Acervos, que passou a regular todas as atividades de avaliação e ampliação de acervo no CEDEM.

Uma política de formação de acervo, para sua efetividade, deve apresentar direcionamento claro e coerente com o perfil e missão da instituição a qual representa. De tal modo, que na sua concepção devem ser levadas em consideração:

  • As formas admitidas para a aquisição de documentos ou conjuntos de documentos, orgânicos ou não, em conformidade com as linhas temáticas de quem as irá receber;
  • Formas de dar transparência e seriedade a processos decisórios e tomadas de decisão;
  • Manter a integridade da totalidade do acervo, respeitando a identidade da entidade custodiadora;
  • Estabelecer procedimentos de avaliação e destinação de documentos;

No caso específico do CEDEM, os principais objetivos estabelecidos em sua política são:

  1. Adquirir acervos em consonância com as linhas de acervo do CEDEM;
  2. Dar transparência e seriedade ao processo decisório e respaldo à tomada de decisão;
  3. Manter o equilíbrio e a integridade na formação do acervo;
  4. Melhorar a organização e otimização das atividades;
  5. Respeitar a identidade dos acervos e a missão institucional;
  6. Viabilizar o descarte e/ou transferência de acervos não pertinentes aos termos estabelecidos nesta política. (CEDEM, 2015, p.1).

Essa é uma política concebida com partes e requisitos a serem atendidos bem definidos. Abaixo, de modo esquemático, segue um quadro que apresenta a estrutura e conteúdos contemplados pela Política de Desenvolvimento de Coleções e Aquisição de Acervos (CEDEM, 2015).

QUADRO I – ESTRUTURA E CONTEÚDO

Partes Conteúdo
I) Apresentação Pequena introdução sobre as razões e objetivos tratados pelo documento.
II) Caracterização e especialização do CEDEM. Breve histórico sobre a instituição e sua área de atuação.
III) Natureza e da formação do acervo do CEDEM Caracterização das áreas do conhecimento envolvidas, missão e atuação da instituição de guarda.
IV) Linhas de acervo do CEDEM Definição do perfil de acervo, orientador das atividades e interesses temáticos para a aquisição de arquivos e coleções, conforme vocação institucional.
V) Diretrizes gerais para a formação do acervo Diretrizes norteadoras da constituição do acervo. Deve considerar elementos conceituais e práticos envolvidos no processo de avaliação e incorporação de documentos.
VI) Critérios gerais para a seleção do acervo Definição de parâmetros de utilização para a avaliação de documentos.
VII) Critérios gerais para aquisição de acervo Definição das condições envolvidas na aquisição de documentos
VIII) Formas de aquisição do acervo Meios utilizados para a transmissão legal da custódia.
IX) Procedimentos para o desenvolvimento de coleções. Estabelece as formas para a reunião de documentos e/ou registros, por parte da instituição, conforme suas áreas de atuação e linhas de acervo.
X) Áreas norteadoras dos processos de tratamento técnico documental Valores referenciais, a partir das áreas do conhecimento e suas disciplinas, empregados no tratamento técnico documental.
X) Critérios gerais e Procedimentos para Descarte Definição de situações, condições e procedimentos utilizados para a doação, transferência ou qualquer outro meio de descarte de documentos.
XI) Considerações Finais Outras informações relevantes.

Fonte: Elaboração própria, com base em Cedem (2015).

Considerações finais

Fomentar pesquisa na universidade sempre foi um importante argumento para adquirir arquivos e coleções. Consequentemente, não é difícil entender as demandas envolvidas na criação de centros de documentação universitários.

Nesse sentido, a reunião de fundos e coleções que conformam o acervo preservado pelo CEDEM é, em larga medida, fruto de interesses de pesquisa de professores e pesquisadores vinculados. Pesquisadores esses que tiveram uma atuação profícua na seleção e preservação de documentos de origem privada, com valor histórico e social. Também por isso, não é de se estranhar que durante décadas a incorporação de documentos ao CEDEM ocorreram com certa “espontaneidade”, condicionada a avaliações sem protocolos de trabalho ou metodologias fundamentados na Arquivologia.

No recente trabalho de Ana Maria Camargo e Silvana Goulart, Centros de Memória: uma proposta de Definição, as autoras revelam que

“...os centros de memória enfrentam dificuldades para criar uma política sistemática de recolhimento de informações e documentos sobre as atividade da organização. É unânime a queixa dos gestores de que normas e procedimentos não tem sido formalmente estabelecidos, ou seja, não há rotinas a serem seguidas. Mesmo quando se estabelece um regime de colaboração entre as diversas áreas, a cada mudança de gerência o elo se quebra, interrompendo o processo.” (CAMARGO; GOULART, 2015, P. 72)

Por outro lado, Lucia Maria Velloso de Oliveira argumenta que

“...a questão da aquisição dos acervos arquivísticos deveria ocupar um lugar central na agenda das instituições com a responsabilidade de preservar e dar acesso ao patrimônio arquivístico, na medida em que relaciona explicitamente duas ações importantes para as instituições: o crescimento do acervo e a sua preservação. Observamos, contudo, que essa relação ainda ocupa um lugar obscuro no âmbito da estratégia e das ações institucionais. Minha hipótese é que as instituições persistem em uma perspectiva sem uma visão gerencial dos arquivos. ” (OLIVEIRA, 2012, p. 117)

De certo modo, implantar uma política norteadora para a aquisição de documentos significa definir o tipo de patrimônio documental que se deseja resguardar, em consonância com determinados valores e interesses, delimitando igualmente a área de atuação e abrangência almejadas pela instituição de preservação. Segundo Antonia Heredia Herrera (2013), patrimônio documental e avaliação guardam uma relação essencial, considerando que o patrimônio documental é configurado a partir da avaliação.

A análise das questões aqui tratadas parte de um estudo de caso específico. Contudo, as considerações feitas não se limitam apenas ao CEDEM. Diversos arquivos, centro de documentação ou de memória desenvolvem similarmente suas próprias políticas de formação de acervo, em respeito à missão e perfil institucionais que os caracterizam. Entretanto, essa não é a via de regra, como bem apontaram Camargo e Goulart (2015) e Oliveira (2012).

Com base na experiência do CEDEM, pudemos constatar que é fundamental que instituições arquivísticas, especialmente as com vocação para o resguardo de documentos de valor histórico, desenvolvam políticas de formação de acervo. A implementação dessas políticas apresenta inúmeras vantagens, que vão desde a manutenção da coerência e do perfil do acervo até a efetiva preservação do patrimônio documental. Mas principalmente, o estabelecimento de diretrizes e procedimentos demonstra transparência e profissionalismo na tomada de decisões, no âmbito das instituições responsáveis pela custódia de fundos e coleções, especialmente quando relativos aos de origem privada de interesse público.

REFERÊNCIAS