Artigo
Acervos Privados no Arquivo Público do Estado de São Paulo: uma visão sobre os fundos institucionais
Marcia Cristina de Carvalho Pazin Vitoriano [1]

Resumo:
O artigo apresenta uma análise sobre o levantamento realizado no Arquivo Público do Estado de São Paulo relativo aos fundos privados de natureza institucional preservados em seu acervo. Com base em pesquisa realizada em várias edições do Guia de Acervo, atualmente em revisão, levantamos questões sobre as dificuldades de identificação dos conjuntos, da delimitação dos fundos e coleções de origem empresarial ou de entidades da sociedade civil doados ao Arquivo Público.

Palavras-chave: Arquivos Privados. Arquivos Empresariais. Políticas Arquivísticas.

Abstract:
The article presents an analysis of the survey carried out in the Public Archive of the State of São Paulo regarding private institutional funds preserved in its collection. Based on documentary research in several editions of the Guide, currently under review, we raised questions about the difficulties of identifying the collections, the delimitation of archive groups and collections of business origin or of civil society entities donated to the Public Archive.

Keywords: Private Archives. Business Archives. Archival Policies.

Introdução

O Arquivo Público do Estado de São Paulo – APESP tem como missão “promover o acesso democrático e gratuito à informação pública por meio do desenvolvimento de políticas de gestão documental no Estado de São Paulo” (ARQUIVO, sd). Como parte dessa missão, seus técnicos são responsáveis pelo recolhimento, organização, descrição e difusão dos fundos de arquivo de valor permanente produzidos pelos diversos órgãos da administração pública estadual.

Como uma das atividades contempladas por esta missão, cabe ao Arquivo também “declarar de interesse público e social os arquivos privados do Estado de São Paulo, de acordo com a legislação vigente” (ARQUIVO, sd), o que implica em alguns casos, em receber em doação acervos privados de natureza pessoal ou institucional.

Entendemos como arquivos privados os “conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades” (BRASIL, 1991), que podem incluir arquivos pessoais, familiares e de entidades coletivas de direito privado (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Estes arquivos estão presentes na história das sociedades desde a Antiguidade e representaram a garantia de direitos patrimoniais de seus titulares, assim como foram necessários ao desenvolvimento de atividades econômicas das mais diversas. Desde o final do século XIX, mas principalmente no século XX, as novas abordagens da pesquisa histórica e social demonstraram a importância desses arquivos, como fontes para a compreensão da sociedade. Arquivos de empresas, de bancos, de grandes negociantes foram, e continuam sendo, fontes para a História Econômica. Com isso, em diversos países os arquivos públicos passaram a agregar fundos privados, criando serviços especiais para gerenciá-los (TORTELLA, 2005).

No Brasil, o panorama da preservação dos arquivos privados segue ainda pouco desenvolvido, padecendo pela ausência de políticas públicas específicas que conciliem o caráter privado dos acervos ao interesse público de sua preservação e difusão.

Embora a Lei de Arquivos determine a possibilidade de preservação desses acervos desde que sejam “identificados pelo Poder Público, como de interesse público e social, se considerados como fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico nacional” (BRASIL, 1991), não há obrigatoriedade legal possível sobre sua destinação. O preceito constitucional de direito à propriedade privada, como direito fundamental dos cidadãos, prevalece na elaboração de políticas públicas sobre esses arquivos (PAZIN, 2014). Isso pode resumir-se, muitas vezes, a acatar o desejo do titular em garantir a preservação permanente do legado documental construído ao longo de sua vida, em âmbito pessoal ou em nível institucional.

