GESTÃO DOCUMENTAL

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação de documentos públicos é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pelas Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, a partir de critérios técnicos oficiais e parâmetros legais. Nesse sentido, o processo de eliminação é revestido de legalidade, legitimidade e cientificidade.

Os objetivos da eliminação consistem em promover a racionalização de espaços, a redução de custos operacionais e, sobretudo, assegurar a preservação de conjuntos documentos que, por suas características formais e de conteúdo, são considerados imprescindíveis para a garantia de direitos e a reconstituição da memória institucional. Nesse processo, a eliminação de documentos desprovidos de valor é uma atividade decorrente e residual.

Para eliminar documentos públicos que já cumpriram seus prazos de guarda e cuja destinação final seja a eliminação, em conformidade com as Tabelas de Temporalidade de Documentos, devem ser observados os procedimentos, definidos pelo Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 e pela Instrução Normativa APE/SAESP nº 2, de 2 de dezembro de 2010.

Para dar publicidade à eliminação, após a conferência da Relação de Eliminação de Documentos, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA fará publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no Diário Oficial do Estado (DOE) e aguardar 30 dias para eliminar os documentos. Cumprido esse prazo, se não houver nenhuma manifestação contrária, os documentos poderão ser fragmentados, momento em que será lavrado o Termo de Eliminação de Documentos, com o envio de uma cópia ao Arquivo Público do Estado para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.

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Telefone: (11) 2089-8137 e (11) 2089-8138
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