REGIMENTO INTERNO
REGIMENTO INTERNO
DO COMITÊ GESTOR DO SISTEMA INFORMATIZADO UNIFICADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA
DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES - SPdoc
Artigo 1º - O Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc terá seu funcionamento orientado pelo Dec. 55.479-2010, alterado pelo Dec. 56.260- 2010, e pelo presente Regimento Interno.
Artigo 2º - Para a adequada execução do Dec. 55.479-2010, em especial do disposto nos arts. 1º e 4º, o Comitê Gestor deverá, entre outras providências:
I |
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propor a definição de Comissões Técnicas, de acordo com as necessidades dos trabalhos; |
II |
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definir requisitos, metadados, formatos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos a serem cumpridos pelo Sistema; |
III |
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orientar o desenvolvimento de módulos específicos do Sistema visando à inclusão de documentos digitais e à preservação de documentos de guarda permanente; |
IV |
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administrar no Sistema a inclusão, alteração ou exclusão de funcionalidades arquivísticas; |
V |
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orientar a definição de critérios para acesso e sigilo de documentos públicos estaduais; |
VI |
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estimular a participação da gestão municipal na implementação de políticas de arquivo e sua adesão ao Sistema; |
VII |
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homologar o Sistema e as melhorias incorporadas; |
VIII |
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planejar a infra-estrutura e a atualização permanente do ambiente tecnológico; |
IX |
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avaliar o desempenho do Sistema e incorporar melhoria de forma contínua; |
X |
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definir estratégias, procedimentos e técnicas de preservação digital |
XI |
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instituir procedimentos de segurança; |
XII |
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elaborar políticas para assegurar a interoperabilidade do Sistema, bem como a migração de dados de sistemas legados; |
XII |
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elaborar e manter atualizada a documentação de requisitos do Sistema, bem como seus manuais básicos. |
Parágrafo único - Os trabalhos necessários ao cumprimento do disposto nos incisos II a XIII deste artigo serão distribuídos aos membros do Comitê, pelo Coordenador, em consonância com as atribuições dos órgãos que representam.
Artigo 3º - Ao Coordenador do Comitê Gestor, no exercício da coordenação dos trabalhos, cabe:
I |
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dirigir e supervisionar os trabalhos do Comitê; |
II |
- |
convocar e presidir as reuniões, bem como submeter à votação as matérias a serem decididas pelo Comitê; |
III |
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representar oficialmente o Comitê e promover ações de divulgação de seus trabalhos; |
IV |
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receber os expedientes dirigidos ao Comitê; |
V |
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encaminhar ao Secretário-Chefe da Casa Civil: |
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a) proposta de definição de cada Comissão Técnica e a designação de seus membros; |
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b) as necessidades de recursos orçamentários para o Comitê, visando sua inclusão no orçamento da Pasta; |
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c) relatórios periódicos e informações sobre matérias pertinentes à atuação do Comitê; |
VI |
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cumprir e fazer cumprir as deliberações emanadas do Comitê. |
Artigo 4º - Aos membros do Comitê Gestor cabe:
I |
- |
comparecer às reuniões, apreciar e votar as matérias em discussão; |
II |
- |
requerer informações, providências e esclarecimentos ao Coordenador do Comitê; |
III |
- |
realizar estudos, apresentar proposições, apreciar e relatar as matérias que lhes forem atribuídas. |
Artigo 5º - Ao Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor no exercício das atribuições previstas no § 1º do art. 5º do Dec. 55.479-2010, com a redação dada pelo Dec. 56.260-2010, cabe, em especial:
I |
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preparar as reuniões, inclusive a convocação de seus membros, preferencialmente por correio eletrônico, com confirmação de recebimento; |
II |
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providenciar a elaboração de pautas de reunião, listas de presença, atas e relatórios, bem como o arquivamento de todos os estudos, projetos e demais documentos do Comitê e de suas Comissões Técnicas; |
III |
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monitorar a implementação das deliberações e diretrizes fixadas pelo Comitê; |
IV |
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acompanhar os estudos, as pesquisas e a execução de projetos, bem como o cumprimento de prazos e os resultados obtidos. |
Artigo 6º - As Comissões Técnicas indicarão, dentre os seus membros, os relatores dos trabalhos.
Artigo 7º - Os resultados dos trabalhos das Comissões Técnicas deverão ser apresentados por seus respectivos relatores ao Comitê Gestor, para análise e aprovação.
Artigo 8º - Os relatores dos trabalhos das Comissões Técnicas encaminharão, periodicamente, relatórios de suas atividades ao Coordenador do Comitê Gestor.
Artigo 9º - As Comissões Técnicas reunir-se-ão por convocação dos respectivos relatores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.
Artigo 10 - O Comitê Gestor funcionará na sede da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Parágrafo único - As reuniões do Comitê Gestor poderão ser, eventualmente, realizadas em outro local, sempre que razão superveniente justificar a adoção dessa medida.
Artigo 11 - O Comitê Gestor reunir-se-á, ordinariamente, uma vez por bimestre e, extraordinariamente, por convocação de seu Coordenador.
Artigo 12 - O Comitê Gestor somente se reunirá com a presença de, no mínimo, 5 membros.
§ 1º - As decisões e deliberações serão tomadas por maioria simples dos membros presentes.
§ 2º - Ocorrendo empate na votação, caberá ao Coordenador o voto de qualidade.
Artigo 13 - As atas das reuniões do Comitê Gestor e de suas Comissões Técnicas, as correspondências, bem como os estudos, pesquisas, projetos, relatórios e outros documentos decorrentes de suas atividades deverão ser encaminhados ao Núcleo de Apoio, para arquivamento.
Artigo 14 - A pauta de reuniões do Comitê Gestor será encaminhada aos seus membros com antecedência, acompanhada da documentação necessária aos estudos para deliberação.
Artigo 15 - Os membros do Comitê Gestor deverão observar discrição quanto à circulação de documentos dos procedimentos administrativos e trabalhos técnicos a que tiveram acesso no exercício da função, sendo-lhes vedado:
I |
- |
utilizar informações daí advindas no exercício da atividade privada; |
II |
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manifestar, por qualquer meio de comunicação, opinião sobre matérias pendentes de deliberação. |
Artigo 16 - Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento Interno serão dirimidos pelos membros do Comitê Gestor.
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