Essa tarefa pode ser mais difícil para os arquivos institucionais. Enquanto os titulares de arquivos pessoais, cultivados ao longo da vida e, portanto, muitas vezes percebidos pelos familiares como parte da herança de um ente querido, que deve ficar para a posteridade, no caso dos arquivos institucionais há alguns fatores complicadores para garantir a sobrevivência desses acervos principalmente quando a entidade produtora já desapareceu

É fato que entidades de direito privado tendem a desaparecer de maneira infinitamente mais rápida do que as entidades públicas, por sua própria característica de empreendimento social ou individual. Garantir a preservação destes acervos implica em um conjunto de ações de curto, médio e longo prazo que não podem prescindir da atuação das diversas instâncias sociais. Arquivistas, legisladores, historiadores devem se envolver nesse processo (VITORIANO, 2016, p. 12).

Considerando essas questões, o presente artigo tem como objetivo apresentar o levantamento realizado no Arquivo Público do Estado de São Paulo sobre a existência de arquivos privados de natureza institucional e identificar os principais problemas relacionados à delimitação dos conjuntos como fundos documentais ou coleções, e à linha tênue que separa a natureza privada dos arquivos, quando relativos à gestão de serviços públicos, e que podem configurar em dificuldades legais e operacionais para o recebimento de doações de acervos com estas características.

Como metodologia de trabalho utilizou-se a revisão bibliográfica sobre o tema e a pesquisa documental, utilizando-se principalmente os Guias de Acervo produzidos pelo Arquivo Público ao longo das últimas décadas.

O artigo insere-se no âmbito do projeto de pesquisa “Modelos e Políticas de Preservação de Arquivos Privados no Brasil”, desenvolvido com apoio do CNPQ, que tem como objetivo pesquisar as condições de preservação de arquivos privados de valor permanente, pessoais e institucionais no Brasil, considerando os vários modelos de preservação existentes no país e no exterior.

Entendemos que o estudo da situação do Arquivo Público do Estado de São Paulo, por se tratar de uma das maiores e mais importantes instituições de preservação documental do país, pode servir como importante elemento de discussão para o estudo das políticas arquivísticas praticadas em nível nacional.

Arquivos privados de natureza institucional: delimitação jurídica e constituição de fundos

Os estudiosos do tema dos arquivos privados categorizam esses arquivos de acordo com a natureza jurídica de seus titulares. O primeiro nível refere-se aos arquivos pessoais e institucionais – pessoas físicas e pessoas jurídicas de direito privado. Dentre os arquivos institucionais, podemos identificar um outro nível, entre arquivos de natureza econômica, os chamados arquivos empresariais, e os arquivos de entidades da sociedade civil, ou arquivos sociais, especialmente associações e fundações privadas que desenvolvam ações de natureza social, como associações de classe, entidades educacionais, beneficentes, religiosas entre outras (NOUGARET, EVAN, 2008; BELLOTTO, 2004).

Nota-se que a configuração jurídica é fator determinante na constituição do acervo e na garantia de sua preservação futura, uma vez que o desaparecimento de entidades e empresas cria uma dificuldade adicional à preservação. Embora autores defendam a preservação em ambiente institucional, por respeito aos princípios da proveniência e da territorialidade, quando a instituição desaparece, dificilmente seus antigos proprietários, associados ou gestores terão condições de preservar adequadamente o acervo resultante de suas atividades (ROUSSEAU; COUTURE, 1998).

Cabe, portanto, compreendermos as delimitações desse tema. Para as finalidades deste artigo, conforme já apresentado em trabalhos anteriores (VITORIANO, 2016, PAZIN, 2014; 2012), consideramos arquivos privados de natureza institucional, aqueles produzidos por pessoas jurídicas de direito privado, definidas como organizações intencionalmente e juridicamente constituídas no âmbito do direito. Dentre essas, o Código Civil Brasileiro (BRASIL, 2002b) identifica as associações, as sociedades (empresas), as fundações privadas, as organizações religiosas e os partidos políticos, estes últimos regulados por lei específica.

