POLÍTICA DE ACESSO
GESTÃO DOCUMENTAL E ACESSO À INFORMAÇÃO
Os estudos para a elaboração do Decreto estadual paulista nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (LAI) foram realizados por Grupo Técnico instituído pela Resolução CC -3, de 9/1/2012, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, a fim de regular o acesso à informações e à identificação de documentos, dados e informações sigilosas no âmbito da Administração Pública Estadual.
A coordenação dos trabalhos coube ao Arquivo Público do Estado, Unidade da Casa Civil, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos estaduais, nos termos do inciso XII do art. 6° do Decreto nº 22.789/1984.
Partindo da premissa de que não é possível assegurar o pleno acesso às informações sem arquivos públicos organizados, o Decreto paulista apresenta aspectos inovadores em relação à Lei federal nº 12.527/2011 e às demais iniciativas divulgadas, até o momento, visando regulamentá-la nos demais Estados da federação, bem como nos Municípios.
O Decreto do Estado de São Paulo, em seu artigo 2º, inova em afirmar:
Artigo 2º - O direito fundamental de acesso a documentos, dados e informações será assegurado mediante
…
II - implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos;
…
Nesse sentido, o Decreto estadual corrige uma omissão da Lei federal ao reconhecer que a implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos é uma condição necessária para se assegurar o direito fundamental de acesso; além de inserir conceitos importantes não previstos na Lei federal, tais como, arquivos públicos, documentos de arquivo e gestão de documentos.
A fim de disciplinar o acesso, o Decreto apresenta uma Seção específica (Seção II do Capítulo II) sobre a gestão de documentos, dados e informações, esclarecendo sobre os elementos basilares da política estadual de arquivos e gestão de documentos:
- Serviços de protocolo e Arquivos;
- Comissão de Avaliação de Documentos de Acesso - CADA;
- Sistema de Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações;
- Serviços de Informação ao Cidadão - SIC.
Nesse contexto, a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos, bem como o cadastro dos documentos públicos em sistema informatizado unificado (SPdoc) são consideradas ações estratégicas para se garantir efetividade à política de acesso. Ao Arquivo Público do Estado caberá propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares ao tratamento da informação, em decorrência de sua vocação original como formulador da política de gestão de documentos.
Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA
A propósito, as noventa e três (93) Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, receberam nova denominação (Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA ) e tiveram suas competências ampliadas. A partir de agora, as Comissões serão constituídas por servidores com nível superior e deverão vincular-se ao Gabinete do titular do órgão ou entidade. Às Comissões caberá, entre outras competências, a de realizar estudos visando à identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais.
Outro avanço inequívoco do Decreto em relação à Lei federal é a previsão de estudos e pesquisas para a identificação e análise de documentos, dados e informações que devam sofrer algum tipo de restrição de acesso, a partir de critérios técnicos e objetivos, e que deverão compor uma tabela a ser amplamente divulgada antes de sua oficialização. Nesse sentido, fica evidente o entendimento de que o acesso é um aspecto, ainda que dos mais relevantes, da política de gestão documental que vem sendo implementada pelo Arquivo Público do Estado.
Serviços de Informações ao Cidadão - SIC
O Decreto apresenta, ainda, uma orientação segura para a organização dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC em todos os órgãos e entidades da Administração Paulista, que deverá “buscar e fornecer” os documentos, dados e informações solicitados. Para o cumprimento dessa missão, o SIC deverá, necessariamente, manter intercâmbio permanente com os serviços de protocolo e arquivo, com os gestores de sistemas e bases de dados e atuar de forma integrada com as Ouvidorias.
A operacionalização desses serviços foi viabilizada com o desenvolvimento de um sistema integrado de informações ao cidadão, que vem sendo utilizado por todos os “SICs” estaduais, conforme prevê o artigo 8º do Decreto nº 58.052/2012.
Os trabalhos de integração sistêmica dos SICs, de consolidação de dados, elaboração de estatísticas e estudo de perfis do usuário ficou a cargo de uma Central de Atendimento ao Cidadão – CAC, instalada no Arquivo Público do Estado.
No caso de indeferimento de acesso aos documentos, dados e informações, o interessado poderá interpor recursos, em primeira instância, às autoridades hierarquicamente superiores à que exarou a decisão impugnada, e em última instância, à Corregedoria Geral da Administração. Nesse aspecto, o Decreto sinaliza a preocupação em oferecer ao cidadão uma instância superior de recurso - a Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI.
Para isso, foi criado Grupo Técnico junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública visando à promoção dos estudos necessários à criação, composição, organização e funcionamento da Comissão Estadual de Acesso à Informação. A composição do Grupo Técnico foi definida Resolução CC -63-2012 (DO de 24/5/2012) e seus membros designados pela Resolução de 28/5/2012 (DO de 29/5/2012).
Transparência e Democracia
No que se refere à transparência ativa ou ao fornecimento de informações de interesse coletivo ou geral, independentemente de solicitações, destaca-se a iniciativa de se proceder à elaboração de um “Catálogo de Sistemas e Bases de Dados da Administração Pública do Estado de São Paulo - CSBD ”, a ser gerenciado pela Fundação SEADE.
O catálogo pretende realizar um levantamento dos sistemas e banco de dados que contêm as informações geradas pelas atividades cotidianas dos órgãos estaduais e depositadas em suporte digital, oferecendo um panorama do conteúdo das bases e sistemas, sua abrangência temporal e espacial, o caráter sigiloso ou não dos dados, entre outros atributos.
Ao tomar conhecimento destes conjuntos de dados e de onde eles podem ser encontrados, o cidadão terá melhores condições de construir sua demanda por informações, sem que necessite peregrinar por inúmeros endereços virtuais ou físicos.
O Decreto estadual, de fato, preocupou-se em construir mecanismos de ordem técnica e organizacional que contribuam para a efetividade da política de acesso à informação, ainda que sua implementação apresente um desafio de grandes proporções por envolver aspectos culturais, técnicos e orçamentários. O fato é que se trata de uma questão inadiável, pois todos reconhecem a centralidade do acesso à informação para a consolidação da democracia, o combate à corrupção, a transparência das ações governamentais e o aperfeiçoamento da gestão pública.
Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
Princípios de Acesso aos Arquivos, do Conselho Internacional de Arquivos – CIA
também