GESTÃO DOCUMENTAL

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos na massa documental acumulada nos órgãos e entidades estaduais permite a identificação de documentos que podem ser eliminados com segurança após o cumprimento de prazos legais de guarda, sem prejuízos à Administração, bem como o recolhimento de documentos de guarda permanente para preservação e acesso público.

Orientados pelos técnicos do Centro de Arquivo Administrativo - CAA, os servidores estaduais poderão executar a avaliação documental de forma efetiva e dinâmica, garantindo o cumprimento dos Decretos nº 48.897/2004 e nº 48.898/2004.

O êxito da ação dependerá envolvimento dos membros das Comissões e Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, servidores que atuam nas unidades de Arquivo e Protocolo, bem como representantes das áreas produtoras dos documentos.

É considerado estratégico para o êxito da ação, o apoio e envolvimento da superior administração, com a indicação de um representante do Gabinete para acompanhar os trabalhos.

Etapas do trabalho

  • Elaborar diagnóstico da situação da documentação e a régua de availiação, observando a classificação e os prazos de guarda previstos nos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos;
  • Separar documentos entre os que já cumpriram prazos de guarda e têm como destinação final a eliminação; os que ainda tem prazos de guarda a cumprir e os que já cumpriram prazos de guarda e têm como destinaço final a guarda permanente;
  • Acondicionar, identificar e cadastrar documentos com prazos de guarda a cumprir e os destinados à guarda permanente.

Resultados Esperados

  • Diagnóstico da massa documental acumulada pelo órgão;
  • Documentos avaliados e classificados;
  • Identificação dos documentos destinados para eliminação de forma criteriosa e segura;
  • Identificação dos documentos com prazos a cumprir e de guarda permanente;
  • Documentos higienizados e desmetalizados;
  • Documentos devidamente acondicionados e identificados;
  • Instrumento de busca/localização do acervo(planilha eletrônica);
  • Economia de recursos gastos com armazenamento e manutenção dos acervos.

Para mais informações, contate:
Centro de Arquivo Administrativo - CAA
Telefone: (11) 2868-4527 e (11) 2868-4553
E-mail: caasaesp@sp.gov.br