Acompanhando a caracterização apresentada pelos teóricos da Arquivologia, citada anteriormente, a divisão estabelecida pelo Código Civil, prevê que enquanto associações, fundações e organizações religiosas pertencem a um grupo que poderia ser denominado de organizações da sociedade civil (OSC), as sociedades empresárias possuem finalidade econômica e, portanto, natureza de objetivos diferenciada, o que torna mais complexa sua caracterização. Podem ser sociedades de cotas limitadas, sociedades anônimas, com capital público ou privado. Dentre as empresas ditas públicas, o modelo mais adotado é a das sociedades de economia mista, em que recursos públicos e privados organizam-se em função de interesses econômicos comuns. “Conciliam-se desse modo, a estrutura das empresas privadas como os objetivos de interesse público. Vivem, portanto, em simbiose o empreendimento particular com o amparo estatal “(MEIRELLES, 2004, p. 360).

Conforme indicado pelo autor, a organização empresarial pressupõe a gestão comercial e mercantil do negócio, o que altera a forma de atuação em relação aos demais órgãos públicos.

Embora pertencendo à Administração indireta, a sociedade de economia mista ostenta estrutura e funcionamento de empresa particular, porque isto constitui, precisamente a sua própria razão de ser. Nem se compreenderia que se burocratizasse tal sociedade a ponto de emperrar-lhe os movimentos e a flexibilidade mercantil, com os métodos estatais. O que se visa com essa organização mista é, no dizer abalizado de Ascarelli, a ‘utilizar-se da agilidade dos instrumentos de técnica jurídica elaborados pelo Direito Privado. (MEIRELLES, 2004, P. 361).

Mesmo que prevaleça o intento de prestar um serviço público ou produzir um bem de interesse público, a natureza privada das relações jurídicas existentes nas empresas de capital misto, a transição para o arquivo permanente é dificultada muitas vezes, por questões mercadológicas e de sigilo. Neste sentido, muitas empresas preferem manter, por conta e risco seus arquivos, mesmo que não exista condição adequada de preservação de documentos permanentes. Por outro lado, mesmo quando os documentos são integrados aos arquivos permanentes, é importante identificar corretamente a natureza jurídica original.

Essa diferenciação é importante quando devemos determinar a natureza dos fundos de arquivos empresariais dentro do acervo de arquivos públicos. É importante compreender a diferença existente entre a origem do patrimônio e a natureza jurídica de uma organização para qualificar adequadamente esse tipo de acervo (PAZIN, 2016, p.15)

A ocorrência de fusões e aquisições, a desestatização e a concessão de serviços à iniciativa privada acarretam alterações jurídicas que precisam ser consideradas no momento de definição do fundo de arquivo. A transição entre diferentes organizações e, portanto, a delimitação entre diferentes fundos também é um problema que atinge diretamente as entidades de natureza privada, colocando a seguinte questão: em que condições a transição entre duas organizações delimita a existência de fundos diferentes.

Ao tratar do respeito aos fundos de arquivo, Michel Duchein (1986) propõe alguns critérios de constituição, a partir da configuração jurídica das entidades, que interessam particularmente a essa discussão.

  1. Para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribuído pelo termo pela Arquivística (isto é, um conjunto indivisível de arquivos), um organismo, seja público ou privado, deve assumir denominação e existência jurídica própria, resultantes de um ato (lei, decreto, resolução etc.) preciso e datado.
  2. Deve possuir atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar.
  3. Sua posição na hierarquia administrativa deve estar definida com exatidão pelo ato que lhe deu origem; em especial, sua subordinação a outro organismo de posição hierárquica mais elevada deve estar claramente estabelecida.
  4. Deve ter um chefe responsável, em pleno gozo do poder decisório correspondente a seu nível hierárquico. Ou seja, capaz de tratar de assuntos de sua competência sem precisar submetê-los, automaticamente, à decisão de uma autoridade superior (...)
  5. Sua organização interna deve ser, na medida do possível, conhecida e fixada num organograma.

