Avaliação de Documentos

O processo de avaliação da massa documental acumulada pelos órgãos e entidades consiste na efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos e demais critérios oficiais de gestão documental formulados pelo Arquivo Público do Estado.

O êxito da ação dependerá do envolvimento dos membros das Comissões e Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, dos servidores que atuam nas unidades de Arquivo e Protocolo, bem como de representantes das áreas produtoras dos documentos.

É considerado estratégico para o êxito da ação, o apoio e envolvimento da superior administração, com a indicação de um representante do Gabinete para acompanhar os trabalhos.

Resultados Esperados

• Diagnóstico da massa documental acumulada pelo órgão;
• Documentos avaliados e classificados;
• Identificação dos documentos destinados para eliminação de forma criteriosa e segura;
• Identificação dos documentos com prazos a cumprir e de guarda permanente;
• Documentos higienizados e desmetalizados;
• Documentos devidamente acondicionados e identificados;
• Instrumento de busca/localização do acervo(planilha eletrônica);
• Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos.

Benefícios

• Liberação e racionalização de espaço físico;
• Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos;
• Rápido acesso aos documentos e às informações neles registradas;
• Melhoria e eficiência na qualidade dos serviços prestados;
• Preservação de informações e a garantia de direitos.