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Avaliação de Documentos

O processo de avaliação da massa documental acumulada pelos órgãos e entidades consiste na efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos e demais critérios oficiais de gestão documental formulados pelo Arquivo Público do Estado.

O êxito da ação dependerá do envolvimento dos membros das Comissões e Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, dos servidores que atuam nas unidades de Arquivo e Protocolo, bem como de representantes das áreas produtoras dos documentos.

É considerado estratégico para o êxito da ação, o apoio e envolvimento da superior administração, com a indicação de um representante do Gabinete para acompanhar os trabalhos.

Resultados Esperados

  • Diagnóstico da massa documental acumulada pelo órgão;
  • Documentos avaliados e classificados;
  • Identificação dos documentos destinados para eliminação de forma criteriosa e segura;
  • Identificação dos documentos com prazos a cumprir e de guarda permanente;
  • Documentos higienizados e desmetalizados;
  • Documentos devidamente acondicionados e identificados;
  • Instrumento de busca/localização do acervo(planilha eletrônica);
  • Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos.

Benefícios

  • Liberação e racionalização de espaço físico;
  • Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos;
  • Rápido acesso aos documentos e às informações neles registradas;
  • Melhoria e eficiência na qualidade dos serviços prestados;
  • Preservação de informações e a garantia de direitos.

Para mais informações, contate:

Centro de Arquivo Administrativo - CAA

Telefone: (11) 2868-4527 / (11) 2868-4511

E-mail: arquivoadministrativo@arquivoestado.sp.gov.br