As aplicações desses princípios acarretam as seguintes consequências:

  • as divisões ou seções internas de um organismo não correspondem às condições requeridas para produzir um fundo de arquivos;
  • em contrapartida, todo organismo que possuir existência jurídica e nível de competência próprios, produz um fundo de arquivos, mesmo estando subordinado a outro organismo de nível superior;
  • os órgãos locais dependentes de um organismo central produzem fundos de arquivos próprios;
  • finalmente, parece-nos inevitável introduzir na Arquivística uma nova noção; a de uma hierarquia de fundos correspondendo à hierarquia dos organismos, acarretando a subordinação de fundos em relação a outros. (DUCHEIN, 1986, p.20/21)

Para o autor, a hierarquia de fundos corresponde, em realidade, à hierarquia jurídica de diferentes instituições. A questão patrimonial relativa à propriedade de determinada instituição, não pode ser confundida com a constituição jurídica da própria organização. São categorias diferentes, que não podem se misturar. Esse tema é importante ao analisarmos a situação de companhias de capital misto, principalmente as concessionárias. Pela origem de seu patrimônio, ela é pública, mas caracteriza-se como personalidade jurídica de direito privado. A situação se complica, no caso de empresas concessionárias, em virtude do próprio processo empresarial. O serviço é público, mas a empresa é privada. A cada período de revisão da concessão, novos concessionários assumem o controle acionário da companhia. Neste caso, teríamos uma situação complexa, que gera dúvidas a respeito da jurisdição arquivística desses documentos, que pode ser descrita pela seguinte formulação.

Para efeito de análise e reflexão a respeito do tema, poderíamos dividir a documentação empresarial das concessionárias em dois grandes grupos. O primeiro grupo é aquele representado pelo conjunto de documentos derivados da regulação da concessão ou que são influenciados por ela, como toda a documentação utilizada nos cálculos de formação de tarifas, ou os controles de produção, relativos ao serviço sob concessão. Uma boa parte desses documentos é fornecida às agências reguladoras, de acordo com os procedimentos fiscalizatórios vigentes. Uma outra parte é representada pelos documentos técnicos específicos da área de atuação, como os projetos de instalações, desenhos técnicos de equipamentos, entre outros, necessários à realização da atividade fim, e que devem ser entregues à nova concessionária em caso de substituição. Essa transferência é exigível para garantir a continuidade das atividades técnicas da empresa (VITORIANO, 2011, p. 36).

Nesses casos, a transição entre diferentes proprietários ao longo do tempo cabe na proposição de Michel Duchein (1986, p. 22/23) para a definição de fundos dessa natureza.

Considerando que enquanto operantes, as instituições produzem documentos e modificam seu status jurídico simultaneamente, a discussão sobre a composição dos fundos acarreta uma série de problemas para a transição de documentos entre organizações e a constituição de fundos de arquivo. Algumas questões são propostas:

  1. Regra geral, documentos transferidos de um organismo em atividade para outro também ativo que tenham sido ali integrados, deverão ser considerados como pertencentes ao fundo ou organismo que os recolheu. (...)
  2. Quando se transfere para um organismo em atividade as competências de um organismo extinto, os documentos pertencentes a este último devem ser considerados como formadores de um fundo distinto. (....)

Segundo o autor, a exceção a essa regra geral ocorre quando o conjunto de documentos provenientes de dois organismos, de acordo com as situações apresentadas foi totalmente mesclado, sem possibilidade de identificação, da procedência e da proveniência de cada item. Nestes casos, todos os documentos seriam incorporados ao fundo de arquivo da nova organização.

Uma outra questão relevante a ser debatida nestes casos é a delimitação dos fundos do ponto de vista da composição de seu acervo. O que define a existência de um fundo de arquivo ou de uma coleção? Os conceitos tradicionais indicam que, em oposição à coleção – conjunto de documentos reunidos artificialmente, que apresentam características comuns, sem relação orgânica entre si – o conceito de fundo de arquivo contempla justamente os conjuntos de documentos de mesma proveniência e, portanto, organicamente relacionados. O que determina a diferença entre eles é, então, a origem dos documentos na produção e sua finalidade administrativa. Essa diferenciação é importante principalmente ao analisar conjuntos documentais em que sobreviveu apenas uma pequena parte do acervo original.

