O Arquivo Público do Estado (APESP) concluiu o trabalho de avaliação documental do fundo Secretaria da Educação que está no Centro de Arquivo Administrativo (CAA) da instituição. Os documentos custodiados pelo APESP estavam dispostos em quase 30 mil caixas arquivo, referentes ao período de 1940 a 1971.
O trabalho foi feito por cinco técnicos do Núcleo de Processamento Técnico (NPT) e durou 2 anos. Toda essa documentação faz parte da Massa Documental Acumulada (MDA), que é formada por documentos produzidos pelos órgãos e entidades, guardados ao longo do tempo sem a devida aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e demais critérios de tratamento técnico da gestão arquivística de documentos.
Para realizar a atividade, a equipe utilizou o Guia para a Avaliação Dinâmica da MDA, uma metodologia criada e desenvolvida pelo APESP, lançada em 2021, que tem como objetivo realizar a avaliação dos documentos, garantir a eliminação segura e criteriosa dos que já cumpriram os prazos de guarda e a preservação daqueles considerados de guarda permanente. Os técnicos, ao realizar a atividade, fizeram toda a movimentação do acervo, avaliação e cadastro para elaboração do instrumento de busca.
Após a realização do trabalho técnico, 90% da documentação será eliminada, pois são documentos funcionais, orçamentários e administrativos, passíveis de eliminação de acordo com as Tabelas. As 1000 caixas não eliminadas serão recolhidas ao Acervo Permanente do APESP ou mantidas no CAA aguardando o cumprimento dos prazos de guarda. Para todos os documentos que serão eliminados, foi tirada uma amostra significativa que será incorporada ao Acervo Permanente.
A realização desse trabalho técnico ressalta a importância da avaliação documental, o quanto ela é necessária e econômica, além de não gerar lixo eletrônico nos casos de digitalização de documentos não avaliados. Numa forma resumida, podemos determinar o fluxo como: avaliar, depois eliminar.
A partir desse resultado de sucesso, o APESP consolida ainda mais a sua posição como órgão referência e comprova que a metodologia formulada no Guia para a Avaliação Dinâmica da MDA é funcional.
Toda atividade foi feita pela própria equipe do APESP com a participação ativa da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da Secretaria da Educação, que sempre apoiou o trabalho. A CADA colaborou esclarecendo dúvidas da TTD-Fim, repassando informações sobre a guarda de documentos específicos, como fotos, plantas e processos, pois são documentos que compõem a memória da educação. Entre esses documentos estão alguns sobre a criação e abertura de escolas, processos de criação de cursos, relatórios, entre outros. A CADA também está participando no processo de eliminação, assinando as relações de eliminação dos documentos destinados a este fim.
A entrega desse trabalho serve de exemplo e motivação para os demais integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Para Warley Alves Ferreira, Coordenador da CADA da Educação, “o APESP dá o apoio necessário, auxilia e dá garantia do resultado, servindo como exemplo a ser seguido para fazer o trabalho técnico, dando segurança para a CADA continuar os trabalhos de avaliação”.
Como projeto-piloto, a CADA da Secretaria da Educação escolheu cinco séries documentais (documentos-meio) para iniciar a avaliação da MDA nos prédios da Secretaria. As diretorias de ensino também estão sendo ensinadas a avaliar os documentos sob orientação da CADA, que presta o suporte necessário e fiscaliza se o trabalho está correto. “Utilizando a metodologia da Avaliação da MDA, a Secretaria da Educação já conseguiu eliminar mais de 15 mil caixas de documentos de diretorias de ensino. O próximo passo é avaliar os documentos nas unidades escolares.”, informa Janaína Amaral Souza, integrante da CADA da Educação.
O trabalho feito no APESP esteve sob a coordenação de Edson de Souza Cavalcante, diretor técnico do Núcleo de Processamento Técnico, junto de sua equipe empenhada dos funcionários do CAA. Para Edson “atualmente o trabalho está no processo de eliminar. Os documentos classificados como permanentes serão recolhidos para o Centro de Acervo Permanente (CAP) do APESP. Porém, antes de disponibilizá-los para consulta, os documentos passarão pelo tratamento técnico de conservação e higienização”, finaliza.
Da esquerda para a direita: Warley Alves Ferreira, Coordenador da CADA da Educação; Janaína Amaral Souza, integrante da CADA da Educação; Edson de Souza Cavalcante, diretor técnico do Núcleo de Processamento Técnico; Eliana Martinelli Avagliano, Diretora do Centro de Arquivo Administrativo.
