GESTÃO DOCUMENTAL

DOCUMENTOS DIGITAIS

O Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, tem a competência de formular e implementar a política estadual de arquivos e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informação está registrada.

Por meio da Resolução do Secretário-Chefe da Casa Civil nº 19, de 14 de maio de 2008, aprovada conforme despacho constante no Processo CC 19.501/2009, foi instituído na Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, Grupo de Trabalho com o objetivo de promover estudos a fim de propor as diretrizes e os procedimentos necessários à integração dos documentos arquivísticos digitais na política estadual de gestão de documentos.

Por meio da Resolução do Secretário-Chefe da Casa Civil nº 19, de 14 de maio de 2008, aprovada conforme despacho constante no Processo CC 19.501/2009, foi instituído na Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, Grupo de Trabalho com o objetivo de promover estudos a fim de propor as diretrizes e os procedimentos necessários à integração dos documentos arquivísticos digitais na política estadual de gestão de documentos.

Esse trabalho deu origem à Instrução Normativa APE/SAESP-1, de 10-3-2009 que estabelece diretriz e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.

O Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc vem sendo aprimorado pelo Arquivo Público do Estado, com a adoção dos requisitos obrigatórios e seus respectivos metadados, que constam do Anexo I que faz parte integrante da referida Instrução Normativa, em conformidade com a Resolução nº 25, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 27 de abril de 2007.

A classificação, os prazos de guarda e a destinação de documentos arquivísticos digitais devem obedecer aos critérios definidos pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e pelos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim, elaborados nos termos do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, e aprovados pelo Arquivo Público do Estado.

Os documentos arquivísticos digitais de valor permanente, indicados nos Planos de classificação e nas Tabelas de temporalidade de documentos, oficializadas, são de guarda definitiva e não poderão ser eliminados, mesmo no caso de se adotar quaisquer formas de reprodução.

Da mesma forma, a eliminação de documentos arquivísticos digitais de guarda temporária, só poderá ocorrer nos prazos previstos nas Tabelas de temporalidade de documentos, em conformidade com os procedimentos legais, e de forma irreversível e permanente utilizando-se ferramentas que sobrescrevam o espaço digital utilizado pelo arquivo.

Os documentos produzidos a partir de sistemas informatizados e bases de dados, gerados por órgãos e entidades no exercício de suas funções e atividades, e que tenham formas fixas e conteúdos estáveis, são considerados documentos arquivísticos digitais.

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