Em muitas circunstâncias, documentos de arquivo, principalmente aqueles de natureza privada e institucional, dado o desaparecimento dos produtores, acabam por sofrer da deterioração que naturalmente ocorre com qualquer material fora de uso, sejam documentos, máquinas ou mobiliário. A procedência dos documentos ao chegarem ao arquivo permanente, a forma de acumulação desses documentos no momento imediatamente anterior, as possíveis razões do pequeno volume preservado, são questões que importam significativamente à administração dos arquivos.

Trata-se, portanto, de duas faces relativas à composição dos acervos arquivísticos institucionais, uma jurídica e uma física, que dificultam em muito sua preservação.

A presença de acervos privados no Arquivo Público do Estado de São Paulo

Ao longo dos anos, o Arquivo Público do Estado de São Paulo vem recebendo doações de arquivos de natureza privada. Dentre vários conjuntos elencados, a coleta de dados considerou os documentos provenientes de associações, fundações e institutos privados, além de empresas, tanto privadas quanto públicas, em função de suas características jurídicas.

No começo da década de 1990, o Guia de Arquivos Privados (ARQUIVO, 1994) indicava a presença de 16 fundos de arquivo e duas coleções privadas. Desses, a grande maioria, 14 fundos, era composta por fundos pessoais de presidentes da província, governadores e interventores estaduais, como Altino Arantes, Carlos de Campos, Júlio Prestes de Albuquerque e Armando de Salles Oliveira, além de políticos e lideranças paulistas, como Antônio Carlos da Silva Telles e Antônio Sílvio da Cunha Bueno.

Entre os fundos institucionais eram elencados dois: A Editora Última Hora S/A, composta por documentação do jornal Última Hora, e um fundo denominado Universidade de São Paulo, relativo ao período de 1911 a 1928, ano de sua extinção. Trata-se, portanto, de instituição diferente e anterior à universidade pública que conhecemos hoje. Além dos fundos de arquivo, uma coleção remete a uma entidade, o Arquivo Histórico do Movimento Operário Brasileiro - ASMOB, cujo acervo é composto por cópias de microfilmes dos arquivos pessoais de Astrogildo Pereira e Roberto Morena, além de documentos colecionados pelo ASMOB, adquiridos pela Secretaria de Estado da Cultura da Fundação Feltrinelli, de Milão, na Itália (ARQUIVO, 1994). Sobre esta documentação, especificamente, há referências também no Centro de Memória da UNESP – Cedem, que possui o acervo original dos titulares e também documentos colecionados (CEDEM, sd).

O Guia do Acervo publicado em 1997 demonstrava uma pequena evolução nos arquivos pessoais, com a inclusão de dois fundos, dentre eles o arquivo de Washington Luís, último presidente da Primeira República, num total de mais de 20 mil documentos (ARQUIVO, 1997).

Neste guia, chama a atenção a presença de dois fundos, caracterizados como de natureza pública, mas que possuem características jurídicas de natureza privada: o Fundo FEPASA – Ferrovias Paulistas S/A, empresa de economia mista, responsável pela construção e operação de boa parte das linhas férreas do estado - e o Fundo Sanatório Pinel, nascido originalmente como hospital privado e posteriormente adquirido pelo governo do Estado.

Em 1998, num levantamento sobre os documentos históricos existentes na cidade de São Paulo, realizado por pesquisadores do Núcleo de Estudos de Política e Sociedade (NEPS), o Arquivo do Estado indicava a presença dos vários fundos de arquivos privados, pessoais e institucionais, já citados anteriormente. Além desses, foram identificadas oito latas de documentos da Fábrica de Ferro Ipanema, uma empresa de capital misto, em dois conjuntos, relativos ao período de 1764 a 1821 e 1822 a 1890. Neste relatório encontramos também referência a um conjunto de documentos designados como “diversos não identificados”, composto por livros datados de 1889 a 1934, dentre os quais estavam relacionados, sem referência de procedência ou proveniência, um Livro de Atas do Clube Literário Santo-Amarense (1899-1903), um Livro-Caixa Diário da Casa Comercial A. Neves e Cia, de Ribeirão Preto, um livro diário da Firma Albino Vilela, Monteiro e Cia, além de outros documentos da mesma natureza incluídos na descrição de conjuntos de documentos públicos (FERNANDES, 1998).

