O SPdoc constitui-se em um sistema único a ser utilizado em todos os protocolos e arquivos estaduais, integrando, numa mesma base de dados, todas as informações e documentos gerados ou recebidos, em tramitação ou arquivados, no âmbito da Administração Estadual. E não envolve apenas aspectos tecnológicos mas, sobretudo, requisitos arquivísticos que são responsáveis por alimentar bases de dados consistentes e confiáveis ao longo prazo.

Com o advento do Decreto nº 63.936, de 17 de dezembro de 2018, o atendimento aos usuários, e demais necessidades de gerenciamento do SPdoc passaram a contar com competências e procedimentos oficiais estabelecidos, definindo o Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais como responsável pela Administração Central do SPdoc (art. 5°).

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