A Parceria do Arquivo Público do Estado com o Ministério Público Estadual

O Termo de Cooperação Técnica entre a Secretaria da Casa Civil, com a interveniência do Arquivo Público do Estado, e o Ministério Público Estadual viabiliza o desenvolvimento de ações conjuntas que assegurem a preservação do patrimônio arquivístico público, bem como a integração do Ministério Público ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo; integração esta plenamente amparada pela legislação, uma vez que, respeitada sua completa autonomia funcional e administrativa, vincula-se ao Poder Executivo Estadual e seu acervo documental integra o patrimônio arquivístico do Estado.

O ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO, cujas origens remontam ao século XVIII (1721), é a mais antiga repartição pública do Estado. Na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, instituído pelo Decreto estadual n.° 22.789, de 19 de outubro de 1984, é responsável pela formulação e implementação de política pública de arquivos e gestão documental no âmbito da administração paulista, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.

O MINISTÉRIO PÚBLICO ESTADUAL, por outro lado, é a instituição a quem incumbe, na sua esfera de atuação, a defesa dos direitos assegurados nas Constituições Federal e Estadual, sempre que se cuidar de garantir-lhe o respeito pelos poderes estaduais ou municipais e pelos órgãos da administração pública estadual ou municipal, direta ou indireta, pelos concessionários e permissionários dos serviços públicos estaduais ou municipais e por entidades que exerçam outra função delegada do Estado ou do Município ou executem serviços de relevância pública (Lei Orgânica do Ministério Público do Estado de São Paulo, artigo 103, incisos I e VII).

A sua integração voluntária ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP representa importante aspecto do ajuste firmado. É de se destacar, ainda, que pelo Termo de Cooperação Técnica, o Arquivo Público do Estado é considerado órgão técnico consultivo do Ministério Público Estadual na área de arquivos, inclusive atendendo a eventuais requisições de perícias técnicas a fim de subsidiar a instauração de Inquéritos Civis ou Ações Civis Públicas. De sua parte, o Ministério Público deverá zelar pelo cumprimento da legislação federal e estadual sobre arquivos e documentos públicos, inclusive recebendo notícias de desrespeito a suas normas, para as providências cabíveis.

Ainda em decorrência da referida parceria, o Arquivo Público do Estado de São Paulo encaminhou, em 23 de julho de 2001, uma representação ao Ministério Público Estadual com fundamento na Constituição Federal, em seus artigos 5.º e 30, inciso III do artigo 129, artigos 215 e 216, na Lei federal n.º 8.159, de 8/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, e ainda na Lei n.º 7.347, de 24/07/1985, disciplinadora da ação civil pública, solicitando as providências necessárias para que as administrações públicas municipais do Estado de São Paulo institucionalizassem os seus Arquivos Públicos Municipais e formulassem política de gestão de documentos, nos termos da definição prevista no art. 3.º da Lei federal de arquivos n.º 8.159, de 8/01/1991. A representação visava denunciar irregularidades e eventuais crimes por danos patrimoniais, bem como danos aos direitos individuais e coletivos, efetivados e potenciais de ocorrerem, além de uso nocivo de práticas que acarretem risco ao patrimônio arquivístico público.

Desde então, o Arquivo Público do Estado de São Paulo vem desenvolvendo um trabalho integrado com as Promotorias de Justiça do Estado para divulgar o mais amplamente possível a legislação referente aos arquivos e documentos públicos e para disseminar o conhecimento arquivístico, visando a institucionalização de arquivos públicos municipais e a implementação de gestão documental nas administrações municipais, em conformidade com a legislação vigente.

A parceria do Ministério Público Estadual com o Arquivo Público do Estado na defesa do patrimônio arquivístico paulista tem sido amplamente divulgada pela Internet, em publicações técnicas e em eventos arquivísticos nacionais e internacionais, e vem sendo, por sua característica inovadora, considerada uma referência singular às demais instituições arquivísticas do país.

A criação e organização de arquivos, bem como o pleno acesso aos documentos e informações gerados pelas administrações públicas, são realizações indispensáveis à consolidação da democracia no Brasil. Os arquivos públicos que eram considerados, até bem pouco tempo, apenas "celeiros" para a erudição histórica, estão cada vez mais associados à garantia de direitos individuais e coletivos e ao exercício pleno da cidadania. A implantação de políticas públicas de arquivo e de gestão de informações vem ao encontro das atuais demandas da sociedade brasileira por serviços públicos de qualidade, ética na política e transparência administrativa.

 Histórico

Ameaças ao Patrimônio Arquivístico