Ao longo dos anos 2000, a evolução da tecnologia da informação e o desenvolvimento de normas internacionais de descrição arquivística, como a ISAD(G) (CIA, 2001), levaram a equipe técnica a produzir, entre 2008 e 2010, um Guia de Acervo em ambiente digital. Nesse instrumento, alimentado ao longo dos anos, fica clara a evolução dos fundos privados pessoais. De 16 elencados até 1997, foram identificados 45 fundos e coleções pessoais preservados no Arquivo Permanente: uma ampliação de mais de 175% em relação às décadas anteriores.

Com relação aos arquivos institucionais, embora o crescimento não tenha sido tão expressivo, novas instituições passaram a figurar no acervo, como os fundos dos Diários Associados de São Paulo, doado em 1999, e do Jornal Movimento, doado em 1998 (ARQUIVO, sd). Durante o levantamento foram identificados 17 fundos e coleções institucionais, incluindo-se aí, além dos já citados, companhias de economia mista, que contemplam volume documental bastante diverso.

Além desses, também passaram a figurar no Guia outros conjuntos documentais de natureza privada, como as coleções Fazenda Cambará, Irmãos Reichert e Federação Paulista de Natação, que consta como coleção de natureza pública, embora se trate, como outras federações esportivas, de pessoa jurídica de direito privado (BRASIL, 1998). Há também a Coleção Fundação Instituto de Ensino para Osasco que, embora não figurasse nos instrumentos anteriores, havia sido doada em 1976.

Coleções temáticas como as Vistas de São Paulo, um álbum de retratos ou conjuntos de imagens de usinas hidrelétricas não foram considerados, por não haver referência ao modo como deram entrada no acervo. Há também casos de documentos avulsos unitários catalogados, como o Estatuto da Sociedade para Destruir Formigas ou o Estatuto do Sindicato Agrícola, cujos códigos de identificação dão a entender que pertenceriam ao fundo da Secretaria de Agricultura e Obras Públicas. Por outro lado, os livros avulsos, indicados na tabela resultante da pesquisa do NEPS, já citados anteriormente, não aparecem neste instrumento de pesquisa.

A partir de 2014, o Guia do Acervo do Arquivo Público do Estado de São Paulo está passando por uma grande revisão, com a adequação da descrição arquivística aos padrões das normas internacionais. Ao mesmo tempo, uma grande revisão de fundos está ocorrendo, com a análise e interpretação dos conjuntos documentais custodiados. Atualmente, convivem as duas versões do Guia de Fundos na página do Arquivo na Internet. Na página Guia do Acervo, está explicitada a nova estrutura do Guia, que utiliza o software de descrição arquivística ICA-AtoM (ARQUIVO, sd). A página encaminha o pesquisador para duas páginas distintas. Uma voltada ao novo Guia do Acervo, onde se destacam os acervos descritos após a revisão metodológica, e um link para o Guia Antigo, que mantém disponíveis as fichas produzidas antes de 2014, de modo a garantir o acesso aos pesquisadores.

Nos dados constantes do novo Guia, resultantes do processo de revisão percebe-se que a configuração dos fundos vem se alterando, pela revisão das fichas descritivas e também pela inclusão de novas aquisições, como é o caso do fundo da Comissão Teotônio Vilella, doado em 2013 ao Arquivo do Estado, que não constava do Guia Antigo. Para que essa revisão tenha sucesso, é necessário que os pesquisadores realizem um levantamento aprofundado sobre a produção dos documentos acolhidos pelo Arquivo, visando designar claramente sua proveniência. A seguir apresentamos, a título de colaboração com a análise ora em andamento, alguns exemplos de situações que merecem análise mais aprofundada durante o processo de revisão do Guia do Acervo, de acordo com as informações constantes nos diversos documentos analisados (ARQUIVO, 1994; 1997; FERNANDES, 1998) e no Guia Antigo.

