GESTÃO DOCUMENTAL

PERGUNTAS FREQUENTES

Assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade; harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos; e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as necessidades da comunidade.
A orientação aos órgãos integrantes do SAESP é realizada por meio de visitas técnicas, reuniões, oficinas, palestras, mensagens eletrônicas e contato telefônico.
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Porque é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, a garantia do acesso às informações públicas.
Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual (Secretarias do Governo, Entidades da Administração Indireta, Defensoria Pública, Ministério Público e Procuradoria Geral do Estado) deverão utilizar o “Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio”, oficializados pelo Decreto nº 48.898/2004.
Um importante instrumento de gestão documental que permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos, entidades e empresas da Administração Estadual no exercício de suas atribuições.
Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. A Tabela de temporalidade é fundamental, pois consolida o estudo dos valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e/ou acumulados por uma instituição
Do ponto de vista legal, a responsabilidade pela preservação adequada dos arquivos públicos é das pessoas físicas e jurídicas que os produziram ou os receberam no exercício das atividades públicas. Nesse sentido, a competência e o dever de gerenciar os documentos arquivísticos cabem exclusivamente ao Poder Público, por intermédio de seus órgãos e entidades.

Para a terceirização de serviços de guarda de documentos públicos existe uma série de ações que devem ser observadas, do ponto de vista legal, normativo, técnico, financeiro, entre outros. De acordo com a Instrução Normativa APE/SAESP nº 2, de 02/12/10, fica vedada a terceirização da guarda de documentos públicos estaduais sem consulta prévia à Unidade do Arquivo Público do Estado.

Portanto, é imprescindível que, após a elaboração de projeto visando à utilização de serviços terceirizados, este seja enviado ao Arquivo Público do Estado, antes mesmo de iniciar qualquer processo de licitação, para que possamos emitir parecer sobre adequação do projeto à política de gestão documental do SAESP.

Tratando-se de documentos públicos, existe um conjunto de regras que devem ser seguidas para que a gestão dos documentos seja feita dentro dos parâmetros legais. Essas normas variam, conforme a instância, o Poder ou a região em que se encontra o órgão público ou a entidade.

O Arquivo Público do Estado formula e implementa a política pública de arquivos, gestão de documentos e acesso à informação para a Administração Pública Paulista. Já no âmbito da Administração Pública Federal, o órgão responsável pela gestão documental é o Arquivo Nacional, cuja política oficial, instrumentos arquivísticos e demais informações e orientações, podem ser consultados por meio da página do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, por meio do endereço URL http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

Além disso, é possível a assinatura de convênios e Termos de Cooperação Técnica de municípios paulistas, Defensoria Pública, Ministério Público ou Assembleia Legislativa com o Arquivo Público do Estado.

A legislação autoriza a doação das aparas resultantes da fragmentação dos documentos eliminados pelo órgão ao Fundo Social de Solidariedade do Estado de São Paulo - FUSSESP. Porém, essa prioridade do FUSSESP no recebimento das aparas pode ser revertida em favor do órgão nos casos de justificada conveniência e oportunidade, além da observação do princípio da eficiência da Administração Pública.

Dessa forma, dadas a dificuldade estratégica e a inconveniência financeira, pode o órgão doar as aparas para Cooperativas de Catadores devidamente registradas (Lei Estadual nº 14.470/2011). Por evidente, a fragmentação da documentação só poderá ser efetuada 30 dias após a publicação do devido Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, sendo lavrado, no ato da fragmentação, o Termo de Eliminação, que deve ter uma cópia encaminhada ao Arquivo Público de Estado.

Para se tomar conhecimento sobre especificações da estrutura física de um arquivo, sugerimos a leitura do Manual “Recomendações para a construção de arquivos”, elaborado pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
A competência para conduzir as atividades de gestão de documentos no interior de cada órgão/entidade é da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, devidamente instituída e oficializada.
Caso a CADA necessite ser reestruturada (nomeação, destituição ou substituição de membro ou coordenador), um novo ato normativo deve ser publicado no Diário Oficial, informando a nova composição da Comissão. Caso o órgão ou entidade não publique seus atos normativos no Diário Oficial, a nova composição da CADA deve ser enviada ao Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP pelo e-mail cgdsaesp@sp.gov.br.
Sugerimos seguir as especificações relativas aos materiais de segurança que se encontram disponíveis na BEC (Bolsa Eletrônica de Compras). Para manuseio da massa documental são utilizados: avental, máscara, luvas, óculos e touca. Já para a conservação preventiva e treinamento técnico: caixas de arquivo, etiquetas para caixas de arquivo e trincha.
A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso deverá consultar a Procuradoria Geral do Estado ou a consultoria jurídica da entidade sobre as ações judiciais encerradas ou em curso onde a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos, conforme artigo 36 do Decreto 48.897/2004.
Quando nenhum membro da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso puder presenciar a eliminação de documentos no local do evento, a mesma deverá designar um representante junto à Unidade que efetivará a eliminação, para que este presencie a fragmentação e assine o Termo de Eliminação de Documentos, em consonância com as determinações do Artigo 28 do Decreto 48.897/2004.
Não. Nenhum documento considerado de guarda permanente poderá ser eliminado após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservado pelo próprio órgão produtor ou recolhido ao Arquivo Público do Estado. Cabe lembrar que o documento de guarda permanente é inalienável e imprescritível.
A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização ou outro processo de reprodução só deverá ocorrer se estiver prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou em Tabela de Temporalidade de Documentos oficializada pelo órgão ou entidade.
A microfilmagem e a digitalização são recursos utilizados para preservação e conservação dos documentos originais ou como forma de facilitar o acesso. O processo de digitalização de documentos deve ser muito bem planejado, evitando desperdício de recursos humanos e financeiros. Antes de tudo, é preciso ter uma boa razão para digitalizar, pois esta estratégia serve apenas para casos bem específicos, relacionados à conservação dos documentos, ao manuseio constante destes, entre outros.

Um conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.

O SPdoc - Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações foi concebido a partir de regras e requisitos arquivísticos definidos pelo Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP e foi desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão de documental.

Sim, quando produzidas ou recebidas no exercício de função ou atividade do órgão ou entidade. Dessa forma, deverão integrar os programas de gestão arquivística de documentos, observando os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.