GESTÃO DOCUMENTAL E ACESSO À INFORMAÇÃO

Os estudos para a elaboração do Decreto estadual paulista nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (LAI) foram realizados por Grupo Técnico instituído pela Resolução CC -3, de 9/1/2012, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, a fim de regular o acesso à informações e à identificação de documentos, dados e informações sigilosas no âmbito da Administração Pública Estadual.

A coordenação dos trabalhos coube ao Arquivo Público do Estado, Unidade da Casa Civil, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos estaduais, nos termos do inciso XII do art. 6° do Decreto nº 22.789/1984.

Partindo da premissa de que não é possível assegurar o pleno acesso às informações sem arquivos públicos organizados, o Decreto paulista apresenta aspectos inovadores em relação à Lei federal nº 12.527/2011 e às demais iniciativas divulgadas, até o momento, visando regulamentá-la nos demais Estados da federação, bem como nos Municípios.

O Decreto do Estado de São Paulo, em seu artigo 2º, inova em afirmar:
Artigo 2º - O direito fundamental de acesso a documentos, dados e informações será assegurado mediante

…
II - implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos;
…

Nesse sentido, o Decreto estadual corrige uma omissão da Lei federal ao reconhecer que a implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos é uma condição necessária para se assegurar o direito fundamental de acesso; além de inserir conceitos importantes não previstos na Lei federal, tais como, arquivos públicos, documentos de arquivo e gestão de documentos.

A fim de disciplinar o acesso, o Decreto apresenta uma Seção específica (Seção II do Capítulo II) sobre a gestão de documentos, dados e informações, esclarecendo sobre os elementos basilares da política estadual de arquivos e gestão de documentos:

• Serviços de protocolo e Arquivos;
• Comissão de Avaliação de Documentos de Acesso - CADA;
• Sistema de Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações;
• Serviços de Informação ao Cidadão - SIC.

Nesse contexto, a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos, bem como o cadastro dos documentos públicos em sistema informatizado unificado (SPdoc) são consideradas ações estratégicas para se garantir efetividade à política de acesso. Ao Arquivo Público do Estado caberá propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares ao tratamento da informação, em decorrência de sua vocação original como formulador da política de gestão de documentos.

Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA

A propósito, as noventa e três (93) Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, receberam nova denominação (Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA ) e tiveram suas competências ampliadas. A partir de agora, as Comissões serão constituídas por servidores com nível superior e deverão vincular-se ao Gabinete do titular do órgão ou entidade. Às Comissões caberá, entre outras competências, a de realizar estudos visando à identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais.

Outro avanço inequívoco do Decreto em relação à Lei federal é a previsão de estudos e pesquisas para a identificação e análise de documentos, dados e informações que devam sofrer algum tipo de restrição de acesso, a partir de critérios técnicos e objetivos, e que deverão compor uma tabela a ser amplamente divulgada antes de sua oficialização. Nesse sentido, fica evidente o entendimento de que o acesso é um aspecto, ainda que dos mais relevantes, da política de gestão documental que vem sendo implementada pelo Arquivo Público do Estado.

Serviços de Informações ao Cidadão - SIC

O Decreto apresenta, ainda, uma orientação segura para a organização dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC em todos os órgãos e entidades da Administração Paulista, que deverá “buscar e fornecer” os documentos, dados e informações solicitados. Para o cumprimento dessa missão, o SIC deverá, necessariamente, manter intercâmbio permanente com os serviços de protocolo e arquivo, com os gestores de sistemas e bases de dados e atuar de forma integrada com as Ouvidorias.

A operacionalização desses serviços foi viabilizada com o desenvolvimento de um sistema integrado de informações ao cidadão, que vem sendo utilizado por todos os “SICs” estaduais, conforme prevê o artigo 8º do Decreto nº 58.052/2012.

Os trabalhos de integração sistêmica dos SICs, de consolidação de dados, elaboração de estatísticas e estudo de perfis do usuário ficou a cargo de uma Central de Atendimento ao Cidadão – CAC, instalada no Arquivo Público do Estado.

No caso de indeferimento de acesso aos documentos, dados e informações, o interessado poderá interpor recursos, em primeira instância, às autoridades hierarquicamente superiores à que exarou a decisão impugnada, e em última instância, à Corregedoria Geral da Administração. Nesse aspecto, o Decreto sinaliza a preocupação em oferecer ao cidadão uma instância superior de recurso - a Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI.

Para isso, foi criado Grupo Técnico junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública visando à promoção dos estudos necessários à criação, composição, organização e funcionamento da Comissão Estadual de Acesso à Informação. A composição do Grupo Técnico foi definida Resolução CC -63-2012 (DO de 24/5/2012) e seus membros designados pela Resolução de 28/5/2012 (DO de 29/5/2012).

Transparência e Democracia

No que se refere à transparência ativa ou ao fornecimento de informações de interesse coletivo ou geral, independentemente de solicitações, destaca-se a iniciativa de se proceder à elaboração de um “Catálogo de Sistemas e Bases de Dados da Administração Pública do Estado de São Paulo - CSBD ”, a ser gerenciado pela Fundação SEADE.

O catálogo pretende realizar um levantamento dos sistemas e banco de dados que contêm as informações geradas pelas atividades cotidianas dos órgãos estaduais e depositadas em suporte digital, oferecendo um panorama do conteúdo das bases e sistemas, sua abrangência temporal e espacial, o caráter sigiloso ou não dos dados, entre outros atributos.

Ao tomar conhecimento destes conjuntos de dados e de onde eles podem ser encontrados, o cidadão terá melhores condições de construir sua demanda por informações, sem que necessite peregrinar por inúmeros endereços virtuais ou físicos.

O Decreto estadual, de fato, preocupou-se em construir mecanismos de ordem técnica e organizacional que contribuam para a efetividade da política de acesso à informação, ainda que sua implementação apresente um desafio de grandes proporções por envolver aspectos culturais, técnicos e orçamentários. O fato é que se trata de uma questão inadiável, pois todos reconhecem a centralidade do acesso à informação para a consolidação da democracia, o combate à corrupção, a transparência das ações governamentais e o aperfeiçoamento da gestão pública.