Análise de dados: algumas contribuições para a reflexão sobre a formação de fundos privados no APESP

Considerando a composição dos fundos institucionais analisados e as proposições de Michel Duchein (1986) sobre a delimitação de fundos de arquivo, anteriormente apresentados, cabem aqui algumas considerações sobre a formação dos fundos e coleções privados institucionais custodiados pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Inicialmente, podemos analisar a situação do Fundo “Universidade de São Paulo”. No início do período abrangido pela pesquisa, esse fundo figurava no Guia de Arquivos Privados, contemplando a existência de documentos apenas até o ano de 1928, quando a entidade privada, anterior à universidade pública atualmente existente, encerrou suas atividades (ARQUIVO, 1994).

Posteriormente, foram incorporados novos documentos ao fundo (até o ano de 1952), conforme demonstrado no Guia Antigo (ARQUIVO, sd). A partir desse momento, o fundo passou a ser tratado como fundo público. Segundo o preconizado por Duchein (1986), e considerando o encerramento das atividades da universidade em 1928, conforme referenciado anteriormente, haveria neste caso, dois fundos de arquivo: um fundo fechado, de natureza privada, correspondente à primeira Universidade de São Paulo. E também um fundo aberto, de natureza pública, correspondendo à universidade de mesmo nome que conhecemos hoje. A coincidência de nomes e a possível sucessão entre as instituições, parece ter criado uma certa confusão na definição do fundo. Cabe também analisar quais são os documentos posteriores a 1928 incorporados ao acervo, de modo a compreender sua natureza e sua procedência, para assim, determinar a proveniência e em qual acervo devem permanecer.

Outro caso similar é o do Sanatório Pinel. Criado em 1929 como hospital privado, e dirigido pelo médico Antônio Carlos Pacheco e Silva, o hospital foi adquirido pelo governo do Estado na década de 1940, conforme consta do Guia Antigo.

Os documentos pertencentes ao Sanatório Pinel Ltda. foi comprado [sic] pelo Governo do Estado em 30/11/1944. A compra implicou nos bens que constituem o seu acervo social, bens esses que compreendem não só os imóveis descritos na escritura, como também todos os móveis, utensílios, veículos, rouparia, semoventes, acessórios, pertences e demais bens patrimoniais (ARQUIVO, sd).

Apesar de identificado como Fundo Público no Guia Antigo, a documentação recolhida corresponde exatamente ao período de funcionamento do hospital privado (1929-1944), não tendo sido incorporado ao funcionamento do novo hospital psiquiátrico que se instalou a partir daquele momento. Neste sentido, a regra proposta por Michel Duchein prevalece. Considerando o encerramento das atividades dessa entidade e a transferência de competência para outra, sem a transferência dos documentos, poderíamos configurar um fundo fechado de natureza privada.

Uma outra situação complexa é a das empresas de capital misto, como é o caso da Fábrica de Ferro Ipanema e da FEPASA – Ferrovia Paulista S/A, entre outras constantes do Guia Antigo. A definição destes fundos entre privados e públicos carece de uma análise sempre muito aprofundada para identificar a natureza da documentação. Com os fundos já fechados e doados, é mais fácil caracterizá-los. Mas essa é uma situação que parece não ser o mais comum, haja vista a pequena quantidade de fundos dessa natureza presentes no acervo. A partir de 1996, com o processo de desestatização de serviços públicos ocorridos no Estado de São Paulo, cada vez mais a documentação tem se dispersado entre diversas empresas concessionárias. Como delimitado por Michel Duchein (1986), documentos necessários à realização das funções devem ser transferidos entre concessionários. Porém, o que ocorre com a documentação de natureza essencialmente empresarial, que representa a gestão daquela organização especificamente, no período da concessão? Embora o decreto 4073/2002, que “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados no que se refere à destinação dos documentos das empresas privatizadas ou em processo de privatização” (BRASIL, 2002a), tenha identificado como públicos os documentos de empresas privadas que exercem serviços públicos, ele não define a tipologia documental característica.

