RELATÓRIO
CG-SPdoc
Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc
Relatório de Atividades 2010
Governador do Estado de São Paulo
Alberto Goldman
Secretário-Chefe da Casa Civil
Luis Antônio Guimarães Marrey
Membros CG-SPdoc
Carlos de Almeida Prado Bacellar
Coordenador do Arquivo Público do Estado e Coordenador do CG – SPdoc
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Técnica do Departamento de Gestão do SAESP
Luiz Carlos de Carvalho Silva
Casa Civil
Iara Lopes da Silva
Secretaria de Gestão Pública
Otto de Carvalho Costa
Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Gestão Pública
Rogério Ferraz Garcia de Andrade
Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional
Virgilio Bernardes Carbonieri
Procuradoria Geral do Estado
José Eduardo Soler
Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP
Equipe Núcleo de Apoio ao CG-SPdoc
Camila Brandi de Souza
Elisangela Mendes Queiroz
Keli Davi Moreira
SPdoc
O SPdoc constitui-se em um sistema único a ser utilizado em todos os protocolos e arquivos estaduais, integrando, numa mesma base de dados, todas as informações e documentos gerados ou recebidos, em tramitação ou arquivados, no âmbito da Administração Estadual. O SPdoc é uma solução web que não envolve apenas aspectos tecnológicos, mas, sobretudo, requisitos arquivísticos que são responsáveis por alimentar bases de dados consistentes e confiáveis ao longo prazo.
Espera-se que o SPdoc sirva de base para o gerenciamento profissional da produção inesgotável de documentos, contribuindo para a modernização, maior racionalidade administrativa, diminuição de custos relativos à guarda documental, transparência nas ações do governo e maior eficiência no acesso às informações e aos documentos públicos estaduais.
Trabalhando por este objetivo e visando planejar a implementação progressiva e o aperfeiçoamento contínuo do SPdoc em todos os órgãos da Administração Estadual, foi criado o Comitê Gestor do SPdoc, instituído pelo Decreto nº 55.479/2010, alterado pelo Decreto nº 56.260/2010.
Nesse sentido, a instituição do Comitê Gestor representa não só compromisso do Governo do Estado em implementar efetivamente uma política pública de gestão documental — condição necessária ao êxito do SPdoc — como também um marco regulatório fundamental para que o SPdoc possa se tornar um Sistema Corporativo de Governo.
Perfil do Comitê
Órgão colegiado instituído na Casa Civil, por meio do Decreto nº 55.479/2010, alterado pelo Decreto nº 56.260/2010, junto ao Gabinete do Secretário, composto por representantes da Casa Civil, Secretaria da Gestão Pública, Secretaria da Economia e Planejamento, Procuradoria Geral do Estado e Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP.
Coordenado pelo Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, o Comitê Gestor conta com Núcleo de Apoio, sob a responsabilidade do Departamento de Gestão do SAESP, e com Comissões Técnicas para realizar estudos e pesquisas sobre temas específicos fundamentais ao constante aprimoramento do SPdoc.
Tem por missão planejar e coordenar a implementação progressiva e o aperfeiçoamento contínuo do SPdoc no âmbito da Administração Direta do Poder Executivo.
Para a consecução de seus objetivos, cabe ao Comitê Gestor: desenvolver ações integradas entre a Casa Civil e a Secretaria de Gestão Pública nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informação nas atividades de protocolo e arquivo; planejar, coordenar e acompanhar a implementação gradual e progressiva do Sistema; elaborar e propor diretrizes e procedimentos a serem adotados para contínua manutenção e aprimoramento do Sistema; planejar os recursos necessários ao pleno funcionamento, manutenção e aprimoramento do Sistema; manifestar-se conclusivamente a respeito das formulações apresentadas por órgãos públicos a respeito do funcionamento do Sistema; elaborar projeto de capacitação de pessoal referente aos procedimentos de arquivo e protocolo e à operação do Sistema, orientando sua execução; planejar e manter serviço de orientação aos usuários do Sistema; atualizar, ajustar e revisar, de forma permanente, os procedimentos e as práticas estabelecidas, garantindo sua compatibilidade; promover a atualização constante do Sistema e a sua conformidade com a política estadual de arquivo e de segurança da informação e elaborar seu Regimento Interno.
Ações desenvolvidas em 2010
Dentre as atividades desenvolvidas pelo Comitê Gestor, com o suporte do seu Núcleo de Apoio, vinculado ao Departamento de Gestão do SAESP, no exercício de 2010, podemos elencar:
1. Organização de quatorze (14) reuniões ordinárias (25/05; 07/06; 14/06; 22/06; 29/06; 05/07; 19/07; 26/07; 02/08; 16/08; 30/08; 27/09; 27/10; 06/12) do Comitê Gestor do SPdoc. Em todas elas, elaborou-se a respectiva ATA.
2. Organização de cinco (5) reuniões extraordinárias (17/06; 01/07; 28/07; 24/08; 04/10) do Comitê Gestor do SPdoc, dentre as quais destacam-se:
- Reuniões com o Coordenador do Grupo de Planejamento Setorial da Casa Civil para discutir o planejamento orçamentário do Comitê Gestor do SPdoc.
- Reuniões com o Gerente Executivo da PRODESP na Casa Civil para discutir o planejamento das ações da PRODESP da Casa Civil em relação ao Sistema SPdoc.
- Reunião com representantes da Fundação Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicações (CPqD) para maiores esclarecimentos sobre a consultoria prestada para análise de conformidade de sistemas informatizados utilizados pelo Poder Judiciário de Justiça (grau de aderência com o MoReq-jus);
3. Organização de palestra da Drª Maria Rita Paganini Medeiros (Tribunal de Justiça de São Paulo) sobre conjunto de requisitos para sistemas informatizados aprovados (MoReq-Jus) pelo Conselho Nacional de Justiça, bem como o trabalho da Fundação Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicações (CPqD) de elaboração de metodologia para análise de conformidade do sistemas do Poder Judiciário.
4. Elaboração da solicitação de colaboração para o aprimoramento de algumas funcionalidades do Sistema, ainda no 2º semestre de 2010, por meio de ofício à Chefia de Gabinete da Secretaria da Gestão Pública, com os recursos previstos no orçamento desta Secretaria para este projeto.
5. Elaboração da Proposta de Prioridades do Comitê Gestor do SPdoc para o 2º semestre de 2010.
6. Elaboração da Proposta de Suplementação Orçamentária do Comitê Gestor do SPdoc para o 2º semestre 2010.
7. Elaboração da Proposta Orçamentária Setorial do Comitê Gestor do SPdoc para 2011.
8. Elaboração da minuta da proposta da Resolução CC-43, oficializada em 6 de outubro de 2010, publicada no DOE. no dia 7, aprovando o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc.
9. Elaboração da minuta de Resolução que define critérios para a implementação gradual e progressiva do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc nos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo.
10. Elaboração da minuta de Resolução que institui Comissão Técnica de Implementação e Treinamento no âmbito do Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc para planejar e orientar os trabalhos de capacitação de pessoal referentes aos procedimentos de arquivo e protocolo e à operação do Sistema.
11. Elaboração da minuta de Resolução que institui Comissão Técnica de Documentos Digitais no âmbito do Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc para realizar estudos e pesquisas sobre documentos digitais, visando ao aprimoramento contínuo do Sistema.
12. Elaboração da minuta de Resolução que designa os membros do Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc.
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