GESTÃO DOCUMENTAL

RECOLHIMENTO E TRANSFERÊNCIA

Recolhimento de Documentos

O conceito arquivístico de recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes, local onde a documentação deverá ser preservada de forma definitiva. Os documentos de guarda permanente poderão ser recolhidos à Unidade do Arquivo Público do Estado, após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, conforme o <b>Decreto nº 60.145</b>, de 11 de fevereiro de 2014.

São documentos de guarda permanente:

  • os produzidos e acumulados anteriores a 31/12/1940;
  • os produzidos e acumulados após 31/12/1940, indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Atividades-Fim, aprovadas e oficializadas.

Transferência de Documentos

A transferência é passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. São documentos intermediários aqueles que aguardam o cumprimento de prazos de guarda prescricionais ou precaucionais, definidos em Tabelas de Temporalidade de Documentos, antes de sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Os documentos de guarda intermediária poderão ser transferidos à Unidade do Arquivo Público do Estado, depois de encerrados, isto é, após o cumprimento dos prazos de guarda na unidade produtora estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

O recolhimento e a transferência de documentos ao Arquivo Público do Estado são realizados mediante a assinatura do Termo e Relação de Recolhimento de Documentos ou Termo e Relação de Transferência de Documentos, respectivamente, após o cumprimento dos procedimentos definidos na Instrução Normativa APE/SAESP nº 2, de 2 de dezembro de 2010. Esse trabalho é realizado nos órgãos e entidades sob a coordenação das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.

Material de Apoio
Veja também

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Telefone: (11) 2868-4526 e (11) 2868-4527
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