Por essas características, poderíamos supor que as empresas concessionárias não tenham acatado o decreto, preferindo manter em seu poder os documentos, mesmo que de um período anterior à de sua atuação. Esse caso demonstra como o princípio da territorialidade em nível institucional é, de fato, um fator importante na determinação da jurisdição arquivística de fundos de arquivo de natureza empresarial (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p.88-89). E, também, nos faz pensar se a política pública para esses casos não deveria ser a exigência de preservação do acervo documental de valor permanente por cada concessionário, delimitando nos contratos de concessão ou de compra e venda, as condições dessa preservação, com base em legislação específica.

Um outro caso que deve ser analisado é o da diferenciação entre fundos de arquivo e coleções. No Guia Antigo (ARQUIVO, sd), enquanto a documentação da fábrica Irmãos Reichert configura-se como fundo, possuindo apenas um álbum fotográfico, a documentação da Fazenda Cambará, composta por documentos iconográficos e alguns documentos contábeis, é caracterizada como coleção, embora a ficha descritiva indique na História Arquivística que “a documentação acumulada é resultado das atividades administrativas da Fazenda Cambará e foi doada ao Arquivo do Estado” (ARQUIVO, sd). Cabe perguntar em que condições essa documentação foi doada ao Arquivo, qual sua procedência e se há documentos da Fazenda Cambará em outros locais, assim como da fábrica Irmãos Reichert. Essa análise é essencial para determinar o processo de acumulação e as condições do acervo doado, uma vez que o critério da proveniência deve prevalecer sobre o volume documental. Como vimos anteriormente, a sobrevivência desses acervos é sempre bastante problemática, mas isso não significa que o desaparecimento de parte (em alguns casos, da maior parte) da documentação tenha eliminado completamente a organicidade do conjunto sobrevivente.

Por fim, um problema comum, que pode ser visto nos documentos avulsos identificados na listagem do NEPS (FERNANDES, 1998), é a existência de documentos de natureza privada recebidos por órgãos públicos para realização de suas atividades, como por exemplo a contratação de empresas de prestação de serviços ou prestação de contas de concessionárias. Estes documentos, embora produzidos por entidades privadas, produziram efeito no órgão público, tornando-se parte de seu arquivo (VITORIANO, 2016). Os estatutos citados anteriormente, assim como os conjuntos fotográficos, poderiam, por exemplo ter sido utilizados para exposições ou pesquisas e não terem sido devolvidos ao local de origem. Novamente, a questão da organicidade se apresenta. Quando ela é perdida, pela dispersão dos documentos, torna-se muito difícil retomá-la posteriormente.

Considerações finais

A partir do levantamento dos fundos de natureza privada constantes do acervo do Arquivo Público do Estado de São Paulo, o artigo pretendeu apresentar um panorama das dificuldades para identificar e categorizar adequadamente os fundos de arquivo custodiados pelos arquivos permanentes em âmbito estadual.

Entendemos que, para esses casos, a simples indicação sobre a natureza pública ou privada do arquivo não fornece informação suficiente para compreender a complexidade da formação de acervos dessa natureza.

É importante discutir e analisar, à luz da legislação, a configuração jurídica desses acervos ao longo da existência das entidades que representam. Entidades públicas, quando sucessoras de entidades privadas, terão seus objetivos, formas de atuação e público-alvo alterados, às vezes significativamente, para atender às políticas públicas que desenvolvem.

Ao pesquisador devem ser informadas claramente as mudanças pelas quais passaram as organizações que deram origem aos acervos pesquisados, o que torna essencial a compreensão e indicação adequada dos fundos de arquivo custodiados.

Notas

Referências